情報共有で社内の仕事をスムーズにする方法

組織で仕事をする上で、社内の共有の備品を使う機会はよくあることだと思います。もし、それを使おうと思ったときに使用できなかったり、備品自体がどこにいったか行方知らずになったりすると、業務の進行に影響が出たりします。

備品管理は当たり前のように感じますが、それを共有することが重要性が非常に大事です。備品のあるなしで、打ち合わせのスケジュールを考えたり、仕事の工程を調整したりなど、ある種備品ありきで、仕事をしている機会が多いと思います。企業ごとに備品の管理はそれぞれの方法で行われいますが、今回の記事では、インタビューを行った企業から備品管理の問題点とその解決策を紹介します。

エクセルでは特定の社員しか備品を管理できない

今回インタビューした企業は、社員が数十名ほどの通販専門の広告代理店です。企業で、本社と地方の支社があり、社内で作業する社員と社外に出る社員で分かれています。その為、社内で作業する社員が基本的に備品や会議室の手配をしていましたが、複数人の社員から依頼されるとエクセルの入力にラグがあり備品の管理がリアルタイムで行えていないことがありました。さらに備品の管理をする社員は別の業務を抱えているので、連絡が入るたびに作業の手を止める必要性がありました。

どのような備品管理を行っているか

こちらの会社では、事務専門の社員がその都度エクセルで備品の管理から会議室の管理を行っていました。社外で作業をしている社員から予定の確保を依頼される際は電話での応対がメインとなっていましたが、その事務員が別の電話に出ている場合は他の社員が代わりに電話で対応をし、伝言を残すといった流れになっていました。しかし繁忙期にも同様の対応していたので、エクセルへの記載漏れがあり、会議室がダブルブッキングしてしまったことがありました。
このようなことから、アナログでの管理により業務に支障が起きてしまいました。

複数の業務が同時に進行していることで、備品や会議室の管理を一元管理をしていないが故にトラブルが発生してしまうリスクを孕んでいるのでした。
トラブルの発生により、余計なコストや調整が生じてしまい結果として業務効率の低下を招く結果となってしまっていました。

クラウドにすることで分かりやすい管理とヒューマンエラーの回避を

クラウドでの管理であればネット回線がつながっている状態ならどこでも確認することが可能です。これまでは一人の社員が管理をしていたことが、社員全員が会議室の空き状況の確認、備品の使用可否などクラウド上で確認できるようになります。結果として特定の社員の負担は軽減され、ヒューマンエラーの回避にもつながります。

社員全員がクラウド上で予定を確認できることにより、リアルタイムでの確認が可能となり、電話による取次も不要となり、社員それぞれが入力できることにより、それまで管理を担当していた社員も本来の業務に集中できるようになり、効率的な働き方をすることができるようになります。
クラウド上にシステムを作成することにより、仕事の効率化、リスク回避など効果が非常に大きくなりました。

グループウェアの働き方改革のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

ナレッジマネジメントで業務効率化を図ろう!事例や注意点も解説
導入企業増加中のビジネスチャットの機能とメリット・デメリットとは?
仕事に欠かせないスケジュール管理のメリットやポイントとは?

1分で登録完了。無料お試し終了後、自動的に課金されることはありません。