企業と求職者をつなぐ人材会社は、日本の人手不足・就職難といった課題解決を担う欠かせない存在です。最近では人材会社も多様化しており、人材派遣や人材紹介、人材育成などさまざまなサービスがあります。複数のサービスを提供している人材会社も多いでしょう。
人と人のつながりが重要となる人材会社には、課題も少なくありません。その中でも大きな課題が、社内の情報共有です。企業や求職者とのやり取りに追われて、社員との情報共有がおろそかになっている人材会社も多いのではないでしょうか。
人材会社の成果アップには、社内の情報共有という課題の解決が求められます。そこで本記事では、情報共有の課題を解決するために人材会社がすべきことや、解決策をご紹介します。
目次
情報共有の課題を解決するために人材会社がすべきこと
情報共有の課題解決にあたって人材会社がすべきことは、主に3つです。1つずつ、順番に解説します。
その1：情報共有に適したITツールを活用する
社員の外出が発生しやすい人材会社では、オフィス内外でのスムーズな情報共有が求められます。また仕事内容によっては、人材会社でもテレワークを導入するケースは増えているでしょう。しかし、電話やメールといった手段では、こうしたオフィスにいない社員と情報共有しづらいのが課題です。
この課題を解決するためには、社外でも使えるクラウド型のITツールが欠かせません。クラウド型のITツールであれば、どこにいてもパソコンやスマートフォンから情報共有が行えます。ただし、ITツールにも多くの種類が存在するため、情報共有に適したものを選ぶことが大切です。
ITツールについて詳しくは、次の記事をご覧ください。
ITツールとは？社内導入の際のポイントなど、分かりやすく紹介
その2：IT人材を確保する
人材会社が情報共有にITツールを活用する場合、ITツールの選定や導入はもちろん、導入後も継続的な運用・保守が求められます。こうした作業を適切に行うためには、ITに関する知識・活用スキルを持つIT人材が必要です。しかし現実には、IT人材が社内にいない人材会社も多いのではないでしょうか。
社外から優秀なIT人材を雇い入れる場合、それなりの採用コスト・雇用コストがかかります。長い目で見れば、社内でIT人材を育成する方がコストを抑えられるケースが多いでしょう。社内でITリテラシー教育を行うなどして、IT人材を育成していくことをおすすめします。
その3：情報共有のルール・フローを見直す
社内の情報共有をITツールに移行する場合、従来のやり方から大きな変化が生じることになります。ITツールに慣れないうちは、かえって情報共有に手間がかかってしまうことも少なくありません。社内の混乱をできる限り防ぐためには、あらかじめ情報共有のルールやフローを見直すべきです。
また、今までのやり方に慣れている社員の中には、ITツールの導入を良く思わない方もいるでしょう。そのため、新しい情報共有ルール・フローの周知だけでなく、ITツールの必要性やメリットも伝えることが大切です。事前に社員からITツールに対する理解を得ることで、導入がよりスムーズになります。
人材会社が情報共有の課題を解決するなら「グループウェア」がおすすめ
人材会社が情報共有の課題を解決するためには、適切なITツールの選定が必要となります。数あるITツールの中でもおすすめは「グループウェア」です。社内の情報共有に役立つ機能を数多く搭載したITツールで、幅広いビジネスシーンに活用できます。
ここでは、人材会社の情報共有におすすめのグループウェアの機能を3つご紹介します。
その1：ビジネスカレンダー
「ビジネスカレンダー」は、カレンダー形式で社員のスケジュール管理・共有を行える機能です。社員ごとに予定が色分けされるなど見やすい工夫が多いため、他社員の状況がひと目で分かります。Webブラウザさえあればスマートフォンでも利用できるので、外出中やテレワークでもスケジュール共有が可能です。
また、ドラッグアンドドロップで予定の追加や時間変更が行えるなど、スケジュール管理の効率化にもつながります。社外で状況が変わったとしても、スマートフォンで素早くスケジュールを更新することが可能です。情報共有の中でも重要性の高いスケジュールを扱ううえで、まず導入したい機能といえます。
その2：ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、離れた社員とメッセージでの会話が行える機能です。メッセージ入力・送信ボタン押下の2ステップだけで任意の社員にメッセージを送信でき、メールよりも速度面で優れています。スマートフォンでも使えるので、オフィスにいない社員との情報共有もスムーズに行えます。会話の内容をテキストデータとして残せるため、テレワークでのオンライン会議にも便利です。
その3：タイムカード
「タイムカード」は、Web上で勤怠実績の管理・共有が行える機能です。ボタン操作による打刻や時間の自動集計などにより、日々の勤怠管理を効率化できます。また、勤怠実績をクラウド上で共有できるため、勤怠表を印刷・提出する必要もありません。社外勤務がメインとなる社員や、給与計算などを担当する社員の負担を大幅に減らせるでしょう。
グループウェアで人材会社の情報共有を効率化しましょう！
今回は、情報共有の課題を解決するために人材会社がすべきことや、解決策としてグループウェアをご紹介しました。
人と人のつながりが欠かせない人材会社だからこそ、社員との情報共有も大切にしたいものです。社内の情報共有における課題を解決するのであれば、グループウェアの活用をおすすめします。幅広い機能により、人材会社の情報共有を効率化できます。
グループウェアを社内に浸透させるためには、どの社員にとっても使いやすいものを選ぶことが大切です。グループウェア「アイポ」なら、シンプルなインターフェースで使いやすく、アナログ派の社員でも心配ありません。リーズナブルな月額料金だけで利用を開始でき、初期費用も不要です。
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