人材業界の情報共有はどう改善する?業務効率化のススメ

2022/05/02

企業と求職者の架け橋となる「人材業界」は、人手不足や就職難といった問題を抱える日本社会に欠かせない仕事の1つです。人材業界とひと口に言っても、人材派遣や人材紹介、人材育成、採用支援など様々な種類の仕事があります。

共通して言えることは、人と関わることが多い点。人材業界の発展を担う企業がその価値をしっかり提供するためには、社員間の情報共有が鍵となります。しかし、現実には情報共有がうまく行かず、頭を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

コミュニケーションが希薄になりがちな今だからこそ、現状の情報共有を見直すべきです。そこで本記事では、人材業界の情報共有における課題や、その解決策をご紹介します。情報共有に課題を感じている人材業界の方は、ぜひご一読ください。

人材業界の情報共有における4つの課題

人材業界の情報共有における課題は、主に4つです。1つずつ、順番に解説します。

課題1:自社オフィスにいない社員の状況把握

特に人材派遣の場合は、自社の社員がクライアント企業に出向しているのが当たり前です。人材育成や採用支援でも、クライアントの都合に合わせて外出することは珍しくありません。人材業界では社員が自社オフィスにいないことが多いため、いかにして状況を把握するかが大きな課題です。

社外にいる社員の状況を把握するために、電話やメールを用いる企業は多いでしょう。しかし、電話ではすぐに連絡がつかないことも多いですし、メールでは相手が確認してから返信するまでに時間がかかります。状況がリアルタイムに把握できないと、いざという時に素早くフォローできません。

課題2:日程調整の効率化

多くのクライアントと関わることになる人材業界では、日程調整も頻繁に発生します。お互いのスケジュールの兼ね合いが必要となる日程調整では、やり取りが何往復も続きがちです。特に人材紹介の場合は、企業・求職者の日程が絡み合うため、より手間がかかりやすいでしょう。

日程調整にたくさんの時間を費やすのでは、他の業務に注力できません。また、日程調整で予定の重複といったミスがあれば、顧客満足度の低下にもつながります。電話やメールなどの非効率的な日程調整を見直し、効率化することが課題です。

課題3:チームの枠を越えた連携強化

特に人材育成や採用支援では、社内の複数チームが異なる案件を並行的に進めていくことも少なくありません。また、同一のクライアントに対して複数チームが工程を分担するケースもあるでしょう。企業全体として顧客満足度を高めるためには、チームの枠を越えた連携が重要となります。

しかし、物理的・構造的に離れたチームとスムーズに情報共有することは、簡単ではありません。口頭での情報共有では、何度も自席を離れなければならず余計な時間を費やすことになります。別チームとの情報共有が非効率的だと連携しづらく、顧客満足度の低下につながります。

課題4:テレワークへの対応

最近では、業種を問わずテレワークを導入する企業が増えています。テレワークは、業務効率化や社員の負担軽減につながる有力な働き方です。一方で、クライアントと関わることの多い人材業界では在宅勤務がしづらく、テレワークがそれほど普及していません。

とはいえ、テレワークは「働き方改革」の重要テーマでもあり、政府が全国的に推進しています。人材業界でも顧客対応をオンライン化するなどして、テレワークを導入できる体制を構築すべきでしょう。テレワークへの対応には、セキュリティ性・快適性を両立した情報共有手段が必須です。

人材業界における情報共有の鍵は「グループウェア」の活用

人材業界の情報共有には、このように多くの課題が存在します。こうした課題を解決する上で、鍵となるのは「グループウェア」の活用です。グループウェアはITツールの一種で、情報共有を効率化する機能が数多く搭載されています。

また、多くのグループウェアは社外でも利用できるため、クライアント企業への外出やテレワークにも対応可能です。ここでは、人材業界の情報共有に役立つグループウェアのおすすめ機能を3つご紹介します。グループウェアについて詳しくは、次の記事をご覧ください。

グループウェアとは?人気ツールや基礎知識・できることを紹介!

その1:カレンダー機能

「カレンダー機能」は、スケジュールの管理・共有をオンライン化できる機能です。その名の通りカレンダー形式で、自分やチームメイトはもちろん、別チームの予定も把握できます。カテゴリー表示や社員ごとの色分けなど見やすい工夫が多く、他社員の状況がひと目で分かります。

社外でもスマートフォンで利用できるため、クライアント企業や自宅でもスケジュール共有が可能です。また、「日程調整機能」を併用すれば、メールを往復せずに社内外の日程調整が行えます。前述した全ての課題を解決できるため、最初に導入を考えたい機能です。

アイポの「カレンダー機能」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、オンラインチャット形式で社員と情報共有できる機能です。本文を入力して送信ボタンを押すだけの簡単操作で、メールよりも素早く情報共有できます。パソコンはもちろんスマートフォンでも使えるため、社外でのトラブルにもスピーディーに対応が可能です。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:プロジェクト管理機能

「プロジェクト管理機能」は、案件単位でタスクの進捗を管理・共有できる機能です。ガントチャート形式でタスクの遅れがひと目で把握でき、素早くフォローが行えます。チームの枠を越えて案件の状況を共有できるため、人材育成や採用支援などに携わる企業におすすめです。

アイポの「プロジェクト管理機能」

グループウェアを導入して、人材業界の情報共有を効率化しましょう!

今回は人材業界の情報共有における課題や、その解決策としてグループウェアをご紹介しました。

社内外の人と頻繁に関わる人材業界の仕事では、効率的な情報共有が欠かせません。しかし、電話やメールといった情報共有には、多くの課題があります。こうした課題を解決するなら、グループウェアの活用を検討しましょう。

グループウェアには多くの製品がありますが、おすすめは「アイポ」です。1,700社を超える企業が利用しているグループウェアで、シンプルで使いやすいため初めて使う方でも心配ありません。

情報共有を効率化したい人材業界の方は、ぜひアイポをご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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