社内で情報共有がスムーズでないデメリットと改善の課題とは?

ネットやツールの発達により、情報が駆け巡るスピードが格段に上がりました。
最新情報をつかむことで新しいアイデアや作業効率化を実現しやすくなる一方、情報弱者がもつリスクも浮き彫りになってきています。

特に、社内での情報共有に課題を抱えるところも少なくありません。

「うちの会社(部署)は大丈夫だ」と思っていても、情報共有の課題に気づけていない可能性があるかもしれません。

社内の情報共有がスムーズではないことのデメリット

まずはシンプルに「社内の情報共有がスムーズでないことのデメリット」を確認しましょう。また、情報共有がスムーズでない原因と課題も把握し、後述する対策を取り入れる参考にすると、情報共有の課題が分かりやすくなります。

情報共有が非効率だと作業効率も比例してダウン

各部署やメンバーに伝達しなければならない情報があるけれど、情報が整理されておらず情報を探し始めることはありませんか?

  • 大量のメールで埋もれてしまった
  • 伝達事項が記載されている書類を誰まで読んだか分からない
  • 誰がデータを持っているのか聞いてまわる
  • どの社員が資料を受け取っていて、どの社員が受け取っていないかわからない

メール・書類・資料を各社員で保管・整理している場合、他の社員や上司が確認したい時に「誰が持っているのか?どこにあるのか?」確認することから始まることも少なくありません。そこで無駄な労力と時間が発生していることに気づきましょう。社内の情報が整理されていれば、スムーズに資料を確認し次の作業へ移れます。資料を探すために他の社員の手を止めずに済むでしょう。

情報管理のための会議や報告会などミーティングが多い

社内の情報管理・情報共有において会議や報告会は重要だ、というのが日本企業の一般的な認識ですね。ただ、海外企業からすると「日本は会議や報告会が多すぎる」というイメージが現状です。これは、時間を有効活用できていない、作業効率をダウンさせる原因と捉えられています。

そのため、海外ではグループウェア機能を駆使した社内SNSや、オンラインミーティングでのミーティングがメインです。ミーティングのたびにわざわざ1箇所へ集まるのは時間的にも作業効率的にも無駄が多いと、合理的なスタイルとなっています。社内で行なっている会議や報告会など、情報共有と管理の場は大切です。ただ、オンラインや社内SNSで解決できるものがあるのではないでしょうか?

クレーム対応やミスへのカバーが遅れる

ミスやクレームが発生した時、即時にメンバーや部署内・社内で情報共有されるのがベストですよね。例えば取引先からクレームが届いた場合、クレームについて知らない社員が電話対応すると先方は「クレームについて社内で情報共有されていないのか、このクレームは社員で周知するべきものとは捉えられていないのか?」と、心象が悪くなりかねません。

また、クレーム対応の方向性について情報共有がないと「どう対応すべきなのか?」と、社員の精神的負担も大きくなります。社内の情報共有がスムーズだと、クレーム対応やミスへのカバーで統一性を図りやすく、スピーディーな解決に繋がるのです。これまでにクレーム対応やミスへのカバーで情報共有が徹底されていないなら、重要な課題ととらえるべきでしょう。

社員のスキルアップや研修で無駄な時間が発生する

社員の育成は会社の利益向上に欠かせません。ただ、指導する側の社員でこんな会話をしたことはありませんか?・今日の研修は誰がどこまで進んだ?・研修で使う資料、誰が持ってる?研修は指導する側が準備を万全にしていなければ、もたついて無駄な時間や労力が生まれかねません。

研修の準備から進行、仕上げまで一貫して情報共有が抜けてバタバタしてしまうシーンがあるのではないでしょうか?また、ノウハウを持つ社員に頼りきりで業務がストップした経験はありませんか?

  • Aさんのノウハウでなければ業務が進められない
  • Bさんが情報を持っていて共有できておらず作業がストップしている

ノウハウも情報共有することで社員のスキル底上げに繋がりますし、情報共有ツールなど活用して業務をストップさせずスムーズに進行できる環境を整える工夫が必要です。

情報伝達の方法が甘くミスが発生している可能性

例えば情報共有を口頭で伝えていた場合、一方は伝えたつもりでも一方が「聞いていない」となった経験はないでしょうか。また、メモや付箋を使って情報伝達した場合も同様の行き違いが発生しかねませんし、電話でも聞き間違いや伝達ミスのリスクがあります。

このような伝達ミスによるトラブルは、社内の人間関係にも影響しかねません。
確実に回避したいですよね。社内の情報共有の方法について、今一度見直してより良いものへシフトすることで、伝達ミスによるトラブルは確実に減らせます。
内部分裂のリスクを減らすためにも必要な工程でしょう。

社内の情報共有をスムーズにするための課題

それでは、社内の情報共有をスムーズにするためのポイントをあげていきます。
作業効率化や生産性UPのための課題として、改善策を取り入れてみてください。

情報共有がいかに重要か周知させる

社員の中には情報共有の重要さについてピンときていない人がいるかもしれません。

  • 共有しなくても自分一人でどうにかなるだろう
  • 特にメリットが感じられないから聞かれたらでいいか

社員一人ひとりも人間ですから、自分にメリットがなければ必要性を感じられないもの。管理職や経営陣は、情報共有のメリットについて取引先にプレゼンするように重要性を説きましょう。

  • 情報共有することでミスやトラブルの回避に繋がること
  • 作業効率が上がり残業を減らせる可能性があること
  • クレーム対応など自分が求める情報を得やすくなること

具体的かつ明確に提示してみてください。

手間がかかる情報共有の方法から手軽なものへシフト

社員が情報共有の重要性を認識しても、従来のような手間がかかるメールや伝達ミスのリスクがある口頭・電話だと、社員の負担が大きくなってしまいます。
リアルタイムに共有できずに行き違いでミスが発生する可能性もあります。

例えばAipoのようなグループウェアで社内SNSを充実させると、手軽な情報共有の手段として社員は有効活用できます。社内SNSは資料やデータの共有から報連相まで、プライベートで使っているSNSと同じような操作でメッセージを送れるので、情報共有における負担も軽くなるでしょう。

情報共有のルールをあらかじめ決めておきましょう

社員へ情報共有の重要性を認知させ、簡単に使えるツールを導入して…さらにその先をイメージしてみてください。社員の中には

  • どこからどこまで情報共有したらいいの?
  • 不要な情報までメッセージしてうざがられないだろうか?

と迷う人も出てきます。この迷うという過程も精神的負担になるので、あらかじめ情報共有のルールを決めておくことをオススメします。

  • 情報伝達した証拠を残しておくべきもの、何度も見直す可能性がある情報は共有する
  • 周知が必須なものとそうでないものをある程度仕分ける
  • クレーム対応など他社員にも参考になりそうなものは共有する

など、指標となるものを提示しておくのです。作業効率化を促す手段である情報共有で、社員が悩んで無駄な労力を割かずにすむようなルールがあれば、情報共有への積極性を生みやすくなります。

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