ITツールの苦手意識克服!ITツール導入と活用のポイント

2021/11/30

グループウェアやビジネスチャットといったITを活用したITツールの導入によって、社内のコミュニケーション強化や、情報の一元化による共有、活用を進めようとしたが、思ったように進まなかった、という経験をお持ちの方は多いと思います。

その原因としては、ITツールの導入を図るべきチームの全員がその重要性や目的を理解していなかったために、せっかくのITツールの導入ツールが活かされなかったことが考えられます。本記事では、ITツールの導入が進まない原因を分析した上で、どのようにすればITツールの導入が浸透するのかを述べていきます。

ITツールの導入が進まない3つの理由

ルールの問題

ITツールの導入が進まない要因の一つとして、社内においてITツール導入のルールが明確でない、あるいは詳細に決められすぎている、といった具合にどちらにしても「使いにくい」ルールであるという問題が挙げられます。

そのような状況では、忙しい社員は面倒を避けて従来のやり方でやろうとするので、せっかくのITツールが使われなくなります。一度、ITツールのルールを見直してみる必要があります。

従業員の意識の問題

ITツールの導入が進まない二つ目の原因として、ITツールに対する社員の意識の低さが考えられます。ITツールの操作が苦手な社員も一定数いるかと思いますが、そもそもITツールが必要という意識が無かったり、ITツールを導入することに抵抗感を持っている社員がいたのでは、ITツールを社内に浸透させるのは難しいです。まずは、ITツールの導入の必要性や重要性についての社員の意識を変える必要があります。

ITツールの操作に必要な能力が高すぎる

ITツールの導入が進まない三つ目の原因として、社員がITシステムを使う能力に対して、ITツールの操作に求められる能力が高度すぎることです。従来からITツールを使いこなしていた職場であれば別ですが、基本的に口頭あるいは紙ベース、せいぜいメールといった情報共有手段をとっていた職場の場合、いきなり極めて複雑なシステムを導入しても、活用されないことは明らかです。ITツール自体の機能、操作性を見直す必要があります。

ITツールの導入がうまくいかない3つの事例

事例1 最もITツールの導入が必要な人が使ってくれない!

会社の業務においてITツールが特に必要とされるのは、外出や出張の多い部署の社員や、会社の上層部です。当然、このような人たちにこそITツールを使ってほしいものですが、往々にしてITが苦手だったり、忙しくてかえって使ってくれない、ということが多いものです。

その結果、他の社員もITツールを使ってくれない、ということになってしまいます。ITツールの導入をすべき重要な社員にこそ、その必要性を認識してもらい活用してもらうようにする必要があるのです。

事例2 ITツールの導入ツールの利用が浸透しない

ITツールによる効率化と社内コミュニケーションへの活用を目的として、とにかくビジネスチャットや社内SNSといったツールを導入したものの、一向に浸透せず、多くの社員がこれまでと同じようにメールや口頭による情報共有を続けてしまう、ということはありがちです。

その結果として、社内全体に行き渡っているはずの情報が、一部の関係者にしか行き渡らず、混乱を招いてしまうこととなります。ITツールを導入したなら、その使用を徹底することも必要でしょう。

事例3 ITツールを導入したら人によって共有方法がバラバラに!

ITツールを導入したことから、従来は手書きであった日報の入力をITツールで行うように徹底したところ、ITツール本来の使い方で共有する人、エクセルで入力してサーバーにアップする人、社内メールで一斉送信する人、といった具合にやり方がバラバラということも起こりえます。

ITツールの浸透は実現したものの、ツールが増えたことで日報の整理はかえって煩雑になってしまったと言えます。わかりやすいITツールのルールを定めて、同じ作業は同じ方法で行ってもらう必要があるでしょう。

ITツールの導入ツールの活用推進に向けた対応策

ITツールの導入の必要性を理解して使ってもらう

ITツールを使いたがらない社員に対して、丁寧にITツールの必要性を説明して理解してもらうことが重要です。例えば、ITツールの導入によって業務上のノウハウを共有することができれば、トラブル時の対応マニュアルやQ&A集を作成し、これを再度部内で共有することにより、業務の効率化が図られ、チーム全体が底上げされるだけでなく、自分自身にとってもメリットがあるということを理解してもらうのです。

ITツールを使いたがらない社員は、往々にしてITツール自体が面倒だと思っていたり、新たにIT機器の使い方を覚えることが面倒だと思っている場合が多いのです。
スマホのLINEやSNSを使いこなしているように、自分にメリットがあると理解すれば、すぐに使いこなせるようになるものです。

メールや口頭でやり取りせずにITツールの導入ツールを使うことを徹底

社内のコミュニケーションの促進やITツールは、チーム全員が使ってくれなければ情報が特定のメンバーにのみ利用されたり、一部のメンバーの間だけでのコミュニケーションとなってしまい、意味がありません。

しかし、口頭あるいはメールといったこれまでのやり方で仕事ができる余地を残していると、どうしても安易な方に走ってしまいがちで、なかなかITツールが活用されません。従来のやり方を禁止にするくらいの処置をして、チーム全員が一斉にITツールを導入することが必要です。

ITツールの目的やルールを明確化する

ITツールの活用を進めるためには、ITツール導入の目的とルールを明確にし、チームの全員に認知させることが重要です。これがおろそかになると、メンバーそれぞれのやり方で情報共有が行われてしまい、かえって混乱を招く元になります。

まずは、「なぜITツールの導入を行うのか」をできれば文書にして共有し、共通の目的意識をもってもらうこと、社内でのITツールの導入にはルールを定めること、を実行しましょう。

効果的なITツールの導入には3つのポイントがあります。
一つ目は「蓄積」で、後から確認できること、二つ目は「共有」で他の人が見てもわかること、三つ目は「活用」で、その情報に意味があることです。これらを満足するためには、共有すべき情報の内容、共有すべきタイミング、共有の手段を、ルール化するのです。

例えば情報入力のフォーマットを作成し共有するのも一つの方法です。このようにルールを定めることにより、ITツールが常習化されて、自然とチーム全体がITツールを利用するようになります。

シンプルなITツールの導入

いくら社内でITツールの目的意識が浸透しているからといって、多くの機能を備えた複雑なシステムを導入しても、IT機器にそれほど慣れていない社員にとってはストレスでしかありません。逆にIT関連企業でしたら少し高度なシステムのほうがかえってスムーズな活用が図られるということもあります。社員のITリテラシーを見極め、まずはシンプルで操作しやすいシステムの導入をお勧めします。

実際にツールを使う現場の人々に検証を依頼する

どのようなITツールを導入すべきか検討する場合には、情報システム部門だけで検討するのではなく、実際にツールを利用する現場に近い社員に加わってもらい、検証作業を行うことが重要です。

例えば、タイムカード機能を付加しようと、現場の人たちに意見を聞いたところ、営業部門では出社時間が不規則なため意味が無いといった意見や、コールセンターは24時間業務を行っているため取り扱いを検討する必要があるといった意見が寄せられました。このように、情報システム部門ではわからない実運用上の課題が見えてくることが多いのです。

企業規模に見合った適切なITツールの選定

ITツールは、中小企業向けのものと大企業向けのものとでは、その設計や構造が異なってきますので、企業規模に合ったシステムの中から選ぶことが必要です。また、中小企業から転職や出向などで大企業に入ってくるなど、規模の違う企業から移ってきた社員がシステム導入に携わる場合には、以前の職場で使っていたシステムを導入しようとする場合がありますので、自社の規模に見合ったシステムかよく確認することが必要です。

自社にふさわしいやり方でITツールを浸透させる

ITツールがなかなか浸透しない理由として、先にみてきたように、ITツールの必要性について十分理解されていないことや、ITツールのルールが明確でなかったり複雑すぎることなどがあげられます。

社員の意識を変えることや適切なルールを作成し全社で共有することはもちろんですが、社内への浸透を図る効果的な方法として次の四点を挙げておきたいと思います。

1点目は、システムの仕様を社員にとってわかりやすく使いやすいものとすることです。それほどITに慣れていない社員でも一目でわかるマニュアルも必要でしょう。

2点目は、システムの導入だけではなくITツールの推進とあわせて業務フローそのものも見直し、ITツールの導入による業務の効率化を実感できるようにすることです。

3点目は、会社のトップや幹部が積極的に利用することです。「まず隗より始めよ」のことわざ通り、上に立つものが率先して行わなければ、下はついてきません。

4点目は、業務以外には使ってはいけない、とするのではなく、社内のコミュニケーションを推進する意味からも業務外での利用も推奨し、楽しみながらシステムに習熟するようにすることです。

以上を踏まえ、それぞれの会社、チームにふさわしいITツールの推進方法を検討し、社内への浸透に取り組んでください。この機会にITツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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