「社内報」を定期的に発行して、社員へ情報発信している企業は多いですよね。社内報の内容は新人紹介や役員へのインタビュー、会社の時事ニュースなど様々です。社内報を効果的に活用することで、ビジョンの共有や社員のモチベーション向上などが期待できます。
社内報は、まだまだ紙の冊子で発行している企業が多いのではないでしょうか。しかし、冊子の社内報には課題が多く、あまり読まれないケースも少なくありません。せっかく発行するのであれば、1人でも多くの社員に読まれたいですよね。
読まれる社内報を作成するには、オンラインツールを活用するのが一番です。そこでこの記事では、冊子の社内報が抱える3つの課題や、オンラインで社内報を発行できるおすすめツールをご紹介します。冊子の社内報が読まれずにお悩みの方は、ぜひご覧ください。
目次
冊子の社内報が抱える3つの課題
冊子の社内報はじっくり読めるメリットがある一方で、様々な課題も存在します。まずは、冊子の社内報が抱える3つの課題について解説します。
課題1：全社員への展開が大変
当然ながら、冊子の社内報は直接手渡ししなければ社員に展開できません。社員や部署の数が多いと、それだけ社内報を展開するためにかなりの労力が必要となる課題があります。また拠点が離れているケースでは、社内報が発行されるたびに拠点間の移動が発生し大変です。
全社員の集まる定例会議などがあれば、そのタイミングで社内報を展開する方法は考えられます。しかし、最近ではリモートワークが広まっており、全社員が同じ会場に集まる機会は少なくなっているでしょう。結果として、社内報がそもそも手元に渡らない社員も出てきてしまいます。
課題2：読むのに時間がかかるため、スルーされやすい
冊子の社内報は、手に取って1ページずつめくって読み進めることになります。じっくり読めるメリットがあるものの、裏を返せば読むのに時間がかかりやすいとも言えるのです。ボリュームの大きい社内報だと、受け取っても軽く読み流してしまう程度の社員も多くなります。
最近では電子書籍が普及していることもあって、本をあまり読まない方も増えています。特に若手社員の中には、冊子の社内報を読むことを面倒だと感じる方も少なくないでしょう。結果として、自宅に持ち帰っても自分から進んで読むことなくスルーされてしまうことも。
課題3：冊子の作成に多くのコストや手間がかかる
読まれない原因ではありませんが、冊子の社内報を作成するためには多くのコストや手間がかかります。冊子を一部作成するだけでも複数の紙・大量のインクが使われる上に、印刷や製本にもかなりの労力が必要です。業者に依頼するにもそれなりのコストがかかりますし、やり取りの手間も生じます。
社員数が多ければそれだけ大量の社内報を発行しなければならず、コストは相当なものになるでしょう。極端な話ですが、どれだけ工夫しても読まない社員は少なからずいるものです。どうせ読まれないのであれば、余計な手間やコストはかけたくありませんよね。
気軽に読まれる社内報の作成には「社内SNS」がおすすめ
冊子の社内報には、様々な課題が存在するとお分かりいただけたかと思います。これらの課題を解決するには、オンラインで社内の情報共有やコミュニケーションを促進する「グループウェア」の活用がおすすめです。
グループウェアには多くの機能が備わっていますが、中でも「社内SNS」という機能が社内報のペーパーレス化に最適です。社内SNSを使うと、オンラインで全社的な情報発信が簡単に行えます。社内SNSを社内報の作成に利用する4つのメリットをご紹介します。
メリット1：オンラインで迅速に情報発信
社内SNSは、全社員がパソコンやスマートフォンから簡単に投稿をチェックできます。冊子のように手渡しが不要なため、迅速に社内報を展開できるのが大きなメリットです。社内報を展開するためだけに拠点間を移動したり集まったりする必要がなくなり、人件費の大幅な削減につながります。
社内SNSはオフィスにいなくてもスマートフォンから利用できるため、リモートワークの社員でも社内報を読むことが可能です。しかも社内SNSに社内報を投稿すると、各社員のパソコンやスマートフォン上に通知されます。そのため、見逃されることなく迅速に社内報を展開できます。
メリット2：誰でも手軽に読める
社内SNSで発信するオンライン社内報は、スマートフォンから手軽に読めます。冊子の社内報と違い手に取ってページをめくる必要がないため、本を読まない方でも抵抗なく読みやすいのもメリットです。
また、社内SNSにはファイルを添付する機能もあるため、展開したい画像や書類がある場合にも役立ちます。企業や組織のビジョンを共有したり、会社の時事ニュースを発信したりと様々な使い方ができ便利です。
メリット3：ペーパーレス化でコストや手間を削減
社内SNSにより社内報をペーパーレス化することで、冊子の社内報にかかっていたコストや手間を大幅に削減できます。一例として、グループウェア『アイポ』の社内SNSは1ユーザー月額100円から導入可能です。社員数が多くても低コストで社内報を発信できるのが大きな魅力といえます。
また、クラウド上でデータ管理できるため、自社サーバーの設置といった初期費用もかかりません。特別な導入の手間が不要なので、スピーディーに利用開始できるのも嬉しいポイントですよね。
メリット4：リアクション機能で交流が深まる
社内SNSには、投稿に対して「いいね」やコメントを付ける機能も存在します。冊子の社内報と違い、社員の反応をオンラインで手軽に確認できるのもメリットです。社内報の改善点についてもコメントで集めれば、次回以降のフィードバックとして活かせます。
社内報に対して付けられたコメントは投稿者のパソコンやスマートフォン上に通知されるので、社員の声をすぐにチェック可能です。もちろん、社内報に限らず落とし物の情報共有などにも使えます。投稿に対して社員の誰でも簡単にリアクションでき、交流を深めることにつながるでしょう。
社内SNSを活用して、読まれる社内報を効率的に発信しましょう！
今回は冊子の社内報が抱える3つの課題や、オンライン社内報として使える社内SNSについてご紹介しました。
社内報を上手く活用すれば、社員同士の信頼関係や一体感を強められます。それを実現するためには、やはりオンライン社内報の方がおすすめです。冊子の社内報に課題を感じている方は、ぜひ社内SNSの導入による社内報のペーパーレス化をご検討ください。
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