人材紹介業の業務効率化のコツ!スケジュール管理のポイント

2021/11/01

橋渡しをする人材紹介業の仕事とスケジュール管理

人材紹介業は、企業と人材の橋渡しをするのが仕事です。働き方が多様化してきた現在、求職者をあっせんする人材紹介業は重要な意味を持つようになりました。人材を管理することにもつながりますが、スケジュール管理が欠かせません。人材紹介業のスケジュール管理は、ほかの業種にも役立つポイントとがたくさんありコツも隠れています。

勘違いされやすい人材紹介業の仕事

人材紹介業というと派遣業と混同されやすいことで知られていますが、ここにもスケジュール管理のコツが隠れています。人材派遣業は、派遣会社と雇用契約を結んで人を派遣する仕事です。それに比べ人材紹介業は、契約を結ぶのは紹介先の企業と人なのが違います。

お金の流れも違い、派遣会社は派遣先企業から費用を受け取り給料という形で支払います。人材紹介業は紹介手数料をもらいますが、給料の支払いは紹介先の企業です。ここにスケジュール管理のポイントがありますが、企業と契約を結んで人を派遣するか、雇用の手伝いをするかで違います。

人材紹介業の営業の仕事

人材紹介業は、派遣と違い紹介する契約を結ばなければいけません。そこで営業は2つの形に分かれます。一般的にプル型とプッシュ型と呼ばれる方法です。

プル型とはアクションが顧客の方から起こる方法で、プッシュ型は人材紹介業の方から起こしていきます。アクションのスタートが異なるため、スケジュール管理にも違いが出てくるのが重要です。

プル型の場合、自社を認知してもらい行動に移ります。例えば広告を出しておき、そこから連絡をもらうのは代表的な方法でしょう。ほかにも資料をダウンロードしてもらってからアクションに移るのも方法です。スケジュールは顧客に合わせてスタートします。

プッシュ型の場合、営業が積極的に攻勢に出るところがポイントです。テレアポが基本ですが、自社の認知拡大を積極的に広げ、そこから仕事に派生させます。スケジュール管理も自分たちである程度のコントロールが可能です。

この2つの方法は、組み合わせて使うこともありますし、どちらか単独で絞り込む方法もあります。どちらでなければいけないといったことはありません。プッシュ型の方が古い方法と呼ばれたりしますが、状況によって使い分けなければ効果をあげられなくなるでしょう。似たような形ではありますが、そもそもの考え方に違いがあるため、スケジュール管理も手法を変えなければいけません。

人材紹介業のコンサルタントの仕事

人材紹介業ではコンサルタントの仕事も発生します。仕事を見つけたいと考えている求職者に対して、適切な求人を紹介することが仕事です。呼び名も色々とあって、キャリアコンサルタントやキャリアアドバイザーと呼ばれている人達は同じ仕事を担当しています。

直接面接をすることもあり、スケジュールを組まなければいけません。現在ではWeb上で面接するパターンも増えました。どちらの方法をとっても、スケジュール管理が必要です。

求職者に対しいつ面接をするのか、相手の要望も含めてスケジュールを立てます。予定がバッティングしないような管理が必要で、細かに調節もする必要があるでしょう。面接は予定通り行くとは限らないからです。ある程度の余裕を持ったスケジュールの設定が必要で、対応できる準備が必要になります。

時間との戦いになる人材紹介業

人材紹介業は、常に時間との戦いです。細かな移動も必要で、まめなコンタクトも必要になるでしょう。営業とコンサルタントがうまく機能しなければ、適切な紹介ができません。そのためにもスケジュール管理が必要で、ツールを使った方法も使われるようになりました。

スケジュール展開のポイント

人材紹介業の営業でプル型の場合基本的に待ちの営業方法をとります。顧客から何らかのアクションがあったときにスケジュールを組みます。重要なことはスケジュールが見える化できるかです。どんな営業先とコンタクトを取るか、それがどのような影響を与えるかスケジュール管理で全体が把握できるからです。

プッシュ型は積極的な営業展開します。積極的な営業展開なので予定が決まるたびにスケジュールの更新が必要です。これが仕事の効率化のポイントになるでしょう。ひとりで営業しているぶんには困らないかもしれませんが、複数のメンバーで展開しているときには情報の共有が必要です。すでに決まったところに無駄なプッシュをかけないためにも、ツールを使ってスケジュール管理した方がいいでしょう。

プル型とプッシュ型の両方を同時進行している場合には、特にスケジュール管理が重要です。アポイントを取るとしてもスケジュール管理がはっきりしないと返事ができません。1日の中にどんどん予定を詰め込んでいく必要があるため、スケジュール管理のリアルタイムでの更新が鍵を握ります。

営業とコンサルタントの連携

人材紹介業として、様々な人を面接し結びつけるコンサルタントは、常にスケジュール管理に追われていきます。効率化していくコツは、リアルタイムの管理です。コンサルタントの予定は時間とともに変化しやすいものです。面接の予定が入るたび、どんどん更新していかなければいけません。途中でキャンセルされるケースもあり、刻々と変化します。

面接の結果によって、営業は顧客に紹介するチャンスを作ります。つまりコンサルタント側だけが情報を理解しても効率化が進まないのです。現在のスケジュール管理ツールは、リアルタイムで管理できます。スマートフォンやタブレットなどの端末で更新できるものが多く、その場で新たな情報を入力可能です。このリアルタイムの情報を更新が、全体の効率を引き上げてくれます。

営業サイドとしても、面接の予定がどの程度進んでいるのかも把握できるでしょう。コンサルタントとすればどのような企業と接触を図っているのか、今後の予定の把握もできます。求職者を結びつけるとしても、お互いの時間の管理がスムーズに進んでいないとうまくはいきません。

面接の日程調整の効率化

営業にもコンサルタントにも影響しますが、面接の日程の調整を効率化するためには情報共有が欠かせません。スケジュール管理ツールを使っていくのが一番ですが、募集から始まり面接場所のセッティングや採用の可否などの連絡まで含めていくと、すぐにスケジュールはパツパツになってしまいます。

円滑に進めるためにも、ほかの情報と合わせた一括管理は欠かせません。実際にすぐにOKを出すとは限らず、お断りしなければいけないときにも出てくるでしょう。これもできるだけ早く進められると今後の予定に影響を与えにくいため、スケジュールを管理するツールがあれば簡単です。予定の把握もでき、抜け落ちてしまう事態を避けられるからです。このようなコツを押さえていくと、業務の効率化も進みます。

スケジュール管理ツールで業務の効率化

人材紹介業は企業と人をつなぐ大事な役割を持っています。紹介したときの費用設定もかなり高額になるのが人材紹介業です。信用があってこそ初めて成り立つ部分もあり、時間の管理は欠かせません。

企業と求職者という、考え方や方向の線が異なるものを交差させる役割を持っています。この交点を見逃さないためにも、スケジュール管理ツールを有効活用し、業務の効率化を目指していくべきでしょう。

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