ITツールを活用して「ムダ」をなくし効率的に残業代を減らす方法とは!

2021/10/22

業務を改善し、効率的にしたいと思ったら、今までのやり方を変えなければなりません。そのためには、「ムリ」「ムラ」「ムダ」の3つをなくしていく必要があります。この3つをなくしてくれるのに役立つのが、現代に必須となりつつある「ITツール」です。

ITツールは、業即効性や確実性があるので、務改善に大きな役割を果たしてくれます。ITツールを導入するまでにコストがかかってしまう場合もありますが、長期的に見れば必ず初期コストを回収できるほどの業務改善ができるでしょう。

本記事では、業務改善をするためにITツールをどう使うのか、わかりやすく解説していきます。

「ムダ」を減らして生産性を上げる

近年、残業をできるだけなくしていこうという動きが活発化しています。残業をなくすこと自体はすばらしいことですが、何も考えずに勤務時間だけを短くしてしまうと、仕事量が減り生産性が下がってしまうという結果になります。そうならないために、まずは日常業務の「ムダ」を減らして生産性を上げるにはどうすればいいのかを考えていきましょう。

時間管理ができない営業マン

業務を効率的に行うためには、時間管理を上手くできるかどうかが重要になります。しかし、時間管理ができない、意識していない社員が多いという現状があります。時間管理ができない営業マンには、どのような課題があるのでしょうか。時間管理ができない営業マンを観察してみると、2つの課題が見えてきたのです。

  • アポイントを取る際に、時間帯やエリアを考えて動いていない
  • アポイントなどの接客業務以外の時間を有効に使えていない

営業マンにとって、アポイントをどれだけ取れるかが業務の生産性につながります。アポイントをたくさん取るためには、アポイントが取りやすい時間帯やお客様の都合に合わせた時間帯を考える必要があります。

また、効率的に訪問するためにはどのように周っていくかなど、エリアも考えなければなりません。何も考えずに周っていると、移動時間が長くなって業務をする時間が減ってしまうなど、ムダが増えてしまいます。

時間が有効に使えない場合、アポイントを取る件数が少なくなるだけではなく、日報作成や事務処理等の書類作りをする時間がなくなってしまい、残業をしなければならなくなるケースが多いのです。

業務改善に役立つITツールの特徴

業務を改善しようと思ったら、今やっている業務のムダを洗い出し、そのムダを解決するためにしくみややり方を変える、というのがITツールを使わない従来のやり方でした。従来のやり方でも改善することはできますが、人ができることには限りがあるので、効果が頭打ちになってしまうというデメリットがあります。このデメリットを打破するために、人だけに頼るのではなく、ITツールを活用するのです。

ITツールを活用した業務改善には、「特定の分野に強く、高い成果を上げることができ、費やすコストも明確にわかる」という大きな特徴があります。ITツールは分野によって使い方が決まっているので、ITツールを活用したらどうなるのか、どのように使用するのかが予想しやすいのです。

また、ITツールには業務改善のノウハウが蓄積されているので、ITツールを活用した業務改善は比較的やりやすく成功しやすいという特徴もあります。従来の業務改善では人に頼っていたので、表向きはコストがかからないものの、人材コストが意外とかかっていた、なんてことがありました。

しかし、ITツールならかかるコストが明確なので、どのくらいのコストでどのくらいの成果が出るのかがわかりやすい、という特徴もあることを覚えておきましょう。

ITツールを活用した業務改善の方法

ITツールを活用した業務改善の方法について、いくつかご紹介していきましょう。

クラウドストレージ活用したケース

ITツールと言えば「クラウドストレージ」だと言われるほど、今一番使われているITツールです。クラウドストレージとは、仕事上のデータを保存するためのストレージ(収納場所)を、インターネット上に設置し提供するサービスのことです。

クラウドストレージを活用することによって、会社だけでなく様々な場所からアクセスすることができ、パソコンに限らずスマートフォンやタブレットからもアクセスできるので、在宅勤務が求められるこのご時世に便利です。

他にも、保存先がインターネット上なので、USBなどの保存用機器を使わなくても保存ができる、万が一パソコンやスマートフォンなどの端末を紛失したとしても、端末にデータが保存されていないので情報漏洩の心配がないなど、さまざまなメリットがあります。

以前は社内に設置されたサーバーを使用していましたが、今ではあまり見かけなくなりました。総務省が毎年発表している情報通信白書によると、半数以上の企業はクラウドサービスを利用していて、その中で最も多く利用されているのがクラウドストレージだという結果が出ています。

これからのことを考えれば、社内だけでなく社外とのやりとりのためにも、クラウドストレージは利用するべきだと言えます。クラウドストレージを活用すれば、欲しい情報へいつでもどこでもアクセスできるという便利さを手に入れることができるので、ムダな時間を使用しなくて済み、業務改善にも役立ちます。

クラウドストレージと一言で言っても、コンテンツ管理の機能を持つものやセキュリティ対策を行っているものなど様々な種類があるので、自分の会社には何が必要なのか考えながら選んでください。

Web会議やビジネスチャットなどのグループウェアを活用したケース

ITツールの中には、Web会議やビジネスチャットなどのコミュニケーションに使われるものも含まれます。コロナウイルスの影響によって、このようなコミュニケーションに関するITツールがより注目されるようになりました。

Web会議とは、パソコンに内蔵されているマイクとカメラを使ってweb上で会議をすることです。会議室に集まる必要がないので、移動時間が短縮できますし、移動コストもかかりません。また、web上で書類を共有することもできるので、人数分書類を用意する必要もなく、コスト短縮や時間短縮の業務改善ができます。

ビジネスチャットとは、メッセージのやり取りがチャットのようにできるもので、従来のメールとは違い定型文が不要になり、時系列にメッセージのやり取りが確認できるのでわかりやすく、コミュニケーションが取りやすいといったメリットがあります。ミーティングをチャットで行うことで、やり取りが時系列に保存され、議事録を作成する必要がなくなるという面もあり、使い方によって様々な業務改善が期待できます。

コミュニケーションに関するITツールを活用することで、素早く情報共有ができる、時間が短縮できる、コストがかからない、などの業務改善につながることがわかります。これは、従業員のコミュニケーションの強化にもつながっていくので、生産性も向上するでしょう。

効率化に欠かせないタスク管理機能を活用したケース

タスクとは、するべき仕事を細かく分けたものを指し、自分はもちろん他の人の仕事の進捗状況や仕事量を確認することができるITツールです。仕事の優先順位や進捗状況が一目でわかるので、タスクを割り振るなど計画的に仕事を進められる、コミュニケーションを取らなくてもお互いの仕事について理解できるなどのメリットがあります。

タスク管理が苦手な人はもちろん、大人数をまとめているリーダーにとってもこのツールは役立つでしょう。タスク管理は仕事の効率化に欠かせないものなので、大幅な業務改善が期待できます。

人と人とをつなげるビジネスSNSを活用したケース

ビジネスSNSとはビジネスに特化したSNSのことで、ビジネスに関する情報収集や交流、人材発掘や転職などの目的で活用されています。採用活動にビジネスSNSを活用すれば、求職者のやりたいことが採用者に伝わり、採用者の求めていることは求職者に伝わるので、双方にとって求めている会社や人材をいち早く見つけることができます。

従来は、スカウトをたくさんしてその中から良い人材を見つける、という方法だったので、ビジネスSNSを活用すれば採用業務の大半は短縮でき、業務改善につながります。

ITツールを活用してムダをなくそう!

ITツールを活用して効率的に残業代を減らす方法について理解は深められたでしょうか。

今やITツールを活用している会社は大半を占めており、ITツールは業務になくてはならない存在となりつつあります。ITツールにも様々な種類があるので、あなたに必要な、あなたの業務改善に役立つITツールを見つけてみてください。

ITツールを上手く活用することができれば、ムダがなくなり業務の大幅な改善につながるだけではなく、あなたの業務を充実したものにしてくれるはずです。

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