ITツールで効率化!見直しから始める営業の時間の作り方

2021/10/07

導入が難しい営業だからこそ

テレワークの導入などで、日本の社会的にも働き方が変わりつつあります。最小限の時間の中で結果を出すように求められるため、さらに効率化の推進が重要になりました。さまざまな形ちで導入が進み効率化を進めていますが、なかなか難しい部署があるのも確かです。 特に営業はテレワークの導入が難しいと言われています。しかし、うまく活用できれば、これまで以上の時間の作り方としても活用可能です。

問題を浮き彫りにする洗い出しから

営業でうまく時間が活用できていない状況は、どこかに問題が隠れています。ヒューマンリソース不足も原因ですし、非効率な運用も問題です。業務の効率化を推し進める際にも、この問題がはっきり理解できていないと、後々まで足を引っ張ります。

営業のプロセスを分解していくと、ムリやムダがあるものをそのまま使い続けている状況が見つかってきます。効率化を進めるためには、ムリやムダの改善を進めなければいけません。

営業というと時間の制限のない仕事と言われてきました。顧客次第でいつでも仕事になる可能性があり、肉体的にも精神的にも負担も大きいのが特徴です。
ITツールの導入で、問題に対するアプローチにもさまざまな変化が生まれてきています。ムリやムダに対し、効率的な手法も取りやすくなりました。時間の作り方として、ITツールが効果を発揮してきているのです。

モチベーションを高める

営業はモチベーションの維持が重要な意味を持ちます。どうしても増加しやすい労働時間の問題や環境が、著しくモチベーションを下げることも珍しくありません。

営業時間を無視してまで働く可能性の高い営業の場合、スケジュール管理ツールなどで効率化が推進しやすくなります。労働時間の短縮をもたらすことになり、働きやすい職場環境が出来上がるでしょう。営業の時間の作り方としては、正しい方向性をもたらしてくれます。

ITツールの使い方次第で、働き方を大幅に変えるチャンスが待っています。モチベーションの維持管理もしやすくなり、時間の作り方として重要な転換点となるかもしれないのです。

新たなチャンスを創造する機会

ITツールの導入により、営業として新たなチャンスが生まれる可能性を持っています。正しい時間の作り方の方向性が別のことにチャレンジできるチャンスも作れるからです。

時間というリソースが影響してできないことはいろいろあるでしょう。効率化の推進により、チャンスが生み出されるかもしれません。営業といえば、これまで顧客に対し直接的に行動することが求められました。社会的な問題により、直接コンタクトが取れるチャンスは激減しています。コンタクトを取りたくても断られるケースも増えたからです。ITツールを使うことで、コンタクトの取り方にも変化が生まれてきました。直接出向かなくても、ITツールを使ってコンタクトが取れるからです。

このような手法は労働力不足のカバーにも役立つ可能性があります。移動時間などをなくし効率化を図れるため、少ない人数でも営業を回せる可能性が高まるからです。従業員にとっても働きやすい環境が出来上がり、少ない人数でさまざまな業務が展開できる可能性が出てきます。

ポイントを押さえた営業の時間の作り方

営業の時間の作り方としては、業務の効率化を目指すのが基本です。しかし、闇雲に効率化を目指そうとしてもうまくいきません。業務改善のポイントは必ず隠れています。このポイントを明確にして、取り組み方を構築しなければいけません。

現状の把握からスタート

最初に業務の現状の把握から始めます。現状の中に隠れた問題の洗い出しを進めなければいけないからです。大事なことは徹底した棚卸をして把握に努めることにあります。営業として何が問題なのか、時間の作り方に影響している部分を徹底的に洗い出しましょう。

見つけ出した問題に対し、頻度や担当者に影響する問題なども紐付けしておけば後で整理しやすくなります。大事なことはとにかく数多くの情報を引き出し、隠れている部分を浮き彫りにすることです。うやむやになりやすい部分も、はっきりさせなければいけません。

改善ポイントを洗い出し

営業としての問題を浮き彫りにしたら、どこにムダやムリがあるのかを見つけます。同じようなことの繰り返しがあるなら改善ポイントです。一人の担当者に依存しなければならない状況も、業務改善に大きな影響を与えるでしょう。仮にその担当者が休んだりすると、機能がストップするからです。これが誰でも担当できるなら、時間の作り方としても大幅に変化をもたらします。そのための情報共有を進めるためにも、細かく洗い出すことがポイントです。

洗い出したポイントに対し、ITツール利用方法を検討します。例えばスケジュール管理機能を持ったITツールを使い、スタッフ全員で状況把握を進めるのは重要な改善方法です。情報の共有が進むと必然的にムダな行動を減らせます。時間の作り方として効率的な推進が可能です。情報共有のためのチャットなども有効なITツールになります。これまで電話や会議で把握できていたことが、どこにいても情報を発信し受け取れるよう変化するからです。掲示板のような機能もプロジェクト管理にも役立ちます。

スパイラルを構築していく

ITツールの導入だけで終わらせてはいけません。この結果何をもたらしたのか検証する必要があります。検証した結果は問題の把握に繋がり、新たな改善点を見つけ出せるからです。この業務改善スパイラルが重要で、徐々に時間の作り方が見えてきます。

そもそもムダがあるだけとは限りません。現場よりももっと正しい方向性が見つかることも珍しくありません。現場はそれが最善の方法だったとしても、時間とともに変化も見られるからです。どんなに洗い出しを進めたとしても、同じ時間の中で問題が全て見つかるとは限りません。業務改善のスパイラルが正しく働いていれば、適切な時に新たな手法が見つかるのです。

ITツールも同様で、運用に関し問題が発生していないか監視しなければいけません。ITツールも時代とともに変化します。この変化に対応できているかの判断と共に、正しい使い方ができているかも評価が必要です。
ITツールには習熟度の判断もできます。大きな影響を与える要因で、どこかで足かせになっていないか効率的な運用が検討できるでしょう。

時間の作り方の正しい方向

営業は時間の縛りが曖昧で、長時間拘束されやすい傾向を持っています。業界によっての違いもあり、一概にすべて改善できるとは限りません。しかし、どこかにムダやムリをしている部分があり、営業担当者などに負担がかかっている可能性があります。この負担を改善することは正しい時間の作り方でしょう。その時間をほかの業務で埋めるだけではなく、業務時間の短縮などにより、モチベーションを高め効率化を進めることも可能です。生産性を高められるポイントで、将来的にも大きなメリットを生み出します。

ITツールの活用は一つの方向に限られたものではありません。現在では非常に多くの種類がリリースされており、適応できる範囲も増えてきました。営業はデジタルにはできないと言われつつも、数多くのITツールを組み合わせることで解決できることも増えてきています。特にスケジュールを含めた情報の共有は、営業にとって業務改善の重要ポイントです。

洗い出すとさまざまなポイントが見えてくるため、一度徹底的に調査してみると良いでしょう。

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