人事の仕事に生かす!スケジュール管理の重要性とは

人事の仕事は、組織の人材管理をメイン仕事が展開しますが、非常に多岐にわたる特徴を持っています。適切な人材を見つけるだけではなく、いかに維持するのか、力を発揮してもらうのかまで人事の仕事にかかわるのです。

重要なのはスケジュール管理しながら行わなければいけない点にあります。時間と共に変化する部分が多く、スケジュール管理がとても大きな意味を持つからこそ、効率化の焦点となるでしょう。

人事の仕事とスケジュール管理

人事の仕事は、ほかの部署から見るよりもはるかに多くの内容があります。その内容とスケジュール管理は、常にセットです。常に時間を管理しながら仕事をするため、効率化のポイントとして見えてきます。

総務とは違う人事の仕事とは

人事の仕事は総務と混同されやすい部分を持っています。これは総務が人事を兼ねる場合があるためで、本来は全く別の業務です。

総務の仕事の基本は、就業環境に関する部分にあります。受付業務などもありますし、ほかの部署が扱わない部分をカバーするのも総務です。

人事の場合には、人材採用から育成、評価といった部分に及びます。人事制度の企画立案といったところまでが人事の業務範囲です。

ここから分かる通り、総務は対応が基本で、なにか起きる前やあとに対応する面がみられます。受付業務をみても、年間通してそこまでの変化はありません。備品管理も必要に合わせて行われる部分が多く、時期にはほとんど関係ない仕事なのです。

人事はスケジュールに合わせて業務を展開することが多くなります。人事採用も募集から採用だけではなく、年間を通してスケジュールを作り展開する必要があるでしょう。学生の卒業時期に合わせて新卒の募集が必要ですし、人材が変動しやすい時期もある程度の予測がつきます。そのスケジュールに合わせて行動することが人事では多いのです。

人事部の必要性と機能

人事の仕事は、経営にとって欠かすことができない内容を持っています。企業にとって人材は石垣であり城にも変わる存在です。経営において戦略的な目標と位置付けられることも出てきます。人材リソースをうまく活用できるかどうかは、企業の浮沈にかかわる大問題だからです。どのような能力を持った人材をどこに配置するべきか、モチベーションの管理もしなければいけません。人事部は企業内において非常に重要な意味を持つのです。

スケジュール管理につながるのがモチベーションであり、そのために様々な活性化策を講じなければいけません。これも人事部の役割のひとつであり、人事評価を通じて組織形成を支えていきます。ほかにも能力を高める施策もありますが、どれもスケジュール管理が欠かせません。

人事の仕事とスケジュール管理の重要性

人事の仕事で重要なことは、進捗管理にあるのは間違いないでしょう。人事採用を進めるにあたり、選考スケジュールも進捗管理が重要です。採用の目標数に対し、現在の状況の把握も必要で、そこから導き出されたスケジュールも立てなければいけません。

どのように管理するかで、人事の仕事は効率が変わります。デジタル化して情報共有を進めるのも効率的な手法です。情報共有できれば、人事部全体として効率的な動きができます。人事は組織として行動する場面が多く、一人で展開できることほとんどありません。全体の情報を把握し、効率的運用ができるシステムが重要になるのです。

スマートな人事の仕事の実現

現在の企業における人事の役割は非常に重いものとなりました。組織を直接支える人材にかかわる部分が大半を占め、判断ひとつで会社の根幹を揺るがすことさえ起きるからです。効率化が求められるのも複雑な業務をこなす必要があるためで、いかにスマートに仕事ができる環境を作れるかが重要な意味を持ちます。

スケジュール管理ツールの活用

スケジュール管理で活用されてきたのは、情報共有もしやすいツールの活用です。これまで人事部を含めスケジュール管理といえば、紙に書かれて行われてきました。個人で手帳に管理するのが一般的だったでしょう。しかし、いかに効率が良かったとしても、これでは情報の共有ができません。

全体の把握の面では、ホワイトボードなどを使う方法もあります。大きな欠点として、もし誰かに見られると、必要としない人にも情報が漏れる可能性があるのです。中には一切社外に出したくない、部署外にも知られたくない情報も出てきます個人情報も絡んでくるため、必要以外の人にスケジュールが知られるのはあまりメリットがありません。

Excelでの管理もありますが、手帳と同じような面を持ちます。もともと複数で管理するには向いていないツールだからです。

スケジュール管理ツールでは、必要な人が必要な時にアクセスできるようにできます。情報共有も進められ、効率的に管理できるのです。方法によっては、社外に出た場合でもアクセスできます。人事の仕事は社外に出るケースはあまり多くありませんが、それでも必要な時にアクセスしやすい環境を作れば、仕事が停滞するのを防げるのです。これも効率化の大事な条件となるでしょう。スマホやタブレットのような小型の端末も活用できると、パソコン以外でもアクセスしやすくなり対応力が向上します。

ファイリングと情報管理

人事ではファイリングが重要な役割を持ちます。必要な時に必要な対象の書類をすぐに取り出せなければいけないからです。方法もいくつかあり、バーチカルファイリングや簿冊式ファイリング、ボックスファイリングなどがとられてきました。しかし、どれも場所をとりますし探すときには時間がかかります。情報管理としても難しい部分があり、埋没する可能性もゼロではありません。

スケジュール管理とともに関連する情報を電子化すれば、ファイリングしやすくなります。電子情報の管理が進む中、スケジュール管理と連動させてリンクできるのです。必要のない人にはアクセスさせないことで、安定した管理にもつなげられます。アクセス権を与えないことが、情報漏洩のリスクを減らせるのです。

社内イベントとスケジュール管理

新型コロナウイルスなどの影響もあり、社内でのコミュニケーションも難しくなりました。だからこそ、コミュニケーションをとれる社内イベントの重要性は高まっています。モチベーションアップにも役立てられますが、スケジュール管理がしっかりできなければいけません。

人事部の仕事として大きなイベントになると、人数も多くなります。それだけ管理しなければいけない情報も多くなるのです。スケジュール管理の重要性も高まるため、共有できるシステム構築が欠かせません。

人材不足が叫ばれるからこそグループウェアでスケジュール管理

現在はどこでも人材不足が叫ばれるようになりました。コミュニケーションがとりにくい時代となったことも大きな要因です。人事部が占める役割も大きくなり、企業の存続性にもかかわる重要な意味を持っています。

人事としても人材不足が加速してきており、効率的に仕事を運営しなければいけなくなりました。情報共有を進めることで少人数でも対応できる環境整備が必要な時代です。グループウェアを利用すれば、もっと大きな面で情報共有が進みます。トータル的に効率化を目指せるようになり、結果として少人数でも対応できるのです。これからの状況を考えれば、グループウェアの導入は有効な決断となるでしょう。

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