ITツールで業務効率化!企業での活用シーン5選をご紹介

「業務を効率化したい!」と思っている企業は多いのではないでしょうか?日々の業務を振り返ってみると、たくさんの無駄が潜んでいるものです。本来の業務とは関係ない作業に時間を取られてしまい、仕事に専念できないこともありますよね。

そんな中、多くの企業に注目されているのが「ITツール」です。ITツールを使うとさまざまなビジネスシーンで業務効率化でき、生産性の向上につながります。ITツールを導入するためには、ITツールで業務効率化できる理由や、活用シーンをまずは押さえておく必要があります。

そこで今回はITツールで業務効率化できる理由や、活用シーン5選をご紹介します。

さまざまな業界で導入されている「ITツール」とは?

ITツールとは、業務の効率化を目的に作られたソフトウェアやサービスのことを指します。ITツールを使うと日々の業務で発生する無駄を解消できるため、生産性の向上・人件費削減につながるのです。また、ITツールは職種を問わず利用できるメリットがあり、さまざまなビジネスシーンで導入が進んでいます。

なお、ITツールに関連した言葉に「グループウェア」というものがあります。グループウェアは、企業などの組織で情報共有を促進することを目的としたソフトウェアやサービスです。情報共有を促進することは結果として業務効率化につながるため、グループウェアもITツールの一種といえます。

そんな中、多くの企業に注目されているのが「ITツール」です。ITツールを使うとさまざまなビジネスシーンで業務効率化でき、生産性の向上につながります。ITツールを導入するためには、ITツールで業務効率化できる理由や、活用シーンをまずは押さえておく必要があります。

そこで今回はITツールで業務効率化できる理由や、活用シーン5選をご紹介します。

さまざまな業界で導入されている「ITツール」とは?

ITツールとは、業務の効率化を目的に作られたソフトウェアやサービスのことを指します。ITツールを使うと日々の業務で発生する無駄を解消できるため、生産性の向上・人件費削減につながるのです。また、ITツールは職種を問わず利用できるメリットがあり、さまざまなビジネスシーンで導入が進んでいます。

なお、ITツールに関連した言葉に「グループウェア」というものがあります。グループウェアは、企業などの組織で情報共有を促進することを目的としたソフトウェアやサービスです。情報共有を促進することは結果として業務効率化につながるため、グループウェアもITツールの一種といえます。

ITツールで業務効率化できる理由

ITツールを使うことで業務効率化できる理由は2つあります。

業務をクラウド化することで、手間やコストを減らせる

ITツールでは基本的に「クラウドサービス」を利用します。クラウドサービスは、Web上のクラウドサーバーを利用してデータを管理できるサービスです。つまりITツールを使うことで、業務で発生するさまざまなデータをクラウド上で管理できます。

通常企業内でデータ管理する場合は、社内にサーバーを持つ必要があります。しかしサーバーが社内にあると、運用・保守のために手間やコストがかかってしまうのです。一方クラウドサービスを利用する場合はWeb上のクラウドサーバーを利用できるため、サーバーの運用・保守を自社で行う必要がありません。

そのため、クラウドサービスを使うことで人件費を大幅にカットでき、結果として業務効率化につながる、ということです。

各シーンに合わせたインターフェースで使いやすい

業務でExcelファイルのような表計算ソフトを使うこともありますよね。しかし、こういった表計算ソフトは自由度が高い反面、活用シーンごとにフォーマットを自分で調整しなければなりません。これはなかなか面倒な作業ですし、運用していくうえで課題が見つかることも多いでしょう。

一方ITツールの場合、それぞれのビジネスシーンごとに専用のインターフェースが用意されているのです。そのため、逐一フォーマットを調整する必要がありません。しかも各シーンでの使いやすさを追求しているため無駄なく、効率的に作業できます。

ITツールの活用シーン5選

ITツールの特徴やメリットについてご紹介してきました。ここでは、グループウェアを始めとしたITツールを活用できるシーンを5つ、ご紹介します。

スケジュール管理

日々のスケジュール管理は、どんなビジネスにも欠かせないものですよね。特に、お客様との打ち合わせといった自分以外の人が関わってくるスケジュールは、日時を間違えてしまうと致命的です。お客様やチームメイトに迷惑をかけないためにも、スケジュールを正確に管理しなければなりません。

Excelファイルを使ってスケジュール管理している企業も多いでしょう。しかし、Excelファイルでスケジュールを管理する場合よほど工夫しない限り見づらく、勘違いや更新ミスが発生しやすいのです。それに、細かいセル操作には時間がかかりやすく、ストレスの元になりかねません。

こうしたスケジュール管理には、グループウェアなどのITツールを使うことが効果的です。ITツールでは、日々のスケジュールをカレンダー形式で管理できます。そのためスケジュールがひと目で把握でき、勘違いを防げるうえに、更新も簡単です。また、スケジュールはクラウド上で管理されるため、パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できます。チームメイトのスケジュールもWeb上から簡単にチェック可能です。

プロジェクト管理

仕事には「納期」が付き物ですよね。納期までに約束の仕事を予定通りに遂行できないと、お客様からの信頼を大きく損なってしまいます。プロジェクト管理はミスが許されない、重要な業務のひとつです。

しかし実際の現場では、一人で複数のプロジェクトを掛け持ちする場合もありますよね。またプロジェクトマネージャーであれば、チームメンバーの進捗管理をしなければなりません。これらのケースでは複数プロジェクト、複数メンバーの状況をこまめに把握する必要があります。Excelファイルやホワイトボードでは、リアルタイムにすべての状況を把握するのは難しいでしょう。

このようなプロジェクト管理にも、ITツールを活用できます。ITツールではガントチャート形式でプロジェクト管理できるため、各タスクの進捗状況がひと目で把握可能です。また、複数のプロジェクトでもすべてクラウド上で一元管理できます。作業の遅れをすぐに把握し、要因補充やリスケジュールといった対応が迅速に行えます。

勤怠管理

出退勤時刻を記録したり、作業時間を集計したり…勤怠管理も、オフィスに行ったら必ず発生する作業ですよね。日々の勤怠管理は毎月の給与計算に直結するため、正確に行わなければなりません。しかし、勤怠管理で良く使われるExcelファイルでは複雑な数式を使うことになりやすく、ミスが発生しやすいのです。それに、細かいセル操作を毎日行うのが面倒に感じている方も多いでしょう。

ここでもITツールの出番です。ITツールを使うと、ワンクリックで出退勤の打刻が行えます。そのため毎日Excelファイルを開くよりも格段に手軽で、入力ミスも防止できます。また、残業時間など自動で集計してくれるため、Excelファイルの数式に頼る必要もありません。日々の勤怠管理にかかる時間が削減できるうえに、給与の計算ミスも防げて余計な対応に追われる心配もなくなります。

コミュニケーション

チームメイトと円滑なコミュニケーションをはかることも、仕事の成功には大切な要素です。とはいえ、離れた拠点のメンバーとやり取りするようなケースでは、口頭で直接コミュニケーションを取ることは難しいでしょう。

離れた相手とのやり取りには、メールを使っている企業も多いのではないでしょうか?しかしメールには宛先(TO/CC)、件名、本文と入力項目が多くあります。そのため、何往復もやり取りするのはメールの作成・確認に時間がかかってしまいます。

離れた相手とのコミュニケーションでも、やはりITツールを使うのがオススメです。ITツールではチャット形式で相手とやり取りでき、本文を入力するだけでメッセージが送信できます。1対1での会話はもちろん、複数人のグループでもやり取りできるので、簡易的なオンライン会議といった使い方も可能です。

申請手続き

休暇申請や備品の購入申請など、オフィスでは申請手続きが必要となるシーンも少なくありません。申請事には紙の申請書を使っている企業も多いですよね。

しかし、紙の申請書に手書きするのは時間がかかりますし、毎回ハンコを押さなければならないのは面倒でしょう。それに書き間違った場合、訂正するのも手間がかかりますし、紙を印刷し直すのでは資源の無駄遣いです。

申請手続きのイライラを解消するには、ITツールを使うのが効果的です。ITツールを使うと、申請手続きで発生する承認や差し戻しといった作業も含めて、すべてWeb上で行えます。手書きやハンコの手間がなくスピーディーに手続きできるうえに紙の資源も節約でき、一石二鳥です。

まとめ

今回ご紹介したITツールについて、振り返りましょう。

・ITツールとは
⇒業務の効率化を目的に作られたソフトウェアやサービス
⇒ITツールの中でも、情報共有を促進するものが「グループウェア」

・ITツールで業務効率化できる理由
①業務をクラウド化することで、手間やコストを減らせる
②各シーンに合わせたインターフェースで使いやすい

・ITツールの活用シーン
①スケジュール管理
②プロジェクト管理
③勤怠管理
④コミュニケーション
⑤申請手続き

先ほども解説しました通り、グループウェアなどのITツールは多くの企業で導入が進んでいます。それだけ日々の業務に効率の悪さを感じている企業は多い、ということですね。

とはいえ、今までのやり方を急に変えることに不安がある方もいるかもしれません。しかし、ITツールは使いやすいので、すぐに慣れますよ。業務を効率化して企業の利益を拡大させたい方は、ぜひITツールを導入してみてはいかがでしょうか?

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