司法書士とは、法律の事務に関する業務をこなす専門家です。法律に関する膨大な知識を有しており、トラブルが起きた場合に法的に解決を目指していきます。個人、法人問わず依頼者の相談を受け、書類の作成や登記の手続きなど解決に向けて導いていきます。
依頼の内容によっては、長期に渡ることもあるので知識だけでなく、体力・根気そしてスケジューリング能力も必要になってくる職業です。
本記事では、司法書士事務所のダブルブッキング等を防ぐ日程調整の効率化についてご紹介しています。
目次
司法書士の日程調整事情
登記業務
司法書士の業務で80%以上を占めるのが登記業務です。登記とは、土地・建物の所在、面積、所有者の氏名・住所を登記記録に明記し、一般公開する制度のことを指します。これは、不動産という高額な財産をめぐるトラブルのリスクを低くすること、スムーズに取引を行うことを目的に必要になります。
もしも登記をせずに不動産を所持していた場合、権利を失うこともあります。不動産を所持している者と取引を行う際、司法書士がどのように関わっているかが取引の大きな目安にもなります。
書類作成業務
司法書士の一般的な印象は、不動産の登記や債務整理関連の業務などが強いです。しかし、1919年に司法代書人法が確立され、司法代書人と一般代書人に分けられました。その際に、司法書士は、裁判所や検察庁への書類作成が重要な業務内容となりました。
ただ書類を作成するだけではなく、依頼者の不安に気づき、的確なアドバイスをすることも求められます。書類作成業務は、特に制限がなく、簡易裁判所から最高裁判所のいずれも可能ですし、民事事件、刑事事件問わず作成することが出来ます。提出の期限が設定されている場合、他のクライアントとの打ち合わせや相談とのダブルブッキングに注意が必要になります。
企業法務
企業法務とは、企業の法務部を指します。企業運営に関係する法律や規定などを熟知し、トラブルを防ぐ、解決する業務になります。企業内に籍を置いて業務を行う場合と外部顧問としていくつもの企業と契約を結んで業務を行う場合がります。
後者の場合、スケジュール管理を怠ってしまうとダブルブッキングというトラブルを招きかねないので注意しましょう。
相続・成年後見業務
司法書士の業務として年々増加傾向にあるのが相続・成年後見業務です。少子高齢化社会といわれている日本では、認知症や身体の障害などでご自身の財産管理が難しい依頼者のために後見人として、サポートする業務です。
財産管理するだけではなく、介護系サービスの契約や遺産相続の手続き、不動産に関することまで、依頼者に不利益がないように注意をしながら進めていきます。依頼者もしくは親族との打ち合わせに時間をかけて意見のすり合わせをします。
ダブルブッキング防ぐ方法
日程調整の自動化
依頼者との打ち合わせや相談の予定を立てる場合にお勧めしたいのが、「日程調整自動化ツール」です。本来であれば、自分の空いている日程と依頼者の空いている日程を調べ、両者が空いている日をピックアップします。
次に、相手にその日程を伝え、希望日程を確認、会議室などを借りるのであれば、押さえなければなりません。Web打ち合わせをする場合でも時間や場所（URLや操作の仕方）の提供なども必要になってくるでしょう。というように、上記の作業が効率化すればその分の時間を他の業務に費やせるのです。
グループウェアの日程調整自動化ツールを使うと、この作業を簡略化することが出来ます。お使いのカレンダーやスケジュール帳を同期させておくだけで、両者の空いている日程や時間、おすすめの日程などを自動でピックアップ、依頼者側に送信までおこなってくれます。
予約受付型による日程調整
予約受付型の日程調整は、自分の予定を読み込んでおき、空いている日程、時間を依頼者に選んでもらう調整方法です。このタイプでよく使われているのが「予約カレンダー」です。カレンダーに〇や×などが書いてあり、一目で予約状況が判別できる便利な機能です。
利点は、依頼者側が好きなところ（空いている日程）に予約をすることが出来ることと、例えば、一番最後の相談時間にして後が控えているという心配をしたくないなどの理由も考慮することが出来ます。
候補提案型による日程調整
候補提案型日程調整は、事前にこちらからいくつかの日程を提案し、その中の日程から依頼者に選んでもらうという日程調整方法です。利点は、司法書士側の都合のいい日をある程度選ぶことが出来る点です。
デメリットとしては、依頼者の希望日程が含まれていない場合、候補の選び直しとなり、日程がどんどん遅くなってしまうことです。スケジュールを公にしたくない場合に使用したい調整方法です。
日程調整ツールのメリット・デメリットについて
日程調整ツールで自動化するメリット
日程調整をするメリットは、圧倒的な時間の効率化にあります。相手方との空き日程の調整連絡をする必要がなく、司法書士も依頼者も時間をかけないスムーズな日程調整を行うことが出来ます。
自動化によって空いた時間を打ち合わせ時間の延長や他業務に充てることで、業務の負担軽減、打合せなどのダブルブッキングリスクをなくすことに繋がります。
日程調整ツールで自動化によるデメリット
自動化にするデメリットは、操作性の問題です。依頼者が自動化ツールに不慣れだと不快に感じてしまう点です。また、ツールによっては不具合が起きてしまうことも考えられます。
もちろんそう滅多にあることではありませんが、データが消失してしまう、流入してしまうといったことも考えられます。
しかし、インターネット環境が発達した現代では、こういったデメリットはあまり見られないでしょう。ほかの職種でも積極的に自動化を取り入れていますので、業務の効率化を優先した考え方で問題ないでしょう。
日程調整効率化ツールを選ぶ時のポイント
カレンダーと連携できるツールであること
日程調整ツールを選ぶときに一番重要なのは、自分が使っているカレンダーやスケジュール帳と同期できるかです。ツールに合わせてカレンダーを選ぶということも出来ますが、一からスケジュールを登録しなおすのは、とても手間なので、可能な限り現在使っているものと同期できるツールが望ましいです。
ツールによっては、有料のものもあるので、事前にしっかりとリサーチしておきましょう。
また、費用は掛かりますが、開発者に自分用に合わせた日程調整効率化ツールを作成してもらうという手段もあります。これが出来ると、自分の使い勝手のいいツールを使うことが出来るので、余裕があれば一考の余地があります。
カレンダー以外の効率化が期待できるか
Web会議やリモートワークが推進されている現在では、様々な機能を持ったツールが開発されています。日程調整機能と付随して、そのままWeb会議が出来たり、営業支援用の機能が組み込まれていたりと、ツールによって便利さが違います。なにを重要にしたいかを考え、より使いやすいものを見極めていきましょう。
シンプルで使いやすい仕様か
なによりも重要なのは、操作性です。どんなに優れた機能を持っていても操作が難しいのでは意味がありません。そして、自分だけが使いやすくても問題があります。操作性はシンプルに。必要な機能をシンプルに使いこなすことが出来るのが大切です。
ダブルブッキングはグループウェアで未然に防げる
司法書士のダブルブッキングを防ぐ効率化ツールについての理解は深められたでしょうか。
ダブルブッキングを防ぎ、日程調整、業務の効率化のために「グループウェア」の導入をおすすめします。メンバー間での日程調整はもちろん連絡手段としてもWeb会議も出来てしまうソフトウェアになります。
これを機会に検討してみてください。
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