情報共有がカギを握る!営業の効率化へ向けたツールの選択

2021/04/04

情報の共有は、業務の効率化には欠かせません。しかし、営業の効率化に役立つのはわかっていても、なかなかうまく導入できていない例も多いのです。営業が抱える独特の問題もあり、どのように解決していくかが効率化を進めるうえで重要になります。

どのような理由があり、効率化に向けてツールを導入するのか、社員にも理解してもらうことが大切です。この意識の共有こそが、営業の効率化へ向けた第一歩になります。

営業に情報共有が必要な理由

営業活動の中で、情報ほど重要なものはありません。その情報が、営業を成功に導く条件になるのは、誰もが理解している点です。情報を共有できれば、それだけ効率化も進められます。だからこそ、もっと細かくどんな点が必要なのか、落とし込むことが必要です。

営業戦略構築に役立てられる

営業展開にあたって、どのような情報源をもとに戦略構築を進めるか、今後の成功を左右するポイントです。相手の情報だけではなく、商品やサービスに関しても、積極的に共有しなければいけません。

情報は生き物であり、今日の情報が明日使えるとは限りません。情報を知り得た段階から陳腐化が始まるため、常に鮮度の高い情報が欠かせないのです。こうした情報を全体で把握できれば、立てられる戦略も変化があります。ほんの少しの情報の漏れが、営業展開の足を引っ張るケースもあるため、情報の共有が欠かせません。

情報共有がノウハウの共有につながる

情報共有は、単に言葉を伝え合うだけではありません。そこに何があるかが重要です。特にノウハウが隠れている場合には、いかに共有できるかで、営業展開が変わります。

こうした営業情報は、個々で抱えているケースが大半です。情報共有できれば、あまり慣れていない人もレベルをあげて取り組めるきっかけになります。情報共有が後押しして応用に発展させやすく、効率的な展開が期待できるのです。

ノウハウは公開しないのが営業の鉄則とされてきましたが、これでは効率化は進みません。全体の利益向上という面でも、情報共有が欠かせないのです。

ツールで情報資産の活用を促進

情報を資産とするためには、知るだけでは意味がありません。情報蓄積し、必要とする人が必要とした時に引き出せることが、効率化に求められます。そのためには、口伝などではできません。伝わってはいきますが、いつでも必要な時に引き出せないからです。

効率化するために、現在ではツールを使い、情報蓄積を進めます。グループウェアを活用するのは、誰でも簡単に情報蓄積ができるからです。情報も集めるだけではなく、分類で使い勝手が変わります。利用しやすいグループウェアを活用すれば、こうした分類も強力に後押ししてくれるのです。

営業活動の最適化へ

営業活動は、集団よりも個の能力に頼る部分があります。当たり前のように展開されていましたが、個人の能力に依存した分だけばらつきが大きく、最適化できません。競争という部分では有効ですが、組織としてみれば、非常にもろい状態です。

重要なのは、個々の成績ではなく、全体の利益だからです。ひとりが成績を上げても、全体で赤字なら、意味がないでしょう。もしも、そのひとりに何かあり、成績が振るわなくなったら、共倒れしなければいけないからです。経営とは、スタンドプレーで成り立つわけではありません。

営業活動を最適化させるためには、グループウェアのようなツールが必要です。
誰でも利用しやすい設計で、クラウド化により、どこでも利用できる環境も後押しします。リアルタイムでの利用が、最適化を促進するのです。

ツールに求められる営業の情報共有のポイント

営業活動に生かす情報共有は、どんなツールでもいいわけではありません。活用できるツールを選ばなければ、まったく活用されずに終わるからです。情報共有をスムーズに促進するために、検討材料を積み重ねていかなければいけません。その条件をはっきりさせることが、失敗を防ぐ大事なポイントです。

ツールを導入する理由

どんな場合でも、ツールを導入するとなれば、何かしらの理由があります。この理由は、現状の問題点であり、解決する方法としてツールが選ばれたはずです。選定の段階で失敗したのは、理由が明確でなく、ずれた部分をターゲットにしていた可能性があります。

要件定義の段階となりますが、必要なことはすべてたたき出し、クリアできるか検討しなければいけません。営業に特化したツールもありますが、グループウェアなどでカバーしたほうが問題をクリアできる可能性が高いのです。これもツールの共通的フォーマットが生きる部分であり、個別に性能の高いツールを選んだとしても、結果的に足を引っ張る可能性も出てきます。

スケジュールと進捗情報

営業を最適化し効率的な展開へと導くためには、スケジュールと進捗情報管理が必要です。どのようなスケジュールで活動しているのか、進捗状況を共有できると、次の一手がうちやすくなるからです。どのようなアプローチをするのか、そのための情報蓄積が欠かせません。

これに伴い、いったいいつまでに情報を入力するのか、はっきりとさせる必要があります。こちらのスケジュールもしっかりと管理しておかなければ、そのままにしてもいいという判断ができあがってしまうのです。しっかりとした運営ができなくなるため、ルールとしての整備が必要になるでしょう。

成功につながるノウハウの蓄積

とても大きな問題点ですが、ただ情報の蓄積を繰り返しても、営業効率にそこまで影響を与えません。大事なことは、ノウハウの蓄積です。どんな方法で実績をあげられたのか、この情報の蓄積を進めなければ、効率化になりません。問題は、そのノウハウを提出する価値です。

営業にとって、ノウハウとは自分の武器そのものです。この武器を公開すれば、自分が活用できなくなる、または優位性を失うかもしれません。これが最も大きな障害となるため、どのような枠組みを作りノウハウを蓄積できるか検討が必要です。

インセンティブが必要

ルール作りの中で大事なポイントになるのが、インセンティブです。営業にとって、大事な情報資産の共有は、それぞれにメリットとデメリットが生まれます。
特に多くの情報を提供する立場になると、デメリットのほうが大きくなりがちです。これをカバーできるのは、インセンティブしかありません。

情報を共有する代わりに、給料や評価に反映させるといった枠組みは必要です。
実際にはこれだけで情報共有は進まないため、導入前に事情の説明と説得は必須といえます。スムーズな情報共有の体制を作るのが、営業効率をアップさせる条件であり、それぞれの心情的な部分まで配慮したほうがいいでしょう。それほど営業の担当者は、情報共有したがらないものだからです。

営業の情報共有にはグループウェア

ルールなど枠組みがしっかりできあがったなら、グループウェアを導入して情報共有を進めるのがポイントです。情報はできるだけ早く共有しなければ、意味がありません。特に営業の情報は、常にアクセスできる環境が必要であり、グループウェアのようにリアルタイム性のあるツールの導入が向いているのです。

スケジュール管理などもグループホームなら簡単にできます。同一プラットフォームの恩恵もあるため、営業の効率化を強力に後押しするのです。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

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