連絡事項を社員全員に情報共有して確認してもらう

2021/01/28

社内連絡を社員全員に周知させられず、悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。特に社員が増えれば増えるほど、社内連絡を確実に行き渡らせるのは難しくなるでしょう。

もし連絡が行き渡っていなければ、時間・労力などのコストが無駄になることもありますし、場合によっては顧客に迷惑をかける場面も出てくるかもしれません。

働き方改革が重視されるこの時代、「情報共有の最適化」は喫緊の課題とも言えるでしょう。

今回は「社内の情報共有」に課題を感じる企業にインタビューを行いました。そこで浮き彫りとなった連絡共有の課題や、解決策を紹介します。

情報を見逃し、生産性が下がった事例も

今回は特許戦略コンサルティング会社にインタビューを行いました。

こちらの企業が抱える悩みの1つが「社内連絡が、社員全体に行き渡らないこと」です。

何か連絡がある際は、メールや共有ホワイトボードを通じて行っているのですが、連絡を見逃してしまう社員も少なくないそうです。

連絡が行き届かなかったのが原因で、以下のようなミスも発生しました。

  • とある従業員が「〇月〇日の〇時に停電」といった社内連絡を見逃し、PowerPointのデータを保存しておらず、作業が水の泡になった
  • 会議中止の連絡が行き渡らず、資料を無駄に用意してしまった

また社員が出張の場合、社内のパソコンを持ち出せなかったり、ホワイトボードを直接確認できなかったりする関係で、円滑に連絡が伝わらないケースも考えられますね。

メールとホワイトボードを用いるも、確実な周知には至らなかった

今回インタビューした企業は、主に以下の方法で連絡共有をしています。

  • メール
  • 共有ホワイトボード

時には口頭での連絡共有も行っています。

メールでの社内連絡は、官公庁や顧客からのメールに埋もれてしまう場合もあるため、完璧に周知させるのは難しいですよね。

またホワイトボードでの連絡も、ボードの情報が古い場合も考えられますし、社外にいる人はわざわざ会社に戻ってこなければ確認できません。

最新の連絡を埋もれさせることなく、かつ場所を問わず社員に知ってもらうためには、どのような手法を用いたら良いのでしょうか。

グループウェアを用いて、確実に連絡を行き渡らせる

社内連絡を確実に周知させたい場合は「グループウェアの利用」がおすすめです。グループウェアとは「業務効率化ツール」であり、以下のような機能が備わっています。

  • 掲示板
  • 共有カレンダー
  • チャット
  • ファイル共有
  • ワークフロー
  • タスク管理

例えばグループウェアの共有カレンダーや掲示板に、社内の連絡事項を加えることで、目立つ場所に表示できたり、通知が届いたりします。

メールでは連絡が埋もれやすいですが、グループウェアの場合は連絡を見逃すリスクを減らせるのです。

またグループウェアはアプリとして使えるサービスもあるため、スマートフォン1台あれば、場所を問わずに連絡を確認できます。

外出先でも随時連絡を確認できるため、わざわざ会社に戻って連絡を確認する手間もなくなりますよ。

もちろん日々のオフィス内の業務だけではなく、テレワークとの相性も抜群のため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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