社内イントラとは?グループウェアとともに変わる新しい未来

社内イントラの技術

インターネットの普及は、社会的にみても加速度的に高まっているのが現状です。個人レベルでも8割以上が利用しているといわれ、誰もがインターネットの恩恵を受ける時代になってきました。これは企業も例外ではありません。さまざまな影響を生み出し、経営の効率化に大きな力を与えています。

その中で社内イントラと呼ばれる技術は、古くから使われてきました。社内イントラとはインターネットの技術を利用した方法で、非常に重要な役割を持つ反面、あまり知られていない部分があるのは事実です。

社内イントラとは

インターネットは聞いたことがあっても、社内イントラはあまり馴染みがないという人も多いでしょう。社内イントラとは、社内のイントラネットという意味があります。

イントラネットとは、内部を意味するインターとネットワークを組み合わせた言葉です。インターネットを使った技術の一つで、社内に限定されたネットワークという意味があります。

つまり、企業内で使うだけのインターネットネットワークが社内イントラで、限られた環境だけで使えることを意味しています。閉鎖環境の中だけとなるため、安全性の高い環境を構築しやすいといえるでしょう。

イントラネットとはどのような仕組みか

イントラネットとは、インターネットの技術を使っているネットワークで一般的なものと同じです。つまり、使っている感じは普段のインターネットとさほど違いはありません。ブラウザやメールソフトなどを使うときに、イントラネットに接続するからです。自然と使っているため、違いはほとんどわかりません。

大きな違いは外部とのアクセス性がないところになるでしょう。社内に限定されたネットワークであり、ポータルサイトなどがあっても、あくまでも閉鎖環境のみで閲覧できるものになるからです。もともとインターネットは仮想空間を構築できるものとして認識された部分がありますが、さらに小さな仮想空間といえば分かりやすくなるはずです。

その中で使い勝手を向上させるために、グループウェアも同時に活用されてきました。自社システム上に構築して効率化していくためです。活用を進めると、クラウドシステムも構築しながら、社外からでモバイル端末からのアクセスを可能とするなど、これまで以上の機能を実現してきています。つまり、一定レベルの情報に対し、外部からのアクセスもできる形ができてきたのです。

古い社内イントラとの違い

以前の社内イントラといえば、データの保管システムという意味合いでした。アーカイブの構築が基本であり、ドキュメントなどを格納するために使われたからです。それが掲示板などのシステムにより進化しました。

掲示板を作り社内で連絡ができるようになると、コミュニケーションツールとして変化が始まります。メッセンジャーなども使われ始め、これまであった個人や企業との距離感をなくすことに成功したのです。

ここから社内ブログやナレッジベースとしてのwikiなどに広がり、社内報やオンラインミーティングなどにも使われています。ありとあらゆるものの変化が始まり、テレワークなどにも対応できる形ができあがったのです。

現代のビジネスシーンでは、社内イントラの整備は必須の条件になりました。以前のように限定された使い方から、あらゆる可能性を実現するための基盤となったのです。

社内イントラが生み出すメリット

社内イントラをグループウェアなども使い構築すると、多くのメリットが生まれます。単純に連絡が取れる、情報を集積できるといったレベルだけではありません。さらに高いレベルのメリットを生み出せるからです。

コミュニケーションの活発化

連絡や情報集積から始まった社内イントラは、コミュニケーションツールとして開花しました。双方向のコミュニケーションが取れるようになり、上下を問わずいつでも関係を活性化できるツールとなったのです。これもグループウェアが大きな力を発揮しています。

さまざまな機能を組み合わせて作られているグループウェアは情報の宝庫となり、コミュニケーションをとるための基礎情報ともなりました。ここからお互いの情報を理解しつつコミュニケーションが取れるようになったのです。

例えば活躍している社員がいるとします。普段接することがなかった人でも、この社員の情報がわかる可能性が高まります。そこからコミュニケーションが始まるのです。こうした情報の検索や履歴なども参照できるデータベース的な利用につながるため、社内イントラの整備が必要になってきました。

理念の浸透の促進

社内イントラは、情報の共有の場につながります。企業には必ず理念が存在し、共有することで統一された方向性を発揮できるでしょう。問題はどのように浸透させるかです。

理念を発信しても、それが理解されるとは限りません。理念を浸透させる場が必要となるからです。朝礼などで発信しても、それを聞いてもらえるとは限りません。逆に流されてしまうケースも多いでしょう。それよりも、実際の行動などで理解度を深めてもらう方が理想的な展開が期待できます。

これもわかっていても、なかなかできないことでした。なぜならば、トップや上流の行動や活動を知る機会は限定され、発信しても理解されにくいからです。社内イントラが整備されると、SNSなどもふくめたグループウェアの使用が進みます。

この機能に合わせて発信を常に続けていくと、徐々に浸透する機会が増えるのです。機会が増えていけば、それだけ理念を理解するチャンスが増えていきます。理念の浸透は時間がかかるため、長く発信し続け目に付きやすい環境は、大きな意味をもつのです。

進む情報共有

効率向上にも大きな役割を果たすのが社内イントラとグループウェアの役割です。日常さまざまな業務が繰り返されていきますが、情報や業務を集約できるのが社内イントラやグループウェアの整備になります。

その分だけ情報も整備されやすくなり、必要に応じて情報にアクセスしやすくなるでしょう。情報だけではなく、担当者やグループに対するアクセスも変わります。それもグループウェアが手助けすることで、複雑な操作も必要としません。

社内イントラの整備により、複数の端末からでも、同じような操作感で情報共有もできる形が作れます。一瞬でお互いの情報共有が進むため、業務効率は必然的に向上していくのです。生産性の向上にもつながり、経営にプラスに働いていきます。

横断的コミュニケーションの実現

コミュニケーションをとるのは、業務効率の向上には欠かせない条件です。それも部署の垣根を超えたコミュニケーションが取れると、業務の展開に幅が生まれてきます。とても重要なことはわかっていても、接触の機会が少ないと中々できることではありませんでした。

社内イントラの整備とグループウェアは、垣根という概念も取り払えます。どこの部署でもコミュニケーションがとりやすくなり、横断的な対応もできるのです。SNSという手軽に使えるツールの活用もカギを握ります。

わずかな情報の発信を繰り返していくだけでも、だんだんと垣根を超えたコミュニケーションが取れるようになり、やがて自然な関係へと発展するでしょう。この手助けをしてくれるのが、社内イントラから始まるグループウェアの活用の道です。

社内イントラで変わる役割

社内イントラは、情報の整備という大事な役割を持っていました。現在はその道筋をさらに大きなものとし、経営に対する効率化という大きな役割を持つようになっています。社内SNSなどはあまり必要ではないという経営者もいるでしょう。

しかし、グループウェアから広がるメリットを理解できれば、その役割を捉えなおせるはずです。どんな道具も使い方次第で役割は違います。大事なことはツールよりも使う側の発想にあるというのも社内イントラが見せてくれたメリットといえるでしょう。

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