こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務効率化のためにITツールの導入は有効な手段の一つです。しかし、ITツールを導入してもなかなか使用しない社員がいるケースもあるでしょう。特にベテラン社員や管理職で、ITツールが苦手な方が多いのではないでしょうか。
しかし、苦手だからといってITツールを使わなければ、業務の効率化は進みません。世の中の流れとしてもIT化が進められており、ITツールを使うことはさまざまな業務にとって欠かせないものであるといえます。
本記事では、ITツールが苦手な人が社内にいる原因やその改善方法について解説していきます。ITツール導入を考えている経営者や管理職の方の参考になれば幸いです。
目次
ITツールが苦手な社員がいる原因
ITツールが苦手な社員がいる原因は、そもそもITに関する教育を受けていないことや必要性を認識していないことが挙げられます。また、過去に使用したITツールの操作が複雑で苦手意識を持ってしまった方もいるでしょう。
この章では、ITツールが苦手な社員がいる原因について解説していきます。
教育を受けていない
ITツールが苦手な従業員がいる原因として、ITツールに対する教育を受けていないことが挙げられます。1990年代後半からインターネットが普及し、現在ではパソコンを使用することが当たり前の時代といえます。
しかし、ベテラン社員や管理職の中には、学校教育でパソコン教育を受ける機会がなかった方が多く存在します。企業でもパソコン教育を実施しているところは少ないのではないでしょうか。
このように、これまでITツールに触れる機会や教育を受ける機会自体が少なかったことから、ITツールに苦手意識を持っている社員がいると考えられます。企業として社員ごとのITスキルを把握し、必要であれば教育を実施することも必要でしょう。
必要性を認識していない
ITツールの必要性を認識していないことも、ITツールが苦手な方の特徴の一つです。このような方はITツールの操作が苦手というわけではなく「現状の仕事のやり方を変えたくない」「アナログの方が正確」と考えている場合があります。
ITツールを使うことでどれだけ効率化できるのか、ITツールを使わなければこんな問題が発生するというような必要性を認識してもらうことで、意識が変わるかもしれません。社員全体の意識を統一する意味でも、研修や説明会を開催してITツールを導入する必要性を説明することが大切です。
操作が複雑
ITツールの操作が複雑な場合も、ITツールが苦手になる原因の一つです。導入したITツールの操作が複雑で高度な能力が求められる場合、自分が思った通りの操作ができず、苦手意識を持ってしまうケースがあります。
そのようなITツールの場合、元々ITツールの使用に慣れていなかった方はもちろん、基礎的な能力があった方も苦手意識を持ってしまうかもしれません。このようなケースを回避するためには、社員の能力に適したITツールを導入する必要があるといえるでしょう。
ITツールが苦手な社員の改善方法
ITツールが苦手な社員には、教育やITツールの必要性を理解してもらうことが大切です。また、使いやすいツールにすることで、苦手意識がなくなる場合もあります。この章では、ITツールが苦手な社員の改善方法について解説していきます。
ITツールの使い方を教育する
これまでITツールの教育を受けていない社員には、研修や勉強会でITツールの使い方を教育することで、ITツールが苦手な社員を減らせます。スマホが出た当時「ITが苦手だからガラケーで十分」と言っていた方でも、現在はスマホを使いこなしているのではないでしょうか。
ITツールを使いこなすのに特別な能力は必要ありません。ITツールに触れる時間を確保すれば、使いこなせるようになるはずです。そのためには、社員ごとのITスキルを把握することが必要です。ITスキルを把握したうえで、社員に適したITツールの教育を実施しましょう。
ITツールの必要性を理解してもらう
ITツールの必要性を認識していない社員に対しては、その必要性を理解してもらうことが有効な改善策になります。ITツールの必要性を認識していない場合、自分へのメリットを感じていないことが多いでしょう。
ITツールを導入すれば、作業スピードが上がるだけではなくノウハウを共有することもできます。その結果トラブルも防止できるため、自分自身の負担も減るはずです。必要性を認識してもらうためにも、研修や説明会を開催しましょう。
使いやすいツールを導入する
使いやすいツールを導入することも、ITツールが苦手な社員を減らす改善方法の一つです。ITツールは機能が多ければ良いわけではありません。わかりやすいUIのITツールを使うことで、ITツールが苦手な方の心理的な負担が減るはずです。
心理的な負担を減らすことで、ITツールに対する苦手意識がなくなり、より高度なITツールを使えるようになることもあります。
ITツール導入時のポイント
ITツールを導入する場合、教育や説明会を実施するだけでいいというわけではありません。使用方法についてのルールを明確にすることで、ツールが使いやすくなります。また、使いやすいツールを選ぶためには、現場の意見を聞くことも有効です。
この章では、ITツール導入時のポイントについて解説していきます。
ルールを明確にする
社内でITツールの使用ルールを明確にすることは、ITツールを導入するときの大きなポイントです。入力用のフォーマットを作成する、チャットの使用方法を明確化するなどのルールを定めることで、ITツールを使うハードルは下がります。ハードルが下がることで、日常的にITツールを使用することにつながります。
口頭やメールでの連絡などこれまでのやり方を禁止することも有効です。ITツールを使わない方法を認めていた場合、「このままの方が楽だから」という理由でITツールを利用しない可能性があります。
少々強引でもITツールを使わざるを得ない環境にすることも、ITツール導入時のポイントといえるでしょう。
現場の社員に検証を依頼する
ITツールを導入する場合、ITツールを使用する現場の社員に検証してもらうことも有効です。情報システム部門がよかれと思った機能でも、現場の社員にとっては使いにくいという場合もあります。
例えば、タイムカード機能を搭載した場合、フレックス制を導入している部門では出社時間がバラバラになることから、機能を改善してほしいという意見がでることもあります。
情報システム部門の社員が使いやすいと思ったUIでも、ITツールが苦手な社員にとっては使いにくいケースも考えられるでしょう。現場の社員やITツールが苦手な社員に検証してもらうことで、実際に使いやすいツールを選ぶことができます。
まとめ｜ITツールの運用方法を改善し、業務効率化に取り組もう
ITツールが苦手になる原因には、ITツールの教育を受けていない、ITツールの必要性を認識していない、使用したITツールの操作が複雑で苦手意識を持ってしまったことが挙げられます。
改善するためには、社内教育によりITツールの使い方を教える、説明会によりITツールの必要性を理解してもらうといった対策が必要です。ただし、教育や説明会を開催すればITツールの苦手意識がなくなるわけではありません。
使用ルールを明確にし、現場の意見を聞いて社員に適したITツールを導入することで、ITツールが使いやすくなります。使用方法についてのルールを明確にすることで、ツールが使いやすくなります。
また、使いやすいツールを選ぶためには、現場の意見を聞くことも有効です。ITツールの運用方法を改善し、業務効率化に取り組みましょう。
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