導入前に知りたい！社内の情報共有ツールをクラウド化するメリットとは？

社内で扱う情報データがますます高度化、高容量になるなか、従来のメールやExcelなどのツールだけではスムーズな情報共有が難しくなりつつあります。
いまでは、「ファイルが重すぎて送信に時間がかかる」、「ファイルに対応するソフトがない」といった事例も珍しくありません。

そこで、社内の情報共有ツールをクラウド化してみるのはいかがでしょうか。
クラウドサービスを利用することで情報を一元管理できたり、社内のコミュニケーションがスムーズになるため、業務効率化に大きな役目を果たします。

今回は、社内の情報共有ツールをクラウド化するメリットや注意点などをお伝えしていきます。

1 社内の情報共有ツールをクラウド化することで業務効率化を実現
2 社内の情報共有ツールをクラウド化するメリット
3 クラウド情報共有ツールの種類
4 社内で情報共有ツールをクラウド化する際の注意点
5 まとめ

社内の情報共有ツールをクラウド化することで業務効率化を実現

クラウド化とは、社内で整備されているサーバーおよびソフトウェアを、Web上でサービスを提供するサービス会社のサーバーやソフトウェアに移行することです。情報共有ツールをクラウド化することで、既存のWebブラウザなどから一括してサービスを利用することができます。

総務省の調査した「企業におけるクラウドサービスの利用動向」によると、一部でもクラウドサービスを利用している企業は58.7%。
また、MM総研の「国内クラウドサービス需要動向調査」によれば、2018年度から2024年度までに国内クラウド市場は2.5倍ほど成長する予測を発表しています。よって、情報共有ツールに限らず、今後はますます社内設備をクラウド化する流れが一般化してくることでしょう。

では、社内の情報共有ツールをクラウド化することによってどのようなメリットがあるのでしょうか。

社内の情報共有ツールをクラウド化するメリット

社内の情報共有ツールをクラウド化するメリットは、次の通りです。

社内の情報共有に関する業務を削減できる

まず、社内の情報共有ツールをクラウド化することによって業務効率化を実現できることがメリットの一つです。

たとえば従来の情報共有ツールを使っていた場合、次のような問題を抱えていることも多いのではないでしょうか。

データ容量が大きすぎるので分割して送信する手間が発生する
本社と支社で利用するアップロードソフトやファイル種類が統一化されていない
メールソフトしか使っていないので社内全体へ情報を共有するのが難しい

上記のような情報共有の問題点は、クラウドツールを導入することで解決ができます。

共有するファイルは容量無制限または大容量で送信することができ、ファイルの種類を統一することも簡単です。また、個別でメッセージを発信できるほか、情報を一斉に送信することもできるなど柔軟性にも優れています。

情報共有で発生するミスや漏れを防げる

情報共有ツールを使う場合に起こりがちなことといえば、ミスや漏れではないでしょうか。たとえば、メッセージの送信リストから担当者の名前が抜けていた、受信するメールが多すぎて重要な情報を見過ごしていた、などのケースが当てはまります。

そこで、社内の情報共有ツールをクラウド化することにより、上記のようなミスや漏れを防ぐことが可能です。

情報共有を行うチームやグループは、あらかじめ一度だけ範囲を設定しておけば済みます。また、チャット機能を使えばグループ内のメッセージや情報を一つの場所にまとめることができたり、既読や未読などの確認も容易に行うことができます。

情報を容易に保管・管理できる

社内の情報共有ツールをクラウド化することで、情報の一元管理が可能となります。

社内で情報共有をする際は、必要な情報をアーカイブから探さなければなりません。仮に売上管理用のExcelファイルが必要であれば、経理専用のフォルダから時間をかけて探す必要があったり、日報やマニュアル資料が必要で紙に印刷することもあるでしょう。

情報共有ツールを使うと、上記のような煩雑な作業は必要ありません。
顧客情報や売上管理、各種マニュアルなど、情報共有に必要なデータはクラウド上に保存しておけるため、一つのソフトから簡単に検索・参照が可能です。

リモートワークやサテライトオフィスにも対応できる

クラウド用の情報共有ツールを使うことで、リモートワークやサテライトオフィスなど多様な働き方に対応できます。

自宅やサテライトオフィスなどで仕事をする場合、設備が整っていないせいで特定のツールが使えないことも珍しくありません。たとえば、社内でしか使えないような専用の情報共有ツールを使っていたとすると、社外で仕事をするときに対応しづらくなります。これでは、働き方の多様化による業務効率改善目標を達成することは困難です。

一方、クラウドソフトはインターネット環境とログイン情報だけでツールを利用できます。働く場所にかかわらず情報共有が行えるため、働き方改革には必須のツールといえるでしょう。

クラウド情報共有ツールの種類

一口に情報共有ツールといっても、クラウドサービスのなかにはさまざまな種類が存在します。そのため、クラウド情報共有ツールの種類を理解し、自社に最適なものを選ぶことが大切です。

ここでは、クラウド情報共有ツールの種類を簡単に紹介していきます。

文書管理システム

文書管理システムとは、デジタル化した文書を効率よく保管・管理するサービスです。

あまりにもデジタル文書が多くなってくると、パソコンに保管しておくだけでは情報を取り出す際に時間がかかってしまいます。会社の規模が大きくなるに従ってフォルダの構造も複雑になってくるため、徐々に管理業務も非効率的になりがちです。

文書管理システムも同じようにデジタル文書を保存していきますが、検索機能が優れているので、簡単に欲しい情報をピックアップすることができます。

プロジェクト管理システム

プロジェクト管理システムとは、チームで進行しているプロジェクトや個々のタスクを管理するためのサービスです。

従来は付箋や手帳、Excelなどを用いてプロジェクト管理を行うことが主流でしたが、そうした情報をすべてクラウド上で共有することで、誰でも一目見ただけでプロジェクトや個々の進捗状況を把握することができます。

オンラインストレージサービス

オンラインストレージサービスとは、情報共有に必要なデータをすべてWeb上に保管しておけるサービスです。

社内のファイルを一元管理するのに役立ち、権限の設定などによって細かくアクセス制限を行うこともできます。

また、保存したファイルをクラウド上で共同編集することも可能です。たとえば、離れた場所にいる複数の社員でビデオ会議を行っている間に、会議に必要なドキュメントを共同で編集・加工するようなことができます。

Web会議システム

Web会議システムとは、遠隔地にいてもWeb上で会議やミーティングができるサービスです。

資料の共有や動画配信などにも対応しているため、高価なプロジェクターを買う必要もありません。さらに会議室を用意する必要もないため、会議にかかわるコストを大幅に抑えることができます。

スマートフォンやタブレットに対応したサービスが多いため、場所を選ばずに会議を開催できる点もメリットです。

社内SNSツール

社内SNSツールとは、TwitterやFacebookなどに似たSNSツールを導入して社内コミュニケーションを促進させるサービスです。

内蔵されているチャット機能を使えば、メールよりも簡単にコミュニケーションができるほか、普段はメールで送信する日報をSNSのタイムライン形式で情報発信が可能です。

グループウェア

グループウェアとは、上記でお伝えした文書管理システムやプロジェクト管理システムなど、複数の機能がセットになった情報共有ツールです。

スケジュール共有やワークフロー管理、ファイル共有・検索、チャット・ビデオ会議などの機能が搭載されているため、社員数が多い企業に向いています。

社内で情報共有ツールをクラウド化する際の注意点

最後に、社内で情報共有ツールをクラウド化する際の注意点を、3つのポイントに絞ってお伝えします。

事前に情報共有ツールを使うルールを定める

情報共有ツールをクラウド化する際は、あらかじめ利用するときのルールを決めておきましょう。ルールが定まっていないと、利用者によっては確認不足が発生したり、保存するファイルの種類が統一されていないなどの問題が起こりがちだからです。

たとえば、「メッセージを確認した後は確認済の項目へチェックを付ける」など、作業内容ごとに細かくルール付けを行っておくと良いでしょう。

ツールの導入・使い方などを周知徹底する

情報共有ツールをクラウド化する前に、導入の目的や使い方などを社内で共有しておくことが大切です。

一例を挙げると、社内会議や研修を開く、シミュレーションを行うなどの方法があります。事前に上記のような準備をしておかなければ導入後に社内が混乱する恐れがあるからです。

また、SNSやチャットツールを導入する場合、社員がプライベート感覚で使ってしまうことも珍しくありません。そのため、業務効率化や生産性向上など、目的を明確にしておくことも重要といえるでしょう。

社内でもセキュリティ対策を心掛ける

情報共有ツールにかかわらず、クラウドソフトを使うときはセキュリティ面に注意が必要です。

クラウドソフトはサービス提供会社のサーバーを利用するため、セキュリティ対策が他社の基準に依存してしまいます。よって、セキュリティ対策に重点を置くクラウドサービスを選ぶようにしましょう。

また、社内でもセキュリティ対策を心掛けることが大切です。パスワードの設定一つとっても、適当に設定すると情報漏洩のリスクが高まるため、ログイン情報の適切な管理・設定が求められます。

まとめ

社内の情報共有ツールをクラウド化することで業務効率化を実現できる
クラウドサービスを利用するメリットは、情報共有の省力化や一元管理などがある
さまざまなクラウドサービスから、目的や用途に合った情報共有ツールを選ぶことが大切

【メタディスクリプション】
クラウド化とは、社内ではなくサービス会社のサーバーやソフトウェアを利用することです。情報共有ツールの場合、メールやチャット、プロジェクト管理などがWebブラウザ上で利用でき、業務効率化に役立ちます。今回は、社内の情報共有ツールをクラウド化するメリットについて詳しくお伝えしていきます。