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社内周知の重要性とスピード
世の中での働き方はいろいろな形に多様化が進んでいます。テレワークの加速が場所や時間といった概念を薄くしてきました。情報共有もディスカッションも、新たなステージに入ったといえます。
IT市場も競争が激化し、さらにスピード向上を目指すことが重要になってきたのです。
スピード向上のポイントとして、社内周知の重要性も注目されるようになりました。具体的な取り組みも広がってきているなか、どんなことが重要なのか理解度を高めていかなければいけません。
競争力の強化とスピードの向上
これまでのコミュニケーションは、1対1での情報のやり取りが一般的でした。IT技術が進み、多人数でのコミュニケーションが加速してきたのです。言葉でのコミュニケーションだけではなく文字や音声なども組み合わせできるため、IT技術が広がってきたのです。こうした技術が情報の社内周知にも役立ってきました。
連携効率も変わってきています。社内周知が進むことにより、水平方向での情報共有が進みました。横断的な連携にも役立つようになり、組織のスピードは一気に加速したのです。意思疎通の速度も向上し、組織を強化できるように変わってきました。
コストの削減にも役立ちます。例えば会議にITツールを活用したとします。移動などの手間や時間がかからなくなるだけではなく、移動や場所の確保などのコスト削減にもつながるのです。
スピードは経営のカギを握る
いま1単位時間かかる仕事があったとします。この仕事が1の利益を生み出すとしたら、1単位1利益という構図が成立するでしょう。もしも、0.5単位時間で仕事を片付けられるなら、仕事量は2倍にできるのです。例えば1単位時間で5つの仕事ができたとすれば、利益は5倍に広がります。
仮に1単位時間で2の仕事ができたら、利益は倍にならないとしても高い競争力を持つでしょう。ほかよりも早く仕事が終わるからです。利益につながらない仕事が残っていたとしても、効率化できれば負担にはならなくなります。
スピードを向上させることは、経営として大きなカギを握ります。スピードはさまざまな影響を生み出し、メリットを作り出すのです。スピードにはデメリットがありません。社内通知の速度も上がり、失敗などのリスクも下がります。効率化を推し進めるだけではなく、仕事の精度の向上にもつながるからです。
社内周知が変えるスピードに影響する問題
社内周知の徹底が進んだとします。情報の共有が加速してさまざまな問題を解決するのです。
例えば社内周知が徹底すると、情報や業務が個人に俗人化しにくくなるでしょう。だれかでなければできない情報や業務は効率化の足かせになるのです。社内周知されることで、だれもが対応できるように変わります。もしも、離職されたとしても、情報が陳腐化して利用できなくなることもないのです。社内の柔軟性を向上させられます。
社内周知が意思決定やトラブル対応の速度をあげます。情報は大事な判断材料となりますが、スピードを高めるためには、いつでも必要なときに検索できる体制づくりが重要です。判断の速度を向上させて、トラブルを早急に解決できる道を作れます。社内通知の徹底によって、情報特定までの時間の短縮にも役立つからです。
社内通知の重要性を高めスピードを上げるポイント
社内通知はただ通告するようなことだけではありません。ルールを明確にして整理しなければ効率が上がっていかないからです。目的も明確にしながら、利用方法を確立していく必要があるでしょう。
ルールの策定
社内通知によって効率化するためには、ルールを定めなければいけません。ルールが決まっていないと、情報の整理もできず、徹底した管理につながらないからです。
社内通知のポイントは、どのような方法で伝達するのか決めることからスタートすることにあります。ツールの種類を決めておけば、どこかで見落とすようなケースを防げますし、伝達のロスも減らせるでしょう。種類によってツールやグループ分けも決めておけば、重複の問題も軽減できます。
参加者の決め方もルールで決めなければいけません。いったいだれに情報を広げるべきなのか、コミュニケーションの要点となるのです。
現在の企業が抱えている問題はなにか、目的をはっきりさせることもルール付けに重要です。ルールをはっきりさせておけば、目的や課題からそれることがありません。なにがベストな方法なのか見落とさずに済むことからも、目的を明確にしなければいけないのです。
目的がはっきりすれば、スマホでアクセスできるなど利用方法の策定にもつながるでしょう。それだけ重要な意味があるのです。
社内通知と報連相
報連相は、ビジネスの基本として使われてきました。こうしたコミュニケーションを否定するような流れも生まれてきましたが、社内通知の重要性を考える上では報連相に注目しなければいけません。
そもそも報連相とは、報告・連絡・相談の三段階を指します。仕事において進捗の報告などは、状況を説明するために欠かせません。連絡はクレームなどのトラブル、決定事項などの周知徹底を意味します。正確に情報を伝えることが大事なポイントです。相談は自分自身で決定するのではなく、複数で判断することを意味します。アドバイスをもらうのも相談の大きな役割です。
仕事のなかで日々大きな情報を扱っていきます。これはどんな仕事でも変わりません。この情報は年々増大していき、やがて経営規模が大きくなればさらに加速するのです。この情報伝達がうまくいかないと、スピードに影響を与えます。報連相ができているだけで、多くの情報が共有されるからです。
クレームひとつを見ても、いったいどのような対応したのか知らなければあとの行動に影響が出ます。報連相ができていれば、重複した行動はとりません。顧客側としても、無駄な説明を繰り返すといったことで不信感を高められないのです。
つまり、報連相ができていれば必然的に情報の共有が進み、ビジネスのスピードが向上します。社内通知を徹底する場合にも役立つポイントなのです。
スピードを上げる社内周知のためのツール
社内周知の速度を上げてスピード感のあるビジネスにつなげるためには、ツールの選定が重要です。
ツールとして簡単なことはミーティングです。常に話し合いの場を作ることで、社内周知は効率化していくからです。目の前で話し合いをするだけではなく、ウェブ会議などでも同様の効果をあげられます。
ナレッジデータベースにも通じますが、ExcelやGoogleスプレッドシートも役立ちます。データ化しておくことでだれもが同じように情報を利用できるからです。これにより、社内通知の時間のロスをなくせます。
社内WikiやSNSも有効に使うといいでしょう。情報の発信からラグがあっても社内周知を進められます。スピードを上げるためにも情報のストックとして役立ってくれる方法です。ビジネスチャットなども同様の効果をあげられます。
社内周知への意識がスピードを変える
重要なことは意識の改革です。情報の社内周知を進めることで、ビジネスのスピードが変わることを意識しなければ、使いたいと思う人も減ってしまいます。
社内周知がうまくいくと、スケジュール管理にも違いが出てきます。情報は多くの人が触れられないと活用できません。スケジュール管理にも1人が進めているだけでは効果的に使えないからです。これもスピードを上げるために重要なポイントにつながるため、意識していかなければいけないでしょう。
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