ITツールを活用した残業削減方法!業務効率化による働き方改革とは

2021/12/09

近年、働き方改革が叫ばれるようになり、さまざまな企業が新たな取り組みを開始しています。働き方改革とは多様で柔軟な働き方を選択可能とし、働きやすさの実現を目指すというものです。

働き方改革をするためには様々な方法がありますが、今回はより注目され導入されることが増えている「ITツール」を活用する方法をご紹介していきます。ITツールにはどのような目的や役割があるのか、事例などに基づいて見ていきましょう。

ITツールの役割とは

働き方改革を進めていくためには、さまざまな課題を乗り越えていかなければなりません。例えば、残業時間の減少、働きやすい職場環境の整備、生産性の向上など、企業によっても課題は変わってくることでしょう。

それらの課題を解決するために必要なのが、「ITツール」の導入です。

ITツールを導入することで、アナログではできなかったことをできるようになり、業務の効率化を図ることができます。その結果、さまざまな課題の解決にもつながり、働き方改革を支える役割を果たします。

働き方改革に必要な取り組みとは

働き方改革は、国が提唱する「一億総活躍社会(どこでも誰でも活躍できる、全員参加型の社会)」の取り組みの1つです。厚生労働省が働き方改革の実現に向けて必要な取り組みを挙げているので、見ていきましょう。

・長時間労働の是正
・雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保
・柔軟な働き方がしやすい環境整備
・ダイバーシティの推進
・賃金引き上げ、労働生産性向上
・再就職支援、人材育成
・ハラスメント防止策

これらの取り組みを進めていくために、国は有効な手段の1つとして「ITツール」を活用するように呼びかけています。実際に、中小企業や小規模事業者がITツールを導入する際、経費の一部が補助される「IT導入補助金」という制度もあります。

ITツールが取り組みを進めるうえで必要な理由

働き方改革の取り組みである「長時間労働の是正」や「賃金引き上げ、労働生産性向上」を実現しようと思ったら、まずは現在行っている業務を可視化し、全体を把握しなければなりません。

把握したうえで、そこからムリ・ムダ・ムラをなくしていく必要があります。ITツールはデータ上で管理ができるので可視化がしやすく、今まで見えていなかった部分を知ることができます。

また、ムリ・ムダ・ムラをなくすためにも、様々な機能があるITツールは役立ちます。働き方改革を進めるためには、ITツールはなくてはならない存在だと言えるでしょう。

労務管理・コミュニケーション・業務管理のITツール

働き方改革を進めるためにはITツールが必要であるということはお話ししましたが、ITツールを導入すれば何でも上手くいくという訳ではありません。企業や仕事内容に応じたITツールを導入する、従業員が使いやすいITツールを導入するなどの配慮が必要です。

これを怠ると、導入したけれど使えなかった、使いづらかったという結果になりかねません。では、どのようなITツールを導入する企業が多いのでしょうか。

近年、コロナウイルスの影響もあって導入が進んでいるのはテレワークや在宅勤務です。これを進める際におすすめのITツールは「労務管理」「コミュニケーション」「業務管理」の3つです。ここでは代表的なこの3つのツールについて見ていきましょう。

・労務管理
従業員の賃金や福利厚生、労働時間など、業務に関することを管理するツールです。在宅勤務では労働時間が目に見えず確認しづらいので、パソコンの起動時間がわかる「プレゼンス管理ツール」や業務時間を可視化し管理できる「勤怠管理ツール」などが役立ちます。

・コミュニケーション
テレワークや在宅勤務では実際に会うことがなく、コミュニケーションが取りづらいという面があります。その場合には、メールよりやり取りが簡単で記録できる「チャットツール」や、顔を見ながら会議ができる「Web会議システム」などを利用すると良いでしょう。

・業務管理
テレワークや在宅勤務で従業員がどのような働き方をしているのかを把握し、進め方や改善点を考えるために分析できるツールです。生産や販売、会計などを管理できる「ERP(統合基幹業務システム)」などがあります。

残業はなぜ発生してしまうのか

働き方改革の中に「残業を減らす」という取り組みがあります。残業を減らすためには、なぜ残業が発生するのかを知っておかなければなりません。原因を1つ1つ見ていきましょう。

担当者しかできない業務が多い

担当者など特定の人しか業務ができない状態のことを属人化していると言います。業務が属人化していると、担当者がいなければ仕事が進められない、担当者に何度も確認をしなければならず時間がかかる、他の人の手が空いていても手伝えないなどの弊害が起こってしまいます。業務の効率が悪いので時間がかかり、結果残業につながってしまうのです。

従業員1人1人に合わせた仕事内容になっていない

従業員には得手不得手や経験の差などがあり、1人1人に違いがあります。その違いを配慮せずに仕事内容を決めてしまうと、仕事量が多すぎて時間がかかってしまい、残業しなければ終わらないという状態に陥ってしまいます。残業をしないためには、業務時間内に終わる仕事量にしなければならないのです。

従業員の働き方を把握できていない

従業員の誰がどのくらい働いているのか、どのような仕事を行っているのかなどを管理者が把握していないと、残業を減らすための対策や取り組みができません。勤怠管理をしっかりと行うことで現状の把握にもつながりますし、しっかり見てもらっているという安心感を従業員に与えることができるでしょう。

残業を減らすために

残業がなぜ発生してしまうのかということはわかりました。では、実際に残業を減らすための取り組みとはどのようなものがあるのでしょうか。

業務を標準化する

標準化とは、いつ誰が業務をしても同じ手順で作業ができる状態のことを指します。属人化をなくすことで効率よく業務を進めることができるでしょう。そのためには、業務の手順や知識などを従業員全体で共有する必要があるので、作業の手順や所要時間をまとめたマニュアルを作成します。ITツールを使いマニュアルをクラウド上で管理しておけば、いつでもどこでもマニュアルが見られるので便利です。

労働時間を全体で把握する

労働時間をしっかり把握することは、業務効率の改善や残業時間を減らすことに役立ちます。管理するためには、自己申告でその都度記入するようなアナログなものではなく、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤怠管理システムを使えば、誰がどのくらい業務しているのかが可視化されるので、仕事量の調節や振り分けなどの対策ができます。テレワークや在宅勤務にも対応しているものを選びましょう。

また、朝礼など仕事が始まる前に、「今日は何時までに〇〇を終わらせる」などの目標を立てておくことも効果的です。業務時間内に終わらせようというモチベーションが上がりますし、周りと共有することで先輩より先に帰りづらいなどといった精神的な部分も緩和されるはずです。

ITツールを利用して働き方改革を進めよう

ITツールを活用した残業削減方法と業務効率化方法についての理解は深められたでしょうか。

働き方改革にはITツールは欠かせない存在です。自分の会社や働き方に合ったITツールを導入すれば働きやすい環境になるだけではなく、業務の効率化や生産性アップにもつながり、会社全体に大きな影響を与えることができるでしょう。現在の状況を細かく把握し、問題点や改善点を洗い出した上で、ITツールを選んでみてください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

社員のモチベーションを維持し高める!コツや方法を公開
勝利へ導く営業組織の作り方とは?情報共有がカギ!
形だけではない?ロールプレイングとは営業に活かせるか

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。