人事部の年間スケジュール一括管理!グループウェアのスケジュール管理とは

人事部の仕事は会社従業員の育成や労務管理、人事評価などさまざまです。業務範囲が多い分、1年間のスケジュール管理も大変です。多忙な人事部の負担を少しでも解消してあげたいと考える企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では人事部が実際にはどのような仕事をしているのか、改めて確認しておくとともに、コミュニケーションやスケジュール管理など効率的に行うために有効なグループウェアについて、ご紹介しています。

ますます高まっている人事部の仕事の重要性

企業を経営していく上で必要となるリソースには、ヒト(人材)、モノ(資材)、カネ(資金)、情報など様々なものがありますが、中でも重要なのが企業を動かす「ヒト」であるといってよいでしょう。

この「ヒト」に関わる業務を行うのが人事部で、年間を通じて社員の採用や教育、評価や考課と配置、労務管理など様々な業務があります。一見、人事部といえば管理的な業務を行っているというイメージを持たれがちですが、そうではありません。

人材を育成し、適切に評価をし、ポストに登用していく人事は、すなわち企業の経営方針に沿って、どの分野に重点を置くか、どのような能力を有する人材を育てるか、といった経営戦略と密接に結びついているといえます。

すなわち人事部は人事戦略を通して、企業経営にとって重要な役割を果たしており、海外企業などではCHRO(最高人事責任者)という役職も置かれるようになってきました。

人事部は具体的にどのような仕事をしているか

企業経営にとって、人事部が重要な機能を果たしていることは、おわかりいただけたと思います。
それでは、具体的に人事部の仕事の内容について、見ていきましょう。

各種手続きなどオペレーション業務

社員が仕事を行っていく上で必要な、人事上の運営業務としては、日常的な勤怠管理や、福利厚生関連の業務、給与計算や支払い、各種法的な手続きといった継続的に行う業務、部署の異動や配置転換といった人事異動のように定期的に行う必要があるものなど、多岐にわたります。

当然のことですが、社員数が多ければそれだけ人事部の業務も多くなりますので、それに見合った人員も必要です。

人事制度の管理や運営にかかる業務

各企業には給与や配置転換、福利厚生といった人事制度があります。こうした既存制度を運用することはもちろん、各種関連法令の見直しや企業の経営戦略の見直しなどに伴い、新たな制度を作ることも人事部の業務なのです。

例えば、昇進や昇給も恣意的に行うのではなく、ある程度の基準に従って公平に判断することによって、社員のモチベーションも維持できます。このように人事制度に関わる業務はとても重要で企業の成長・生産性の向上にダイレクトに関わってくるのです。

人材や組織の開発を行う業務

人事部の業務として、人材や組織の開発があります。人材開発としては、社員の業務に必要な知識の取得やスキルの向上のための研修や資格取得への支援などがあり、これらについては人事部が担当して実施されることが多いです。

組織開発という言葉にはあまり馴染みがないかもしれませんが、組織の目標設定やマネジメントの向上、メンタルヘルスの促進といった政策を実施するなど、よりよい組織づくりと考えてよいでしょう。企業において人材という経営資源を活かすのは組織であり、組織の良しあしが人材のパフォーマンスを左右することを考えると、人事部が関わるのも当然と言えるでしょう。

人事部業務の年間スケジュール

次に、人事部の1年間の業務スケジュールを見ていきましょう。

日々継続的に必要な業務

前述でも説明したとおり、人事部が行う業務においては、各種手続きにかかる業務が最もウエイトが高いといえます。常習的な業務だけでも、入社・退社に関する手続き、給与の計算、労働時間の管理、労務に関するトラブルへの対応、社会保険料の納付、人事異動への対応といった諸手続きがあります。

特に春は、新卒者の採用や定年退職のシーズンですし、人事異動も多くなる傾向にありますから、特に入社・退社や人事発令など人事上の諸手続きが集中する時期といえるでしょう。年間を通じて人事異動や入社・退社の多い企業の場合は、日常的に諸手続きへの対応が必要です。

また、近年はブラック企業への批判などを受けて、国を挙げて働き方改革を推進しています。実際、これに伴う労働関係法令も見直されています。さらに、2019年には労働時間に上限が設けられましたが、労働時間の管理や様々な労務対応も必要となるため、人事部の業務は増えているかもしれません。

実施の時期がおおむね決まっている業務

人事部の業務の中には、給与関係業務を中心に、時期が決まっている業務があることに加えて、1年に1回から数回といった年中行事的な業務もあります。これらについても詳しく見てみましょう。

まず、春に行うこととなるものとしては、なんといっても新入社員に関わる入社手続き、健康診断、新規採用者研修といった業務があります。定期昇給に関する業務のほか、税金に関する各種申請・変更手続きも、春に実施するものが一般的です。人事部のもっとも忙しい時期といえるでしょう。

夏に行うこととなるのは、夏のボーナスの計算、被扶養者の状況確認のためのリスト作成、高齢者や障害者の雇用についての報告書の提出などがあります。秋に行うこととなるのは、冬のボーナスの計算、年末調整のための書類等の準備などがあります。春に次いで人事部の忙しい時期といえるでしょう。冬に行う業務としては、給与支払報告書の提出などの業務があります。

スケジュール管理の3つの代表的な方法

人事部では年間を通じて、日々行うべき業務が多いことから、スケジュール管理が重要となってきます。スケジュール管理の方法としては、手帳で管理する方法、エクセルなどの表計算ソフトで管理する方法、各種スケジュール管理ツールを使う方法の3つが代表的です。

それぞれの方法について見てみましょう。

手帳を使うスケジュール管理

最もオーソドックスなスケジュール管理方法で、電話帳やノートとしても手軽に使えますので、手書きを好む人にとってはぴったりの方法です。大きさも様々なものがあり、手軽に持ち運びたい人にはワイシャツのポケットに入る小型のもの、ノートとして思い切り使いたい人には、B6からA5くらいの大型のものもありますので、自分の使い方に合ったものを選びましょう。

表計算ソフトを使ったスケジュール管理

表計算ソフトを使ったスケジュール管理方法で、エクセルなどいろいろなソフトが考えられますが、無料で利用できるGoogle のスプレッドシートを活用している人も多いです。スプレッドシートは、一見エクセルシートに似ており、それほど操作も難しくないうえに、多種多様な時間スケールで管理が可能です。

特に、オンラインで編集でき会社内での共有が可能であること、モバイル端末からの編集もできることなど、手軽でかつ便利な管理方法といえるでしょう。

グループウェアの各種ツールを使ったスケジュール管理

手帳や表計算ソフトで管理できる範囲であればよいのですが、業務の範囲が広がったり複雑化した場合、スケジュール管理も複雑になります。さらに、手帳や表計算ソフトの書き込みに時間をとられてしまい、業務効率が下がってしまう可能性もあります。
グループウェアはメモ機能や自動計算システム、労務管理システムなど、バックオフィス業務全般の仕事を効率化できる機能が搭載されています。では、仕事を円滑にすすめるための、グループウェアの各種スケジュール管理ツールを用いた管理方法を紹介していきます。

スケシュール管理にも活用できるグループウェア

グループウェアはメール機能、情報共有のためのオンラインストレージ機能、スケジュール管理機能など、様々な機能をひとつのツールで提供するもので、社内での多くのメンバーの間でコミュニケーションを向上させるために有効といえます。

これまでは、社内でのコミュニケーションの手段としては、社内メールや社内SNSを利用するシーンが多かったと思います。ただし、メールについて言えば、常にPCを開いているわけではありません。仮にメールを見たとしても直ちに内容を確認して返信できる状況にあるとは限りません。つまり、素早い反応は難しいと言えます。

また、SNSのほうがリアルタイムでの反応はしやすいですが、その機能はコミュニケーションに限られています。一方、グループウェアの場合、スケジュール管理だけでなく会議室の予約や資料の共有など、コミュニケーションを強化し、業務の効率化に資する多様な機能が装備されています。

独自の機能を追加するカスタマイズも可能ですので、広くビジネスの円滑化に貢献できるツールといえるでしょう。スケジュール管理や情報共有が欠かせない人事部にとっては必須のアイテムといえるでしょう。

人事評価・目標管理をサポートするスケジュール管理ツール

ここで紹介しますスケジュール管理ツールは、クラウド上で、人事部の重要な業務である人事スケジュール管理や労務管理などをサポートするツールです。さらに、人事評価や社員のそれぞれが当期の目標を設定し、それを上司や人事部が確認したうえで決定。期末のタイミングで目標の達成度を確認して、評価を行うという一連の流れが一元管理できます。

スケジュール管理ツールを導入すると、目標設定から評価までの業務を、クラウド上のソフトウェアで全て行うことができ、大変効率的です。社員が自律的に目標設定や自己評価を行い、目標意識をもって研鑽していくためにも有効なシステムと言えます。

グループウェアのスケジュール管理ツールは、ただいま無料トライアルを行っていますので、この機会にぜひお試しください。

会社に合った適切なグループウェアの導入を

グループウェアは、社内のコミュニケーションを活性化するSNSや掲示板機能や、情報共有のためのオンラインストレージ機能、スケジュール管理機能、タスク管理機能など、業務効率化に資する様々な機能を有しています。
多くのグループウェアは、PCやスマホ、タブレットなど様々なデバイスに対応可能ですが、利用する人数や執務環境などによっては、拡張性が高いか低いかなど、それぞれの特性によって使い勝手の良し悪しはあります。

そのため、自分の会社へのグループウェアの導入目的や利用人数、社員のデジタルリテラシーなど様々な角度から、各製品を比較検討して使い勝手の良いものを導入されることをおすすめします。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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