ITツールを導入したら負担が増える?社内で最初に導入するときのポイントを解説

2022/03/11

業務効率化を目的として、ITツールを導入する企業が増えてきています。たしかにITツールは業務効率化に効果的です。しかし、ITツールを導入するときの負担やポイントを理解せずにITツールを導入してしまい、結果的に業務効率化につながらないケースもあります。

本記事では、ITツールを導入するときの負担と、ポイントについて解説していきます。ITツール導入を考えている経営者や管理職の方の参考になれば幸いです。

ITツールを最初に導入するときの負担

ITツールを社内で最初に導入する場合、心理面や時間的な負担を感じる社員がいます。また、業務のやり方が変わることから、運用面でも負担が増えたと感じる社員が出てきます。 ITツールを導入する前に、社員がこのような負担を感じることを知っておくことで、負担を軽減するための対策を打つことが可能です。

この章では、社内でITツールを最初に導入するときの負担についてそれぞれ解説していきます。

心理面の負担

ITツールを導入するということは、今までの業務のやり方や考え方を変える必要があります。変化を怖がる方や、ITツールへの苦手意識を持っている方にとっては、大きな不安となります。 特に経験を積んだ社員にとっては、「自分の仕事が奪われるのではないか」「持っているスキルが不要になるのではないか」といった不安を感じる場合もあるのです。

また、業務方法が変わることへの反発心を持ってしまう社員も出てくるでしょう。このような社員の不安を取り除いてあげるような取り組みが必要です。

時間的な負担

ITツールを最初に導入するときには、時間的な負担が掛かります。ITツールの導入により業務方法が変わるということは「変化が」起きるということです。変化に痛みは付き物です。 当然、新しいやり方に慣れるまでに時間が掛かります。

また、ITツールを導入したからといって、必ずしもすぐに効果が出るわけではありません。せっかく効率化のためにITツールを導入したはずが、今までより工数が掛かってしまうことに負担を感じる社員もいます。 ITツールを導入時には、工数が増加することを理解し、事前に対策しておくことが必要です。

運用面の負担

ITツールを導入したことで、業務方法が変わることから、運用面でも負担が掛かります。使い方が統一されていないことからデータ形式や保存方法がバラバラになり、確認や対応に時間が取られてしまうケースや、管理側への問い合わせが増え、ほかの業務に支障が出るといったケースがあります。

このような負担を軽減するためにも、事前に運用ルールの制定や使い方の教育といった準備が必要です。

社内でITツールを導入した場合の失敗例

社内で最初にITツールを導入した場合の失敗として、ITツールを使用しなくなったといったケースや、ITツールを使うことが目的になってしまったケースがあります。

なぜ、失敗したのかを理解しておくことで、スムーズにITツールを導入することが可能です。この章では、ツールを導入したときの失敗例を紹介していきます。

使わない社員がいる

せっかく導入したITツールを使わない社員がいるケースがあります。この場合で多いケースは、管理職やシニアクラスの社員です。本来、新しい取り組みをする場合、管理職やシニアクラスの社員などの上層部の社員が率先して取り組まなければ、社内に浸透することは困難です。

しかし、管理職やシニアクラスの社員はITツールに慣れていない方が多く、苦手意識があるため、業務効率がITツール導入前より低下し、結果的にITツールを使用しなくなります。 こうなった場合、ITツールを使用した業務方法と以前の業務方法といった二つの業務方法ができてしまうことになります。

そうなると、業務に支障をきたさないわけがありません。 ITツールは社員全員が使ってこそ効果があります。苦手意識を感じる社員がいることを認識し、事前に教育することが必要です。

ITツールを使うことが目的になる

よくある失敗としてITツールを使うことが目的になってしまうケースがあります。ITツールはアナログ作業とは効率性が異なるため、さまざまな機能を使ってみたいと思ってしまいます。 ITツールは確かに便利です。

しかし、機能を拡張し過ぎたり、一気に複数の業務にITツールを導入したりすることで、結果的にやることや覚えることが複雑になりすぎてしまうといったケースがあります。 ITツールはあくまでも業務効率化の手段です。

アナログ作業の方が業務効率が高ければ、ITツールを使う必要はありません。現にアナログ作業の方が効率が良い業務もあるはずです。 ITツールを使うことが目的にならないように、業務のやり方そのものをどうしていくのかといった視点を持つようにしましょう。

ITツールを導入するときのポイント

ITツールはどんな業務でも効率的になるわけではありません。業務のどこに問題があり、どんな使い方をすることで、どんな効果が出るのかを理解してくことで、業務効率化へとつながります。 この章では、ITツールを導入するときのポイントについて解説していきます。

課題を認識する

ITツールを導入する前に、業務においてどのような問題や課題があるのかを認識することが必要です。課題に対する対策としてITツールを導入しなければ、業務効率化はできません。 この場合、経営層だけで考えるのではなく、現場の社員も含めた全員で考えましょう。

現場のことは、現場の社員が一番理解しているはずです。ITツールを使用するのも現場の社員です。効果的にITツールを使うためにも、現場の社員を含めた全員で考えましょう。 また、優先順位をつけることも大切です。

すべての業務に対しITツールを導入しても、変化に対応できず、結果的にすべて失敗してしまうことになります。効果が高いものや、導入しやすい業務から、ITツールを導入していきましょう。 試験的に、経営層を含めた小さなチームで導入するのも効果的です。「わかりやすいか」「操作しやすいか」といった視点で試験導入してみましょう。

目的と効果を明確にする

「なぜITツールを導入するのか」「どのような効果があるのか」を明確にしたうえでITツールを導入しましょう。効果に関しては、できるだけ数値化または具体化することが大切です。

たとえば、「入力作業に1時間掛かっていた業務を、ITツールを導入することで5分に短縮できる」「会議場所に行くのに半日掛かっていたが、ITツールの導入により移動時間が削減できる」といったように数値化します。 ITツールを導入する目的や効果を明確にすることで、ITツール導入時に目的意識を持って取り組めます。

また、目的や効果をどうやって周知するのかもポイントです。 文書と口頭の両方で伝え、社員全員に理解してもらったうえで、導入しましょう。実は、このときに気を付けるのは現場の社員だけではありません。経営層も目的や効果を理解することが大切です。

ITツールの導入が管理職主導で決まった場合、経営者は効果を急いでしまいます。本来順調にITツールを使えていたとしても、経営者が考えていた効果と異なることで、失敗と捉えられてしまうケースもあります。 そのため、経営者も含めた全社員でITツール導入の目的と効果を理解することが必要です。

運用ルールを決める

運用ルールを定めることも大切です。このときに注意することは細かくし過ぎないことです。はじめてのことに取り組む場合、どうしてもルールを細かくしてしまいます。 曖昧になりすぎるのも良くありませんが、細かいルールにし過ぎた結果、ルールを守っているかどうかに目が行き過ぎてしまうといったケースもあります。

最初は最低限のルールを定め、運用しながらルールを変更していく方法が有効です。定期的に導入効果や使いやすさといったポイントを確認し、結果に対して運用ルールを変えていくことで、スムーズに運用できます。 課題や目的から外れないようにするためにも、運用ルールは定期的に見直しましょう。

セキュリティ対策を意識する

ITツールを初めて導入するときに問題になるのはセキュリティです。特にITツールに慣れていない方の場合、セキュリティに対する意識が低いケースがあります。たとえば、社内や顧客のデータを悪気なく持ち出してしまうといったケースです。 本人には悪気がなくても、情報漏洩によって取引がなくなってしまう可能性もあります。

管理側でITツールの機能を設定するのはもちろんですが、社員全員にセキュリティ対策の大切さを認識してもらうことも必要です。 導入する業務やITツールでどんなセキュリティリスクがあり、どんな対策をするのかを理解してもらったうえで、ITツールを導入しましょう。

ITツールを導入するときのポイントを押さえて、業務効率化につなげよう

ITツールを導入する前に、心理面や運用面、時間的な負担が発生することを理解し、負担を軽減するための対策を打つことが大切です。「なんのためにITツールを導入するのか」「どんな効果があるのか」を理解したうえでITツールを使わなければ、効果的な業務効率化はできません。

本来の目的から外れ、ITツールを使うことが目的になってしまうケースもあります。 ITツールの導入の目的はあくまでも業務効率化のはずです。業務の問題と課題を認識し、目的と効果を社員全員で理解したうえで、ITツールを導入することで、業務効率化につなげましょう。

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