社内活性化に社内Wiki!どのような活用方法がある?

2022/08/31

社内活性化につながる社内Wikiの活用方法

情報共有は、経営の効率化に欠かせないポイントとなりました。特に社内情報の共有は、社内活性化に欠かせない要因となったのです。そのカギを握るのが社内Wikiの存在ですが、長期的な視野に立ち活用方法を確立して導入を進めることが重要になっていきます。

社内Wikiとはなにか

社内Wikiとは、ウィキペディアの社内版と考えれば分かりやすいでしょう。調べたときに必要な情報がわかりやすく適切に示される情報集ということになります。

現在、ウィキペディアは非常に重要な情報が集まっている状況です。情報の精度が指摘されることがあるのは、さまざまな人が作ってきた背景が影響しています。指定している方向性はありますが、だれもがそれを理解しているわけではありません。ボランティア的なカラーも強いため、どうしても精度が劣る部分があるのです。

社内Wikiの場合には、社内でルールを策定します。そのフォーマットに従い情報を構築していくのが特徴です。そんな情報を体系化するのか、ノウハウなども検索しやすい状況を作ります。その結果として、情報を必要とする人がその瞬間に必要とした内容を得られる。これが社内Wikiの特徴でありメリットになるのです。

情報を検索できることで、わからないことに無駄な時間をついやさずに効率化に導けます。ノウハウの蓄積にもつながり、業務の質も向上させるのが社内Wikiです。使い方によっては議事録や報告書なども管理できるため、社内の業務活性化の糸口にもなります。

社内Wikiが社内活性化につながるポイント

社内Wikiは、さまざまな場面で役立ちます。代表的な場面はテレワークです。テレワークの推進によって、多くの人が自宅などで仕事するようになりました。わからないことなどがあれば、本来は目の前にいる人などに質問をして解決してきたでしょう。ところが、テレワークによってみな隣にはいません。カメラ越しでは気軽に聞けなくなったのです。

社内Wikiがあると、自分で検索しやすく確認も容易になります。素早く多くの情報を引き出せ、自分のなかで完結できるからです。マニュアルなどでも変わりません。情報を引き出せる環境を作るのが社内Wikiの意義ともいえます。社内活性化の面でも仕事を滞らせずに済むために貢献してくれるのです。

質問の量も減らせるのが社内Wikiのメリットです。蓄積されている場所さえ示せば、必要な情報を得られます。無駄な時間を割かずに済むことが、社内活性化につながるのです。

社内Wikiの必要性

社内活性化につなげることは大事ですが、社内Wikiの活用方法を定めるとさまざまな変化が出てきます。基本となる社内Wikiによる情報の一元管理があるからです。

情報はいろいろな属性や方向性を持っています。社内のノウハウですら、口伝で伝わっていくものもあれば書面に残されているものなどさまざまでしょう。コミュニケーションによっても伝わる可能性があり、平等な条件の下で利用できません。これが情報バイアスを生み出しますが、社内Wikiを使うと変わります。

社内Wikiは一定のルールを定め運用するのが特徴です。この条件下で管理することで、情報を必要な人が触れられる条件を作れるのです。ノウハウも一元化できれば、だれかがいなければわからないといった属人化が起こりません。平等な条件のなかでノウハウを利用できる条件がそろうからです。必要な人が必要なときにルールにのっとった形で情報に触れられると、活用に特殊な条件がかかりにくくなります。

情報の引継ぎも簡単です。これまで引継ぎには、だれかがだれかに対し情報を伝えなければいけませんでした。これだけでも手間と時間が2人分かかります。さらに余計な情報が混ざり、正確に伝わらない可能性も出てくるのです。社内Wikiがあれば人の存在は必要ありません。情報は常にプールされているので、いつでも必要なときに引継ぎできるからです。

社内研修や教育も容易になります。情報はいつでも引き出せるため、仕事の質の向上にも役立ってくれるのです。組織を強化できるのが社内Wikiの良さでもあり、社内活性化のポイントになってくれます。

社内Wikiで社内活性化を目指すポイント

社内Wikiを活用する上では、いくつかのポイントがあります。活用方法をしっかり定めておかないと、社内活性化どころかだれも情報を上げず利用者がいないことも出てくるところが問題です。こうした状態にならないように、ポイントを抑えて運営するのが大切です。

目的とルール

社内Wikiでは、活用方法として必ずルールの策定が必要です。そのためにはまずは目的をはっきりとさせます。いったいどのような理由で社内Wikiを導入するか、それは社内活性化に役立つかを検討しなければいけません。目的が不明確になると、ルールはうまく機能しなくなりますので大事なポイントになるでしょう。

ルールは運用するために決める内容です。やってしまいがちなのは運用の範囲やデータタイプを決めるだけで終わるケースです。どのようなデータをどのようなフォーマットで書き込むのか。モデルも作らなければいけません。

初期段階では、あまり細かくルールを決めないことがポイントです。細かくしすぎると自由な範囲がなくなり、社内活性化につながりません。どうしても行動に制限がかかりやすいため、ルールは策定しても縛り付けすぎないことが大切です。まずは全員が使えることを目指し、編集などの権限は徐々に付与することで柔軟な体制が作れるでしょう。

活用方法を間違えた失敗

社内Wikiの失敗で大きなものは、情報が蓄積されずにだれも利用しない状態です。情報が蓄積されないと社内活性化にはつながりません。例えばスケジュール管理ツールを利用していたとします。これまでこのツールで培ったノウハウがあるはずです。

スケジュールを書き込むルールも定められているでしょう。このようなツールの活用方法として培ってきたことは、社内Wikiで生かせます。同じような考え方で書き込む基準を立てると、混乱しにくくなるからです。

利用価値の問題も隠れてきます。社内Wikiを運用していても、利用価値がなければだれも更新しません。そこに時間をかけるぐらいなら、ほかの手段をとるからです。価値を上昇させるためには、更新しながら有益な情報を送り出さなければいけません。

存在の認知も進めながら、用途が限定されないように価値を高めるのが大切です。一定以上の情報が蓄積されていくと、多くの情報が自然と集まり社内活性化していきます。この状態まで継続させることが、導入の失敗を防ぐポイントです。

社内Wikiを選ぶポイント

要点が見えてきたなかで活用方法を策定するにあたって大事なのはシステム面です。ポイントは活用方法に見合った性能を持っているかでしょう。優れた活用方法が浮かんでいても、社内Wikiが対応できなければ意味がありません。

次の段階として、操作の問題が出てきます。優れた性能を持っていても、難しい操作が求められるなら利用者は増えません。簡単かつ情報の蓄積をしやすいことが、社内Wikiを選ぶ要件になるのです。ITやPCの知識がない人を基準にすることで、大きな失敗を防げます。

情報を蓄積するのが社内Wikiの役割です。公開できることもあれば、社内秘としなければいけないことも出てきます。こうした情報はしっかりと守らなければいけません。セキュリティが重要になりますが、社内Wikiだけではなく全体も見直さなければいけないでしょう。

最も大事なところは、必要なときに必要な情報を引き出せることです。つまり、PCの前だけではなく、スマホやタブレットなどでも社内Wikiを使え、必要なときにアクセスできる状態を作らなければいけません。マルチディバイスと呼ばれますが、必要機能のひとつとして押さえておけば万全です。

社内Wikiの活用方法の模索と社内活性化のために

社内Wikiで社内活性化を促進させるためには、活用方法だけではなく、根本的な部分からの検討と計画が必要です。下地を作るためにも、スケジュール管理なども併用してデジタル化を進めてみるのも方法でしょう。いきなり社内Wikiを導入しても簡単にはいかないからです。

目的を定めていくとともに、だれでも使える社内Wikiを目指すことが社内活性化につながります。一部の人が使えるだけではなく、だれでも使えるというところに主眼を置き、多くの情報を蓄積することが大切だからです。

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