こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
導入事例が近年増えているITツールですが、一体どのようなものなのでしょうか。本記事では、ITツールについてわかりやすく説明していきます。
目次
ITツールとは？
ITツールとは、仕事の業務効率化を目的としたオンライン上のシステムをいいます。情報共有やスケジュール管理など、紙や電話、メールなどで従来おこなっていたものをITツールに移行することで、業務時間の短縮や工数削減につながります。結果として企業の生産性向上にも直結します。
ITツールの主な機能
ITツールには、どのような機能があるのでしょうか。
スケジュール管理
社内や取引先との打ち合わせ予定を自動で把握、作成ができるカレンダー機能です。繰り返し設定や予約の検索、エクスポートなど使いやすい機能で、様々な予定を瞬時に確認できます。予定が重複してしまう場合は、事前にアラートで通知をしてくれるため、重複防止効果も期待できます。
また、グーグルカレンダーやiCloudのカレンダーといった既存の機能とも連携可能です。取引先に予定を確認する際は、相手がITツールを持っていなくても使える場合もあります。
設備や会議室の予約
スケジュール管理機能に付随している場合もありますが、ITツール上で設備や会議室の予約が可能です。これについても、予約が重複してしまう場合は事前に知らせてくれるため、ダブルブッキングなどのミスを防止する効果が期待できます。
社内ドキュメントやナレッジの共有
社内ドキュメントやナレッジは、会社全体で共有しておくことで、顧客対応などの際により迅速な対応が可能になります。ITツールには、書類やナレッジを共有するための機能があります。
ツール上で管理できるため、メールで何度も送信する必要がありません。またイベントログとして残るため、改ざんなどの懸念も要りません。
電子会議
それほど重要ではない会議の場合は、ITツールの電子会議で済ませるのも一つの方法です。あまり頻繁に対面会議を開くと、それだけメンバーの業務時間を取ってしまうことになります。チャットベースの電子会議であれば、議事録として保存することもでき、工数削減にもつながるでしょう。
プロジェクト管理
プロジェクトで発生するタスクの進捗状況を、ITツールで管理することが可能です。ガントチャート機能も備わっており、タスクの進歩状況を可視化することで、プロジェクトがスムーズに進行することが期待できます。
ITツール導入のメリット
ITツール導入により、得られるメリットとはどのようなものでしょうか。
各社員の業務状況の可視化
一般的な業務をITツールで電子化、自動化することにより、各社員の業務状況をリアルタイムかつ正確に可視化することができるようになりました。例えばスケジュール管理機能を使えば、予定の作成、調整、変更などは即座に自動で反映するので、それに応じたプランや対策を立てるのも、より早くおこなうことができるのです。
情報共有の迅速化による業務効率化
ITツール導入のメリットとして最も大きいといえるのが、情報共有の迅速化による業務の効率化です。情報共有ができていないと、ダブルブッキングやスケジュール認識の違いなど、どうしてもヒューマンエラーが生まれ、修正などの作業が増えてしまう状態でした。
ITツールであれば、そのようなミスを事前に防いで確実かつ迅速に情報共有をおこなえます。そのため、修正作業などの時間が短縮できます。また、これまで人がおこなっていた作業も自動化してくれるので、その点も業務効率化に大きく繋がります。
外部連携システムも備わっているので、ITツールの画面一つで、様々な業務をおこなうことができるのです。作業ごとに違うページを開く必要があったときに比べると、非常にスムーズでスマートに業務がおこなえるでしょう。
在宅勤務社員との連携強化
リモートや在宅勤務の社員とのコミュニケーションは、ITツールがオススメです。基本的なビジネスチャット機能からファイル共有、電子会議など、一連の業務を問題なくおこなえます。また、スケジュール管理もITツールでおこなえば、職場・リモート社員関係なく一括で管理が可能です。
ITツール導入の際のポイント・注意点
ITツールも、やみくもに導入すると失敗してしまう可能性があります。
ITツール導入の目的を明確に
ITツールは非常に便利なシステムですが、多彩な機能を有しているため、導入目的を明確にしておく必要があります。例えば、スケジュール管理が目的なのに、掲示板機能を導入しても解決にはなりませんよね。
「社員が増えてきたのでスケジュール管理を効率化したい」「会議室や打ち合わせのダブルブッキングが多くどうにかしたい」といったように、ITツール導入の目的を明確にしておけば、どの機能を使えばよいのか自ずと見えてくるはずです。どの機能を使えばいいかわからなくても、目的が明確であれば、ITツール会社のサポートセンターなどに相談すればすぐに必要な機能を提示してくれるでしょう。
価格面は適正か確認する
必要に応じてITツールの機能を使うことはできますが、使う機能が多ければそれだけコストはかさんでしまいます。そのため、あらかじめ予算設定をしておいて、その予算に沿った価格帯のITツールを選ぶとよいでしょう。ちなみに、ITツール会社のシステムを利用するクラウド型であれば、一人500円程度で導入できます。
経営陣だけではなくシステム担当や現場社員の声も聞く
経営陣だけでITツールで選んでしまうと、現場に普及しない可能性があります。実際に運用をおこなうシステム担当者や、ITツールを使用することになる現場の社員も巻き込んで、職場にあったITツールを選ぶようにしましょう。
社員や従業員からの理解を得る
ITツールを実際に活用するのは、職場で働く社員たちも同じことです。ITツールを導入する際は、そのことを社員たちに、事前に伝えておきましょう。ITツールとは何なのか、ITの知識が無くても使えるか、といった点で社員に理解を得ることは重要です。
ITツール導入事例
顧客との商談で日程調整をおこなっていたAさんは、相手の都合の良い日にちをメールで確認していました。しかし、なかなか合う日程が決まらずに、何度もメールのやり取りをする羽目になっています。このようなメールのやり取りは、本来であれば他の業務にあてられる時間をも奪っており、会社の生産性低下の原因となっています。
ITツールを使えば、こちらの空いている時間をAIが自動で把握し、その情報をリンクとして取引先に送ります。すると、取引先がこちらの状況を把握して、空いている日にちを選択することができます。リンクを送って日にちを選択する、この2回のやり取りだけでお互いの都合がいいスケジュールを確定することができるようになりました。
メールでのやり取りに割いていた時間は他の業務にあてることが可能になり、生産性の向上にもつながりました。
まとめ｜滞る業務をITツールで改善
ITツールの主な機能やメリット、導入の際のポイント・注意点についてみてきました。
ITツールには、社員の業務状況の可視化や情報共有の迅速化、在宅勤務社員との連携強化など多くのメリットがあります。
導入する際は、何を改善したいのか目的を明確にすること、適正な価格か確認すること、経営陣だけではなくシステム担当者現場社員の声も聞くこと、社員や従業員からの理解を得ることが大切です。従業員へ説明しないまま導入を進めないように気をつけましょう。
ITツールで解決できる問題点は多岐に渡ります。まずは、一般的なカレンダー・スケジュール管理などから導入していくのがオススメです。慣れてきたら他の機能も追加するといいでしょう。
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