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注目されてきた社内コミュニケーション
企業活動を円滑に進めていくためには、人間関係が重要な意味を持ちます。どんなにIT化が進み、アナログからデジタル化を追い求めても、最終的な判断を下すのは人間です。
デジタル化は企業活動を後押しするため方法であって、全てまかなえるわけではありません。そこで出てくるのが社内コミュニケーションの活性化です。
社内コミュニケーションを活性化するための方法もさまざまなものが考えられてきました。それも人間関係が組織を形成していることを理解しているからです。
社内コミュニケーションの活性化は簡単ではありません。どんな企業も悩みながら作り上げてきたものだからです。ただし、うまくいけば離職率の低減など非常に高い効果につながります。企業を強くするためには欠かせない方法になるのです。
社内コミュニケーションとは
根幹的な部分として、社内コミュニケーションの意味が重要です。コミュニケーションとは気持ちや考え方を相手に伝えることで、言葉にするだけではなく文字にして表すのも含みます。
これを社内で当てはめてみましょう。例えば従業員同士でさまざまな話し合いができる場を作ってあるとします。お互いでさまざまな意見を交換できるなら、大事な社内コミュニケーションの場になるはずです。活性化も当然進みます。それも企業側がテコ入れしないでも活性化していくのです。人間関係が深まる効果も生まれます。
逆にコミュニケーションが取れる場がなかったとします。自分が困ったことがあったときに話せる場所がなければ、一人で抱え込まなければいけません。解決する糸口が見つからなければ、離職につながるケースでしょう。人間関係は離職率に直結するからです。
こうしたことからも社内コミュニケーション不足は企業の危機的状況にあると考えるケースが増えました。業務効率化の足枷となる問題で、解決の糸口を見つけなければいけないと思われるようになったのです。
時代とともに変化する社内コミュニケーション
以前は社内コミュニケーションと言うと、仕事が終わった後に飲み会を開くケースがよくありました。確かに時間外で接触することには大きな意味があります。お酒が入れば愚痴も出てくるでしょう。普段言えないことを話すだけで、お互いの関係性を深めることもできました。
現代的に見るとあまり効率の良いことではありません。お酒を飲まない人も増えていますし、時間外のコミュニケーションをとりたくない人も増えたからです。これは時代の変化とともに働き方が変わってきたことを表しています。
社外でコミュニケーションをとるのではなく、社内でとれる環境づくりも必要となりました。ただし、これは簡単なことではありません。業務に組み込む必要があり、義務でない状況を作らなければいけないからです。
例えば義務で宴会を開いたとします。出席しなければいけない状況を作り、この時間は給料が支払われるとしましょう。会社側からは出血を伴うイベントです。ですが、社員から見れば理不尽な時間と感じるかもしれません。これでは不信感を募らせ社内コミュニケーションどころではなくなるのです。
社内コミュニケーションがもたらす効果
社内コミュニケーションを活性化させるとさまざまなメリットが生まれます。方法はいろいろとありますが、コミュニケーションを取ることで社員の定着を測れるのはよく知られているでしょう。
アメリカでも研究が進んでおり、動機付け要因と衛生要因といった形で分けられるケースがあります。アメリカの臨床心理学者が提唱した内容で、給料などの動機づけをいくら高めても、社内のコミュニケーションのような衛生的要因が不足すると定着率が落ちることが分かっているのです。
社内コミュニケーションが活性化で情報共有も進みます。スケジュール管理ツールを導入したときに社内コミュニケーションがしっかりしていないと、機能が発揮されないことが出てきます。なぜ自分のスケジュールを他人に知らせなければいけないか、コミュニケーションがとれていないと問題として認識するからです。
情報共有が進めば仕事は効率化します。効率化する代わりに個人の成績に影響を与える可能性も理解しなければいけません。組織に対する個の犠牲が生じるため、補う方法も必要です。
最終的には生産性の向上を目指せますが、重要なのは全員が発信者となることにあるでしょう。誰かが牽引して社内コミュニケーションをとるのではなく、自発的に行動できればモチベーションが低下しにくくなります。なにか問題が起きても解決しやすい下地ができるため、将来的にプラスの影響を与えるのです。
社内コミュニケーションを活性化する方法
社内コミュニケーションをとる方法はいろいろと考えられてきました。ただし、時代とともに変化していることを忘れてはいけません。昔は通用したと思っていたことも現代では通用しないことがよくあるからです。この履き違えが社内コミュニケーションの足枷となる可能性があるのです。
イベントによる社内コミュニケーション
組織が大きくなるとよく行われるのがイベントです。カラオケ大会から始まりお花見や誕生日会といったこともあるでしょう。どれもが業務時間外で行われるところに問題があります。仕事を犠牲にして参加する意味があるか、なにかメリットを生じる形を作らなければ社内コミュニケーションと共にモチベーションは高まりません。現代では一工夫必要な方法です。
社内報によるコミュニケーション
広報活動の一環として車内にいろいろな情報を発信する方法です。社内報は昔から使われてきましたが、現在では社内SNSのような形をとるようになりました。お互いで情報を共有することで、社内コミュニケーションを活性化させようという狙いです。
業務の一環として捉えさせるためにも、グループウェアなどで効率的に進める必要も出てきました。同じようにスケジュール管理も同時に進められると、業務としてのコミュニケーションもとれるでしょう。
大事なことは信頼関係です。情報を発信する以上、さまざまな情報が行き交います。これが信頼関係の構築とともに進んでいないと、不信感に繋がる可能性があるのです。
社内食堂やカフェ
最近取り入れてきた企業が増えているのが社内食堂やカフェの存在です。社内食堂はいろいろな人がテーブルを挟み食事をとります。そのときに会話があれば社内コミュニケーションとして生きてくるのです。福利厚生の一環として考えられるため、働く側にはデメリットがありません。特に休憩時間をうまく使うための場所として利用されるので、精神的な負担もかからない方法です。
カフェも同様の効果がありますが、飲酒できるバーを作る企業まで出てきました。業務時間内で利用できるメリットがあり、昔行われていたイベント的なことを車内でまかなえる方法です。コーヒーやお酒なども企業側が負担してあげることで利用を促進できます。活性化を目指すうえで負担を増やさないことが大きな意味を持つのです。
社内コミュニケーションの重要性とグループウェア
社内コミュニケーションを活性化させるためには業務外でコミュニケーションがとれる環境整備が欠かせません。社内食堂やカフェがアナログ的なコミュニケーションを求める場とするのなら、グループウェアはデジタル的なコミュニケーションをとれる場となるでしょう。
これまでスタンドアロンの仕事をしている人であっても、グループウェアがあれば孤独感を感じません。テレワークが進むなかで場所が離れていてもグループウェアによって距離の感覚を喪失させることができます。これにより社内コミュニケーションはどんどんと活発化するのです。
大事なことは場を作ることであり、強制させることではありません。自発的な行動によって社内コミュニケーションが生まれてくることを考えた上で方法を模索していきましょう。
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