IT化とは?必要性やおすすめITツールをご紹介

2021/09/21

政府が働き方改革を推進していることもあり、仕事のやり方を見直す企業は増えています。中でも注目されているのが、「IT化」により業務効率化を図る取り組みです。IT化は、従来の業務が抱える無駄を解消する上で有力となります。しかし、その必要性についてご存知でない方も多いのではないでしょうか。

また、IT化を実現するためにはITツールを活用するのが効果的です。そこで本記事ではIT化の必要性や、おすすめのITツールをご紹介します。業務効率化したい企業の方は、ぜひご一読ください。

IT化とは?

そもそもの「IT」は、Information Technology(情報技術)を略した言葉です。コンピュータやネットワークの活用により、情報を処理する技術を指します。こうしたIT技術をビジネスに導入する取り組みが、「IT化」です。

従来のアナログ業務では、たくさんの無駄が発生します。これらの無駄を、IT技術により解消し業務効率化することが、IT化における最大の目的です。近年ではIT化の重要性が認識されつつあり、職種を問わず多くの企業が取り組んでいます。

すべての企業にIT化が必要な3つの理由

IT化は大企業・中小企業問わず、すべての日本企業が実現すべき取り組みです。その3つの理由について、順番に解説します。

理由1:社員の生産性向上につながるため

社員の生産性向上は、どの企業も追究している重要なテーマでしょう。社員の生産性は、業務のやり方に大きく影響を受けます。紙の書類やホワイトボードといったアナログ方式の業務では、印刷や移動などの余計な手間が避けられません。また、成果物にムラやミスが発生しやすく、手戻りにより多くの時間を費やすこともあります。

IT化によりデジタル方式の業務に変えることで、こうした無駄を解消でき、社員の生産性向上につながるのです。たとえば手書きで書類作成する場合、作業者によって癖が出やすく、成果物の品質にムラが生じやすいでしょう。一方パソコンで書類を電子データ化すれば、作業者による品質のムラが減り、手戻りが発生しにくくなります。また、コピーアンドペーストの活用により、何度も同じ内容を手書きする無駄を減らせます。

理由2:組織力向上につながるため

アナログ業務における最大の難点は、情報共有のしづらさです。たとえばホワイトボードでは、必ずその場所まで移動しないと情報を得られません。そのため、情報の更新・確認にどうしても時間がかかります。他社員の最新情報を迅速に取得できないばかりか、そもそも最新の情報が反映されていないケースも多いでしょう。

IT化してパソコンで情報共有できるようにすれば、こうした問題がすべて解決します。自席にいながら他社員の最新情報にアクセスできる上に、情報の更新作業も迅速に行えます。リアルタイムな情報共有により社員間の連携がスムーズとなり、組織力向上につながるでしょう。

理由3:社員のワークライフバランス向上につながるため

オフィスワークに頼らざるを得ないことも、アナログ業務の難点です。たとえば、紙の書類は基本的にオフィスでなければ印刷できません。申請書であれば、オフィスで直接手渡しする必要があります。こうしたオフィスワークは通勤など拘束時間が多く、社員の負担が大きいのです。

オフィスワークから脱却するためには、IT化が鍵となります。データをクラウド管理できるITツールを活用すれば、自宅にいても業務の情報を扱うことが可能です。業務のリモート化が容易となり、オフィスワークによる負担を削減できます。社員の私生活が充実することで、ワークライフバランスの向上につながるでしょう。

IT化の実現に向けたおすすめITツール3選

ビジネスでIT化を実現するなら、ITツールを活用するのが一番の近道です。多くのITツールはサブスクリプション方式で提供されており、社内サーバーを構築せずスピード導入できます。ITツールには様々なサービスが存在するため、ビジネスシーンごとに使い分けると良いでしょう。

ここでは、IT化におすすめのITツールを3つご紹介します。ITツールについてより詳しく知りたい方は、次の記事もぜひお読みください。

ITツールで業務効率化!企業での活用シーン5選をご紹介

その1:スケジュール管理ツール

「スケジュール管理ツール」は名前の通り、スケジュールをオンラインで管理できるITツールです。自分やチームメイトの最新スケジュールを、Webブラウザからアクセスして簡単に把握できます。スケジュール管理に特化したインターフェースのため、スケジュールの更新も短時間で行えます。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:勤怠管理ツール

「勤怠管理ツール」もその名の通り、勤怠管理を効率化できるITツールです。スマートフォンで出退勤の打刻が可能なため、タイムカードを使う必要がなくなります。残業時間などの集計も自動で行われるので、手計算が不要な上にミスも防げます。オンラインで勤怠情報を共有でき、勤怠表を毎月印刷する必要もありません。

アイポの「勤怠管理ツール」

その3:ワークフロー

「ワークフロー」は、社内の申請業務をすべてオンラインで行えるITツールです。申請書の提出から承認・差し戻しまでWebブラウザで全て完結し、申請書の印刷や手渡しが必要ありません。社内のペーパーレス化を促進し、業務効率化だけでなくコスト削減にもつながるでしょう。

アイポの「ワークフロー」

ITツールを活用して、企業のIT化を実現しましょう!

今回はIT化の必要性や、おすすめのITツールをご紹介しました。

リモートワークの普及にともない、IT化に取り組む企業は増えています。これからの時代に高い成果を上げていくためには、どの企業もIT化を積極的に取り入れていくべきでしょう。

IT化の実現にはITツールの活用が鍵となります。なお、今回ご紹介したITツールの機能をすべて兼ね備えた「グループウェア」もおすすめです。企業のIT化をスピーディーに実現したい方は、ぜひグループウェアなどのITツールの活用をご検討ください

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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