司法書士事務所の日程調整を効率化する方法4選

2021/06/01

日程調整の効率化のコツとは

「クライアントとの日程調整が面倒」
「もっと効率的に日程調整できるようにしたい」
と考えている方も多いのではないでしょうか。
司法書士事務所では、業務が多く、日程調整を負担に感じている方もいるかもしれません。

そこで今回は、日程調整を効率化するコツを4つご紹介します。
時短化できれば、専門業務に集中して取り組めるようにもなるでしょう。
ぜひ参考にしてみてください。

日程調整を効率化するメリットとは?

仕事に集中できる

「仕事に集中していたのに、メールの返信でリズムが崩れた」
そうした体験がある方も多いのではないでしょうか。
仕事にある程度のリズムは必要ですよね。
これもしないと、あれもしないと…と、やるべきことが頭の中に常にあると、
集中力も途切れてしまいます。
司法書士事務所の日程調整でも、日々メールが行き交っているのではないでしょうか。
リスケジュールになると、

・メールの返信
・スケジュール帳の書き換え
・関係者への連絡

など、細々とした業務が増えます。
その結果、本来集中して取り組むべき仕事になかなか時間をかけられないということも…。

そこで、日程調整業務が効率化されていたらどうでしょう。
効率化によって
・日程調整ツール
・テンプレート作成
・事務員の配置
など、様々な施策が考えられます。

それらを行うことで、登記や決済業務など、司法書士ならではの業務に集中して取り組めるでしょう。時間やタスクに追われることが少なくなると、その分余裕が出ます。その結果、より良いアウトプットができる効果も期待できます。
このように、日程調整が効率化されていると、仕事に集中できるというメリットが生まれるのです。

人件費の削減に繋がる

日程調整業務が効率化されると、人件費の削減に繋がる場合もあります。
効率化の手段の一つとして挙げられるのが、事務員や秘書を雇うことです。
「すでにスケジュール調整等を行う職員を雇っている」
という司法書士事務所も多いかもしれません。

これに関して、専門ツールを導入するなどすれば、自ら効率的に日程調整を行うこともできます。日程調整ツールは有料のものであっても、職員1人あたりの人件費よりは安いことがほとんど。無料のものもありますし、有料版でも月数百円から利用することができます。

そのため、年に換算すると数百万円規模の人件費を削減できることも。
「日程調整を楽に行いたい」
「人件費が事務所の経営を圧迫している」
そう感じている場合は、ITツールの導入を考えてみるのもいいかもしれません。

日程調整の効率化のコツ4選

テンプレートを作成する

日程調整を効率的に進めるには、テンプレートの作成をおすすめします。

・日程調整に関わるメール文章
・日程調整の順序

をわかりやすく明示しておくことで、調整を進めやすくなります。

日程調整ツールを使う

日程調整を時短で行いたいのであれば、おすすめしたいのが日程調整ツールです。その名の通り、日程調整に特化したITツールで、操作しやすいシンプルさも特徴となっています。

・リスケが起きたら、自動的に連絡がくる
・デジタルのカレンダー(Googleカレンダーなど)に同期できる
・日程調整の進捗がわかる

といった機能が付いているため、利便性も高いです。司法書士事務所の歓送迎会の出席や、他方面との会食にも使うことができます。

日程が未回答の人には直接連絡を取ることもできるため、日程調整にかかる時間を短くすることも可能でしょう。相手が同じ日程調整ツールを持っている必要もないため、気軽に導入しやすいのも特徴です。

締め切りを設定する

「下記日程のご都合はいかがでしょうか」
と尋ねたのち、相手からの返信が遅くて困った、という経験がある方も多いのではないでしょうか。日程調整をする際は、回答の締め切り日を明記しておくことをおすすめします。すぐに日程を確認できない場合もありますから、数日ほど経った日にちを記載しておきましょう。

前日にリマインドメールを送る

打ち合わせ等の前日に、リマインドのメールを送ることをおすすめします。
時には
「打ち合わせ日時を勘違いしておりました」
「急な予定で…」
と、キャンセルになってしまうこともあります。そうならないためにも、リマインドメールは大切です。次の打ち合わせまで1ヶ月以上空いている場合は、1週間前、前日など複数にわたってメールを送るのもおすすめです。

デジタルで日程管理するメリット

日程調整を時短化できる

デジタルツールで日程調整をするメリットとして、時短・効率化が挙げられます。各所にメールで連絡をして、それを手帳に写して…といった作業を省くことができるため、時間を効率的に使えるようになるでしょう。

カリフォルニア大学が行った実験では、会社員にメールを使わずに作業するよう伝えたところ、集中時間が増え、ストレスも減ったそうです。司法書士の方は、関係者との連絡をとったり、資料を集めたりとメール回数が増えている方も多いかもしれません。そうした業務を少しでも減らすために、デジタルツール導入を考えてみてはいかがでしょうか。

複数の相手との日時調整を自動でできる

日程調整ツールを使えば、複数の相手ともスケジュールを組みやすくなります。
1対1であれば、メールの頻度はそこまで多くなりません。
しかし、3人、4人…と増えるに従って、日程調整にまつわる業務が増えることもあるでしょう。

そんな時日程調整ツールを使えば、効率的に予定を立てることができます。
例えば以下のような流れで、日程を調整が可能です。

・打ち合わせ用の日程調整URLをメールで送付
・各々が入力する(リアルタイムで内容が反映されます)
・候補日が表示される

個別にメールを送ったり、打ち合わせの詳細を説明したりする手間も省けます。
その結果、かなり時間を短縮できるでしょう。

自動でスケジュールに記載される

先ほどの流れで決めた日程は、対応しているデジタルのカレンダーと同期させていれば、自動で予定が記入されます。リスケがあった場合もリアルタイムで反映されるため、ダブルブッキングが起こりにくいのも特徴です。堅い印象の業務だからこそ、日程ミス等でクライアントが不信感を抱くこともあるかもしれません。そうしたミスを予防するのにも、日程調整ツールは役立ちます。

日程調整ツールで司法書士事務所の業務を効率化


今回は司法書士事務所で働く方に向けて、日程調整を効率化するコツをご紹介しました。
ポイントは、以下の4つです。

  1. テンプレートを作成する
  2. 日程調整ツールを使う
  3. 締め切りを設定する
  4. 前日にリマインドメールを送る

すぐに導入できるものもあるので、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。時短や効率化を特に重視したい場合は「2. 日程調整ツールを使う」がおすすめです。専門の業務に集中するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

ビジネスコーチングとは?企業や個人が取り入れる方法をご紹介
営業日報の書き方一つで業務効率的に期待できる!営業日報ツール紹介
「脱エクセル」で業務効率化!シーン別におすすめツールをご紹介

1分で登録完了。無料お試し終了後、自動的に課金されることはありません。