人事・採用担当者が採用時に利用できる日程調整の効率化ツール

2021/11/18

一般的に企業や団体の成長を支えている経営資産は、「人、物、金、情報」と言われます。人事部は経営資産の重要な要素のひとつである「人」、つまり、「人材」管理を任されている重要な部署となります。新卒・既卒・中途採用など、人材を見極め、採用する仕事を担っている印象が強い部署の人事部ですが、実際に行っている業務はそれだけではありません。

現在も会社に務められている社員の管理や、向上心の維持・向上、人材(人財)の育成など、企業により、様々な業務となりますが、いずれにしても、多くの業務を担当していることが多いです。いつもの業務と並行して、採用活動を行うには、いくら時間あっても足りないということもしばしばあるかと思います。

上記のように、新卒・既卒の採用活動を行う場合、必ずと行っていいほど日程調整のお悩みがあるかと思います。本記事では、そのようなお悩みを解消するためのITツールを紹介致します。

採用担当のお仕事は日程調整が肝心

人事・採用担当の業務

人事・採用担当者は、一般的に会社の中で特に「人と会うこと」が特に多い人たちであり、その分スケジュール調整にかかる工数も多くなってきます。社内でのミーティング、採用面接、人事面談など、多くのスケジュールを調整する必要があります。

特に時間のかかる業務

人事部の方の数ある業務の中でも特に時間のかかる業務は、「2人以上の多人数と予定を調整する業務」です。人事部や採用担当の方であれば、役員など社内の重役を集めたミーティングを開催することもあります。

ただ、上層部の皆さんは、多くの場合、多忙であり、日程調整のしづらい人が多いです。そのようなとき、スケジュール調整は困難となります。

採用面接の日程調整について

採用面接における日程調整で、特に重要となるポイントをご紹介致します。企業の経営資産に関わる採用面接では、貴重な良い人材を見逃してしまわないよう努めなければいけません。スムーズな日程調整を徹底して、確実に応募者に面接会場へ来て頂くようにしなければなりません。

面接辞退を未然に防ぐ方法

中小企業などでは特に、採用面接時に、応募者から面接辞退されるということも多いのではないでしょうか。日程調整が原因で、面接辞退をされることもあり、その理由の例として、以下のようなものがあります。

  1. 応募から面接日時調整までの期間が長いため、面接に挑む気持ちが無くなってしまう
  2. スケジュールを調整する前に、他の競合企業から内定が出てしまい、そちらに内定承諾してしまう
  3. 他の優先度の高い企業の採用面接とかぶってしまう

面接希望者があなたの務める企業1社だけの面接を受けているということはまずありません。通常、求職者は、複数の企業に応募しており、先に予定が入ったものや自分の優先度の高い企業を優先せざるを得ない状況にあります。

面接辞退を防ぐためには、「応募→書類選考→面接日程調整→面接」の流れをいかにスムーズに行えるかということが重要になります。せっかくの大切な人材を他の競合企業に取られてしまうと、自社に人財が来ないどころか、他の企業のプラスになってしまうことも考えられます。

そのようなことがないように、面接までの日程調整する必要があります。

まず、面接の日程について記載致します。

複数日程(2〜3日)を提案することで応募者も面接日程を調整しやすくなり、やり取りの回数や調整期間を短縮できます。

面接日程が決まってからは、開始時間や面接会場の再確認、忘れてしまうことの防止などの意味も含め、前日にリマインドをいれましょう。これにより、当日のドタキャンなどが格段に削減されるでしょう。

業務の効率化を目指す

応募人数が2名以上の複数名となると、各々個別に日程調整すること自体が難しくなってきます。「応募者がどの日を希望しているのか」や「応募者が現時点で日程調整中なのか」など、応募者個々人のスケジュール管理を細かく行い、各々に対応したやり取りや準備が必要となり、担当者の業務は多くなってきます。

応募者の日程調整業務が多くなってくると、本来あってはなりませんが、通常の業務がこなせなくなる状況も出てくるかもしれません。それを避けるためにも、「業務の効率化」はとても重要となってきます。応募者とのメールのやり取り1つをとっても、メールのテンプレートを作るなど準備をして、時短、効率化を目指しましょう。

また、応募者の急な予定変更や急なトラブルにも対応するため、人事部の誰でもスケジュール状況把握ができるような仕組みを作っておくことも重要な要素の一つです。

面接・打ち合わせなどを効率化するポイントを紹介

面接・打ち合わせを効率化するためのポイントをいくつかご紹介します。

  1. メールなどの定型文(テンプレート)を用意する

日程調整のお願いをするときに、毎回1からメールの文面を作る人がいます。

毎回、書くことが決まっている文章もあるかと思いますので、テンプレートなどを用意するべきでしょう。
(例:「お世話になっております。」、「以上よろしくおねがいします。」など、テンプレート化できるものに関しては、テンプレートを用意しましょう。)

一度使った文面をすぐに引き出せるよう保管を行い、テンプレートの引き出しを多くすることも業務効率化に繋がります。

2.「オンラインミーティング」を積極的に活用する

特に条約の方々に言えることですが、上役たちの日程調整をする場合、全員が集まりやすい「場所」を考えるのは大変です。
(たとえば、ちょっと良い会議室を用意するとか。)

しかし、オンラインミーティングであれば、ネットワークさえあれば、各々が好きな場所から参加できるため、オンラインミーティングで場所の準備の手間を軽減できます。

  1. 日程調整専用のツールを活用する

直接メールをして日程調整をやっている場合、今からご紹介する効率化ツールの使用で、今より効率的に、手間をかけず日程調整ができます。

日程調整の効率化を行うためのポイント

メールのやり取り回数を減らす方法

効率化を考えた場合、日程調整におけるメールのやり取り回数を減らすように工夫することが手っ取り早い解決策です。

例えば、最初に「都合の良い日時をお知らせください」と送信した場合、返信に記された日時が自社のスケジュール上、都合が悪い場合は、再度メールなどでやり取りを行わなくてはなりません。

このようにメールでのやり取りが煩わしいと、面接希望者に負の感情を与えてしまい、入社に対して消極的になられてしまいます。

これにより、あなたの努めている会社の人材(人財)が減ることになるでしょう。

このような状況を生み出さない為、最初のメールの送信時に、候補日時を2つか3つほどにしぼり、応募者に都合の良い日時を選んでもらうようにするといいでしょう。

スマホしか持っていない面接希望者も少なくないので、求職者に好印象を与える為、「11:00~11:30」といった入力をさせないよう「日程A」と返信できるようにちょっとした工夫をしましょう。

これだけで、面接希望者にポジティブな印象を持ってもらうこともできます。

日程調整ツールの導入

円滑な日程調整を行いたい場合、「日程調整ツール」の導入をおすすめします。ツールのダッシュボード上で面接官の予定、会議室の空き状況を一目で把握できる便利なツールです。スケジュールの無駄、漏れがなく、面接日程の調整を進められるようになります。

人材紹介会社に日程調整を依頼

人材紹介会社の方に依頼して日程調整を請け負って頂く方法もあります。複数人の候補者がいる場合でも、日頃から面接の日程調整を普段から行っている人材紹介会社であれば上手く調整してくれます。また、担当者がつくことが多いため、多少受け身でも日程調整を請け負ってくれます。

日程調整するならスケジュール管理ツールがおすすめ

日程調整のやり方に関していくつかご紹介してきましたが、いかがでしょうか。日程調整を手動でひとつひとつ行っていくのは業務の効率を大幅に下げてしまうことになるため、やはり「アイポ」のような日程調整ツールの導入をおすすめします。

メールで行う通常の日程調整方法ですとお互いの予定が合わずに何度もメールのやりとりを行うことも多々あるかと思います。しかし、日程調整ツールを使用することで確実に自分の空いている時間に予定を入れてもらうことが可能になります。

日程調整ツールの導入により、採用面接にかかる日程調整の工数が格段に削減され、より効率的に業務をこなすことができるでしょう。

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