非効率なメールのやり取りを減らすためには

メールは、今や仕事の必須ツールとなっていますよね。使っていない企業を探すのが難しいほど、どこの企業でも日常的に多くのメールが飛び交っています。

しかし、メールは受信内容を確認するのも、送信するのも時間がかかりやすいものです。特に社員の外出が多い職場ではメールでのやり取りが増えやすく、実業務の時間を圧迫しやすいといえます。

今回は、メールでのやり取りが多いと感じている企業にインタビューしました。そこで明らかになった、原因と解決策をご紹介します。

外出している弁護士とのメールでのやり取りに時間がかかる

今回インタビューした企業は弁護士事務所で、裁判に向けての手続きやお客様相談を行っています。

お客様からの電話応対は事務局員が行いますが、仕事柄、担当の弁護士が外出していることも多いのです。すぐに担当の弁護士が戻ってくれば折り返し連絡できますが、しばらく会社に戻って来られない場合など、すぐに対応できないこともあります。

この場合は、事務局員がお客様の相談内容をヒアリングし、メールで担当の弁護士に連絡します。そして、いつ頃対応できそうかなど担当の弁護士と相談するのです。

しかし、このやり取りの頻度は多く時間がかかるため、事務局員・弁護士ともに負担が大きくかかってしまいます。その結果、先に対応すべき仕事のスケジュールに影響が出ることもあるそうです。

メールのやり取りは確認の手間が大きい上に、誤送信のリスクも

こちらの企業では、弁護士が長期間不在の場合メールでやり取りしている、とのことでした。

お客様相談の電話が来たとき、担当弁護士の状況を確認します。すぐに対応できない場合はお客様から相談内容をヒアリングし、その内容を担当の弁護士にメールします。その後、対応方針が固まるまで何往復かメールのやり取りが行われます。

メールには件名や宛先(TO/CC)など複数の入力項目があり、逐一入力内容を確認しなければなりません。やり取りが何往復も続く場合、これはかなり手間がかかります。また、手違いで宛先を間違えてしまった場合、メールの誤送信となってしまい、情報漏洩の恐れがあるのです。

さらに、メールはさまざまな業務連絡が1つの受信トレイに届きます。そのため、受信数が多いと埋もれてしまい見逃す恐れもあるのです。

グループウェアのチャット機能で、やり取りの時間を大幅カット

グループウェアのチャット機能を使うことで、メールのやり取りにかかる無駄な時間を大幅に削減できます。

グループウェアだと1対1のやり取りも、グループでのやり取りもクラウド上で行えます。パソコンはもちろんスマートフォンからでも確認できるため、外出中でも問題なくやり取り可能です。

また、チャット機能にはCCや件名といった入力項目がなく、本文を入力するだけでやり取りできます。そのため入力確認の手間がメールに比べて格段に少ないため、スピーディーにやり取りが行えるのです。しかも、誰とやり取りしているか一目でわかるので、誤送信も防げます。

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