社内コミュニケーションを効率化!グループウェアのおすすめ機能3選

2022/01/06

現代のビジネスではテレワークが普及したこともあって、社内コミュニケーションに課題を感じる企業が増えています。テレワークでは直接的なやり取りが行えないため、どうしても社内コミュニケーションが希薄になりがちです。

こうした課題を解決するために、多くの企業が「グループウェア」を導入しています。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションに役立つ、多くの機能を持つITツールです。しかしグループウェア未導入だと、どの機能を使えば良いか分からない方も多いですよね。

そこで本記事では、社内コミュニケーションを効率化するグループウェアのおすすめ機能を3つご紹介します。そもそものグループウェアについて詳しく知りたい方は、次の記事をまずお読みください。

グループウェアとは?人気ツールや基礎知識・できることを紹介!

社内コミュニケーションを効率化するグループウェアのおすすめ機能3選

グループウェアには様々な機能があります。その中でも、社内コミュニケーションの効率化に役立つ機能を3つピックアップしてご紹介します。

その1:カレンダー機能

円滑な社内コミュニケーションを実現する上で、タイミングが重要です。相手に大切な予定が入っている時にコミュニケーションを試みても、迷惑をかけてしまいます。タイミングの良い社内コミュニケーションを取るなら、「カレンダー機能」がおすすめです。

カレンダー機能を使えば、その名の通りカレンダー形式で自分やチームメイトの予定を把握できます。Webブラウザさえあれば任意社員の予定を簡単に把握できるため、社内コミュニケーションのタイミングをつかめます。また、自分自身のスケジュール管理を効率化できるのも嬉しいポイントです。

アイポの「カレンダー機能」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、任意の社員とオンラインチャットができるITツールです。本文入力・送信ボタン押下という2ステップだけでメッセージを送信でき、メールのような煩わしさがありません。社内ネットワークに依存せず使えるため、外出時やテレワークでもコミュニケーションが取れます。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:社内SNS

仕事場の離れた他チームとは、社内コミュニケーションが取れないことも多いでしょう。チームをまたいだ全社的なコミュニケーションを実現するなら、「社内SNS」がおすすめです。その名の通り社内専用のSNSで、投稿した内容は全ての社員が手軽に閲覧できます。投稿に「いいね」やコメントを付ける機能もあり、他チームとの交流が深まります。

アイポの「社内SNS」

社内コミュニケーションに役立つグループウェアを選ぶための3ポイント

グループウェアによって、機能ラインナップやインターフェースは様々です。グループウェア選びを間違えると、社内コミュニケーションの効率化につながらない恐れもあります。ここでは、グループウェアを選ぶ際の3ポイントについて、順番に解説します。

ポイント1:「クラウド型」を選ぶ

グループウェアには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類が存在します。オンプレミス型は自社サーバーを用いてデータ管理するため、サーバーの設置や構築、運用、保守に多くのコストがかかります。そのため、クラウド型のグループウェアがおすすめです。

クラウド型であればクラウドサーバーを用いてデータ管理するため、自社サーバーのコストがかかりません。定額料金のサブスクリプション方式となりますが、オンプレミス型よりは低コストです。また社内ネットワークを経由しないため、社内外問わず使えるのも魅力といえます。オンプレミス型とクラウド型の違いについて詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

グループウェアにおけるオンプレミス型とクラウド型の違いとは?

ポイント2:幅広い機能を持つものを選ぶ

グループウェアの機能は、製品によって様々です。先ほどご紹介した機能を兼ね備えているだけでなく、その他にも幅広い機能を持つものを選びましょう。いざグループウェアを使い始めると、社内コミュニケーション以外にも様々なニーズが生じるためです。

たとえば、勤怠管理機能を持つグループウェアなら、「勤怠管理がタイムカードで面倒」という課題も解決できます。クラウド型のグループウェアの多くは、後から利用機能を増やすことも可能です。導入前には、どのような機能があるか公式サイトで確かめましょう。

ポイント3:視認性・操作性の高いものを選ぶ

グループウェアのインターフェースも、製品ごとに異なります。画面が見づらい製品だと、確認作業に時間がかかるばかりか、誤解が発生することも。また操作手順が複雑な製品だと、多くの社員が使いこなせず、社内に浸透しないことも考えられます。

グループウェアを選ぶ際には、視認性・操作性の高いものを選びましょう。製品の公式サイトで、操作画面や操作方法を確かめることをおすすめします。場合によっては、資料請求や問い合わせを行うのも良いでしょう。

グループウェアを導入して、社内コミュニケーションを効率化しましょう!

今回は、社内コミュニケーションを効率化するグループウェアのおすすめ機能や、グループウェアを選ぶ際のポイントをご紹介しました。

テレワークは今後も増えていくことが予想されるため、グループウェアの重要性はより高まるでしょう。グループウェアには様々な製品や機能があるため、企業に合ったものを選ぶことが大切です。

これからグループウェアを導入する方には、「アイポ」をおすすめします。今回ご紹介した機能を全て兼ね備えたグループウェアで、1,700社以上の企業が導入しています。シンプルで使いやすいインターフェースが、人気の秘訣です。

アイポなら初期費用が一切かからず、リーズナブルな月額料金で手軽に導入できます。また、勤怠管理機能やプロジェクト管理機能なども利用でき、様々なニーズに対応可能です。社内コミュニケーションを効率化したい方は、ぜひアイポをご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

社員のモチベーションを維持し高める!コツや方法を公開
勝利へ導く営業組織の作り方とは?情報共有がカギ!
形だけではない?ロールプレイングとは営業に活かせるか

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。