人事部門でグループウェアを活用して業務効率化!

2021/05/12

グループウェアを導入する企業が増えていますが「導入しても使い方が分からない」「従業員に定着しない」という悩みは案外多く聞かれます。しかしスケジュール管理やファイル管理といったものはグループウェアの導入で問題解決できることが多く、メールやチャットといった使いやすい機能も搭載しています。
今回は「人事部門」でのグループウェア活用にフォーカスをあてて見たいと思います。

グループウェアとは

グループウェアとは仕事の業務である情報共有やタスク管理、情報伝達を効率化するためのインターネット上のツールです。具体的には今まで紙媒体でおこなっていいたり、業務ごとに分けておこなっていた情報共有やタスク管理、スケジュール管理などを全て一括で電子化することも可能です。LINEのようなチャット機能や掲示板機能を安全なセキュリティ上でおこなえばコミュニケーションの活性化にも繋がります。

機能ごとに1人100円程度から購入できるため経済的にも安心です。人気なのはスケジュール管理やファイル共有の機能だと言われていますが、最近ではセキュリティ上の問題からコミュニケーションツールをグループウェアで導入する企業も増えています。これらを見てもわかりますがグループウェアという一つのツールで社内の様々な業務を効率化・共有することができるのです。
それではグループウェアで導入できる機能について見ていきましょう。

グループウェアの機能

メール

パソコンやスマートフォンからグループウェア上でメールのやり取りが可能です。近年問題視されているセキュリティ問題によりグループウェア上でのメール機能を導入する企業が増えています。

チャット

個人や部門、タスクやプロジェクトごとにメッセージのやり取りが出来る機能です。LINEなどで代替している企業もあるようですが、情報漏えい等のリスクを伴います。個人情報や社内機密を重視する企業はこのチャット機能を導入したほうがよいでしょう。

スケジュール管理

スケジュール管理を個人や社員レベルでおこない、共有も可能です。個々のスケジュールが可視化されることで割り振りなどの計画が立てやすくなります。業務にかかる時間も短縮できます。またこのスケジュール管理はグループウェア上で他の機能と連動するため非常に便利な機能です。

掲示板

社内全体に共有したい事柄を投稿できる機能です。経営陣の新年報告や定例報告、新入社員向けの業務マニュアルなどが挙げられます。定例報告に割いていた会議や新人研修にかかっていた人件費といったコストの抑制効果が見込まれます。企業によっては結婚報告などプライベートな報告をすることもあります。

ファイル共有

プロジェクトメンバーや組織ごとにドキュメントや写真などのファイルを共有できる機能です。従来のようにフォルダごとの整理も可能です。ファイルをグループウェア上で可能な限り電子化することで整理や検索が容易となり効率化につながります。他にも紙の資料にかかっていた印刷代や保管費といったものも必要なくなりコストの削減につながります。

ワークフロー

申請業務を電子・自動化する機能です。申請にかかっていた手間や時間を短縮する効果が見込まれます。申請から承認、決裁までの流れが自動化されるためヒューマンエラーを防ぎます。決裁者が外出先でもグループウェアにアクセスして確認ができるため承認までの時間に加えて業務も効率化します。電子・自動化の例として稟議書や休暇申請といったものが挙げられます。

予約

会議室をはじめ様々な施設や機器・機材の予約や管理が可能です。同時に参加するメンバーなどを登録することもできます。スケジュール管理機能に連動するため予約の重複を未然に防ぐ効果もあります。

社内SNS

掲示板機能と似たようなもので社内SNS機能があります。社内SNSとはいってもツイッターやフェイスブックと使い方は大して変わりません。社内全体に情報を共有するのが掲示板だとすれば社内SNSは個々のカジュアルなコミュニケーションの場として考えればよいでしょう。

勤怠管理

勤怠打刻の管理や外出先の情報を確認できる機能です。打刻をした際にすぐに反映されるため従業員の出社状況をいつでもグループウェア上で確認することができます。従業員がオンラインかどうかもわかるため状況を見計らって連絡することも可能です。
これらの機能ですが人事部門で活かせるものはどれなのでしょうか。人事の仕事と照らし合わせて見ていきましょう。

人事部でグループウェアは活かせる?

人事とは

人事とは人材評価や人材育成など企業にとってよりよい人材確保や環境を構築するための役職です。採用にはじまり退職まで人材に関係すること全てが人事の仕事といえます。大企業では採用担当や退職担当といったように人事のなかでも担当が細かく別れていますが中小企業やスタートアップでは1人の人事が複数の担当をこなすこともあります。
場合によっては総務とひと括りにされることもありますが総務は来客や問い合わせの対応、企画運営などの事務処理や防犯対策といった業務が主となります。しかし中小企業やスタートアップにおいては人事と総務を1部署でまとめて対応するケースもあります。
そんな人事部門に活かせるグループウェアの機能を見ていきましょう。

人事に活かせるグループウェアの機能

スケジュール管理

従業員のスケジュールを管理するのは人事の重要な役目です。とはいえ少子高齢化の現代において人材不足が指摘されているのは人事部門でも同じことです。従来のやり方で従業員のスケジュール管理が追いつかないという方はグループウェア上でこの機能を導入してみる価値はあるでしょう。

ファイル管理

従業員や人材に関わるファイルを管理する際もグループウェア上でおこなえば業務効率化に繋がります。紙で保管する際の保管維持費もかかりませんし印刷代も節約することができます。また電子上の検索機能でファイルをより簡単に探すこともできます。

チャット

こちらも基本的な機能ではありますが人事であれば従業員のコンディションをこまめに確認したりコミュニケーションを取ることは非常に重要です。メールだけのやり取りだけでは堅苦しいと思うようであればこのチャット機能を取り入れてみるのも良いかもしれません。

社内SNS

こちらもコミュニケーションツールとなりますが人材をコミュニケーション無しで選定することは不可能に近いです。メールやチャットで少し堅苦しい場合はいいねやつぶやき機能のある社内SNSを通じて社員とのやりとりをおこなうとよいでしょう。

人事部門でグループウェアを導入しよう

グループウェアには様々な便利な機能があり、人事部門でも多く活用できるものがあります。現状の従業員の管理やその他の人事の業務において悩みを抱えている場合は、スケジュール管理機能やファイル共有管理機能などグループウェアの導入で解決できることもあります。ぜひこの機会にグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。

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