「仕事ができる人」になるポイントは?業務効率化する方法もご紹介

2021/11/24

どんなビジネスパーソンでも、「仕事ができる人」になりたいと思いますよね。では、具体的にどんな人が「仕事ができる人」なのでしょうか。もちろん、業務スピードが速いためにそう呼ばれる人もいます。しかし、それだけで「仕事ができる人」であるとは限りません。

仕事ができる人は業務効率化する方法を把握し、実践しているのです。こうした方法を知らないと、たとえ業務スピードに優れていても「仕事ができない人」と言われてしまうことも。仕事ができる人になるためには、業務効率化する方法を把握することが大切です。

そこで本記事では、仕事ができる人になるために業務効率化する方法をご紹介します。仕事がうまくいかずにお悩みの方は、ぜひご覧ください。

「仕事ができる人」が実践している業務効率化の方法3つ

「仕事ができる人」が実践している業務効率化の方法は、主に3つです。まずは、それらについて順番に解説します。

方法1:「品質」と「スピード」のバランスを意識する

仕事ができる人は、「品質」と「スピード」のバランス感覚に優れています。なぜなら、どちらかだけに偏ってしまうと、業務効率が低下してしまうためです。スピードを重視し過ぎると、成果物のミスが多くなり、手戻りで結果的に多くの時間がかかってしまいます。

かと言って、品質向上に必要以上の時間をかけ過ぎるのも良くありません。本来もっと早く終わるはずの作業が、終わらなくなってしまいます。できる限り品質を向上する努力はしながらも一定ラインにとどめ、スピード感も意識することが大切です。

方法2:仕事の全体像を正確に把握する

仕事ができる人は、業務を始める前に全体像を正確に把握します。そうすることで必要なタスクが分かり、効率的な作業順序が見えやすくなるのです。またタスクごとの重要度も明確になり、それぞれの適切な時間配分が行えます。それほど重要でないタスクに、時間を使いすぎることを防げます。

事前に全体像を把握していれば、期限内の完了が難しいボリュームだったとしても、すぐにアラームを上げられるでしょう。完了期限のギリギリになってから「終わらない」と言っても、周りがフォローしきれません。業務を始める前の準備も、非常に大切です。

方法3:ひとつずつ確実にこなす

仕事ができる人は、複数のタスクを並行しているイメージがあるかもしれません。しかし実際には、シングルタスクでひとつずつ確実にこなしている方が多くいます。あれもこれもとタスクを並行すると、それぞれの品質が下がってしまい、結局は時間がかかりやすいためです。

シングルタスクで業務していく上で、タスクごとの優先順位付けは欠かせません。優先順位を正確に付けた上で、重要なものから順番にこなしていくのです。ただし、ITツールなどを用いて完全に自動化できるタスクであれば、むしろ並行する方が良いでしょう。

業務効率化する最も簡単な方法は「スケジュール管理ツール」の導入

最も簡単に業務効率化する方法は、「スケジュール管理ツール」を導入することです。スケジュール管理ツールを活用することで、スケジュールの管理・共有がオンラインで行えます。これまでにご紹介した業務効率化の方法には、スケジュール管理が大きく関係しています。

スケジュール管理ツールによって、前述した内容を実践しやすくなるでしょう。ここでは、業務効率化のためにスケジュール管理ツールを導入する5つのメリットについて、順番に解説します。

なお、スケジュール管理ツールにはフリーランスなどの個人向けと、企業などでのチーム向けがあります。詳しくは、次の記事をご覧ください。

【スケジュール管理ツール】個人利用・チーム利用の違いとは?

メリット1:予定が正確に把握できる

スケジュール管理ツールだと、カレンダー形式で自分やチームメイトの予定が表示されます。何をどんな順番で行えば良いかが把握しやすく、正確に業務をこなすことが可能です。時系列が明確となり、作業順序の無駄にも気づきやすくなるでしょう。

メリット2:タスクも表示できる

多くのスケジュール管理ツールは、タスク管理ツールとの連携が可能です。タスク管理ツールで登録したタスクをカレンダー上に表示できるため、何をいつまでに終わらせれば良いかが容易に把握できます。タスクの完了期限が分かりやすく、品質とスピードのバランスも考慮しやすくなるでしょう。

メリット3:チーム内でのスケジュール共有も容易

スケジュール管理ツールへは、Webブラウザさえあれば全ての社員がアクセスできます。スケジュール共有が容易となり、チーム内で連携しやすくなるのもメリットです。進捗の遅れがあっても早期にアラームを上げられるため、リカバリーが容易となるでしょう。

メリット4:場所を問わず利用できる

多くのスケジュール管理ツールは、クラウド上でデータ管理が行えます。そのため、社内サーバーが使えない自宅や外出時でも利用できるのもメリットです。出張などで急に予定が変わったとしても、スマートフォンで迅速にスケジュールを更新できます。

メリット5:日程調整も行える

打ち合わせなどの日程調整に時間がかかると、自分の担当するタスクに影響が出ることもあります。その点、多くのスケジュール管理ツールでは「日程調整機能」も利用可能です。候補日程をメールで提案して、相手が都合の良い日程を選ぶだけで、日程調整が完了します。日程調整で発生しやすい無駄なやり取りをなくし、自分のタスクに専念できるでしょう。

アイポの「日程調整機能」

スケジュール管理ツールの導入にはグループウェア「アイポ」がおすすめ

スケジュール管理ツールだけで、ビジネスにおける全ての業務を効率化できるわけではありません。実際のビジネスでは、勤怠管理や報告書作成などに多くの時間が奪われることもあるでしょう。こうした様々な業務の無駄をなくすなら、グループウェア「アイポ」がおすすめです。

アイポには、情報共有やコミュニケーションを効率化する幅広い機能が備わっています。スケジュール管理やタスク管理はもちろん、勤怠管理や報告書作成なども効率化することが可能です。また、シンプルで使いやすいインターフェースも特徴で、ストレスなく利用できます。

サブスクリプション方式なので、初期費用は一切発生しません。使いたい機能だけを選んで、最小限のコストでの導入も可能です。スケジュール管理を始めとした様々な業務を効率化して「仕事ができる人」になりたい方は、ぜひグループウェア「アイポ」の導入をご検討ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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