社内メールとは違う!ビジネスチャットのマナーを知ろう

近年、働き方改革に伴ってITツールを利用する会社が増え、会社内での連絡をメールではなくビジネスチャットを使って行う会社が多くなっています。ビジネスチャットはメールとは違い便利ですが、使い方やマナーを間違えるとトラブルになってしまう恐れがあり危険です。

そこで本記事では、メールとは違う、ビジネスチャットのマナーについてくわしく解説していきます。

ビジネスチャットを使う際のポイント

メールとの大きな違いは、気軽にやりとりができてコミュニケーションが取りやすい、情報共有のスピードが速くなるなどの便利さです。しかし、メールとは違うからこそ気をつけなければならないポイントがあります。1つ1つ確認していきましょう。

仕事上のやりとりであることを忘れない

気軽にやり取りができるというメリットがありますが、気軽さゆえにメールのような堅苦しさがなくなり、言葉遣いなど文章が疎かになってしまう場合があります。どれだけ気軽にやりとりができても、仕事上のやりとりであることを忘れないようにしましょう。

上司に対してだけではなく、同期や後輩に対しても注意しなければなりません。ビジネスチャットはメールとは違い、設定しておけば誰でもチャットを覗くことができるので、普段から注意しておく必要があるのです。

同期や後輩でも敬語を使う

同期や後輩と直接話をする時はタメ口であっても、ビジネスチャット上では敬語を使うようにしましょう。少しなら大丈夫とタメ口を使ってしまうと、そこから一気に言葉遣いが乱れてしまう恐れがあります。

ビジネスチャットはログ(時系列で記録、蓄積したデータ)が残るので、何かあった時に見返すこともあるということを忘れないでください。

メールとビジネスチャットを使い分ける

ビジネスチャットは便利ですが、社外でのやり取りやお客様に対してなどはメールを使う方が良い場合があります。メールは形式が決まっており失礼がなく、どんな相手でも安心して連絡をすることができるのです。

基本的にはビジネスチャットは社内でのやり取りに、メールは社外でのかしこまったやりとりに、という風に使い分けると良いでしょう。社外であっても、複数の人がやり取りする場合などはビジネスチャットの方が便利ですので、相手や状況に応じて臨機応変に使い分けることができれば、仕事の効率も上がるはずです。

定型挨拶は避けて簡潔な文章を心がける

メールでは「お疲れ様です」「お世話になっております」などの定型挨拶が必要ですが、ビジネスチャットでは使わないようにしましょう。定型挨拶を使ってしまうと、メリットであるコミュニケーションの気軽さや速さが損なわれてしまいます。失礼ではないかと気になる方もいるでしょうが、メールとはしっかり使い分けるためにも慣れるようにしましょう。

速さを意識する

メリットの1つに情報共有が速いという面があります。やり取りが気軽にできるからこそスピードが速くなり、効率や生産性を上げることにつながっていくのです。そのため、メッセージを受け取ったらできるだけ速く返信するようにしましょう。

すぐに確認ができない場合などは、「わかりました。確認しますので少々お待ちください。」などと送り、メッセージを見たことだけでも相手に速く伝えましょう。速さを求めてビジネスチャットを利用しているので、スピード感が求められるのです。メッセージの通知機能を上手く使うことをおすすめします。

グループを作って必要な情報だけを共有する

ビジネスチャットにはグループを作る機能がついているものがほとんどです。部署や話し合いの内容によってグループを作り、グループ内で適切な情報だけを共有することができます。不必要な情報が混ざってしまうと、判断が遅れたり話し合いの道筋が逸れたりしてしまう可能性があるので注意しましょう。

機能を利用して返信をわかりやすくする

返信機能には、返信先を設定できるものがあります。特定の人に返信する場合に使えば、他の関係ない人を巻き込むことがありません。また、スレッド機能という関連する投稿をまとめることができる機能を使えば、やり取りが長く続いた場合でも、後でまとめて確認することができるようになります。気軽に返信できるからこそ、返信の仕方にもマナーがあるのです。

機能を使ってメッセージに反応する

複数人が利用するビジネスチャットで報告のメッセージが来た場合は、「承知しました。」などと言葉で返信せず、「いいね!」やスタンプなどの機能使って反応するようにしましょう。機能を使って反応すれば、報告メッセージを送った人にはメッセージを確認したことが伝わりますし、無駄にチャットが長引かずに済みます。ただし、上司の場合は失礼になる可能性もあるので、よく確認してから行うようにしましょう。

絵文字を上手に使う

絵文字が使えるものがあるのも、メールとは違うところです。文面だけでは相手の感情がわからないので誤解しやすく、冷たく感じてしまうこともありますが、それを防ぐためにも感情がわかりやすい絵文字を使うことは効果的です。ただし、それでも仕事上のやり取りなので、絵文字の使い過ぎには注意が必要です。

ビジネスチャットの基本的なマナー

ビジネスチャットのポイントについてお伝えしましたが、連絡をする際のマナーも知っておく必要があります。ビジネスチャットならではのマナーを確認し、社会人として恥ずかしくないように実践しましょう。

気軽にやり取りができても送る時間帯は考える

気軽さ故にいつでもメッセージを送ってしまいそうになりますが、メールと同じようにメッセージを送る時間帯には注意するようにしましょう。早朝や深夜、休日を避け、相手が勤務中にメッセージを送ることがマナーです。ビジネスチャットだからこそ、速く返信しなければならないという感覚になり、相手にプレッシャーを与えてしまう可能性があるのです。

長文ではなく簡潔に結論を伝える

メールにも同じことが言えますが、ビジネスチャットだと特に簡潔さが求められます。長文だと読むことに時間がかかりますし、それだけの返信もしなくてはなりません。やり取りが活発になれば話もスムーズに進んでいくので、簡潔に結論を伝えるように心がけましょう。伝えたいことが複数ある場合には、文章も複数回に分けることをおすすめします。

情報漏洩に注意する

やり取りが気軽にできるので、メールのように文面を何度も確認するなどの作業が疎かになってしまう傾向にあります。その結果、個人情報や会社の情報など、重要な情報を漏洩してしまう恐れが高くなってしまうのです。情報漏洩のリスクが高いことを肝に銘じ、取り返しのつかないことにならないよう注意しましょう。

ビジネスチャットと一緒に使うと便利な機能とは

一緒に使うと便利なのは「タスク・スケジュール管理機能」です。タスク・スケジュール管理機能とは、やるべきことを管理する機能で、やるべき仕事をリストアップしたり、進捗状況を把握したりするのに役立ちます。

仕事が完了したことや確認したことを報告する場合に、ビジネスチャットで「仕事が完了しました。」「確認しました。」と報告をしなくても、タスク・スケジュール管理機能で完了、確認したことを伝えられるので、より手間を省くことができます。
社内の効率化を図る目的でチャットの導入を検討している方は、この機会にぜひグループウェアの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

グループウェアのビジネスチャットのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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