人事担当の方必見!グループウェアで日程調整を効率化しよう

2021/05/17

社内外多くの人間と関わるビジネスには、「日程調整」が付き物です。社内会議や取引先との商談など、社内外問わず多くの人間を巻き込む予定が発生する中で、ミスのない迅速な日程調整が求められます。

そして、人事の仕事も例外ではありません。採用活動や労務管理などで社内外の様々なビジネスパーソンと関わる人事担当者にも、日程調整は大切な業務のひとつです。とはいえ、人事の仕事での日程調整は複数人と並行するケースが多く、正確かつ効率的に行っていくのは難しいでしょう。

人事の仕事でも日程調整を効率化するためには、現状の課題やその解決策を知っておくことが必要不可欠です。そこでこの記事では、人事の仕事で発生しやすい日程調整の課題や、その解決策をご紹介します。日程調整を効率化したいと考えている人事担当の方は、ぜひご覧ください。

人事部の日程調整で発生しやすい3つの課題

まずは、人事の仕事で日程調整する際に発生しやすい3つの課題について、解説します。

課題1:電話やメールのやり取りに時間がかかる

人事の仕事で特に日程調整が発生しやすい業務といえば、採用活動でしょう。採用活動では、各応募者・人事担当者の間で電話やメールを用いて面接の日程調整をする場合がほとんどですよね。しかし、電話ではメモを取りながらのやり取りでスムーズにいかないことも多く、メールも作成や確認に多くの時間がかかります。

このようなやり取りは極力最小限で済ませたいところですが、現実的には何往復もやり取りが発生してしまいがちです。たとえば複数応募者で面接の日程を合わせたいケースでは、1人の都合が合わないと他の応募者へリスケの依頼が必要になることも。応募者数が増えると日程調整はより煩雑となり、時間のかかる電話やメールのやり取りが増えやすいでしょう。

課題2:社内・社外の兼ね合いが難しい

人事担当者の仕事は採用活動だけでなく、社員の労務管理など様々なものがあります。時には、社内会議に参加したり、社員からの相談を聞いたりすることもあるでしょう。このような社内業務のスケジュールも考慮したうえで、採用活動では社外の応募者と日程調整しなければなりません。

また、社内と社外で連絡ルートが異なることも、人事担当者を悩ませているのではないでしょうか。社内からは口頭で、社外からは電話やメールで、と様々なルートから入ってくる情報を一元管理するのは容易ではありません。このように、人事部では社内・社外の両方と関わって仕事していく必要があり、その兼ね合いが難しいのが課題です。

課題3:リアルタイムに情報共有できない

日程調整を行うと、当然ながら全関係者のスケジュールに変化が生じます。採用活動では複数の人事担当者が面接官を務めるケースも多く、日程調整に関して関係者へ迅速に情報共有することが大切です。しかし、ホワイトボードやExcelなどを用いてスケジュール管理していると、リアルタイムに情報共有するのが難しい課題があります。

前述のとおり、人事部では社内・社外の両面から業務が発生する性質上、スケジュールの更新も発生しやすいでしょう。日程調整の情報がリアルタイムに共有されないと予定がバッティングするリスクが高まり、日程調整はさらに大変なものとなります。

人事の仕事での日程調整なら、グループウェアの「日程調整機能」がおすすめ

このように、人事部での日程調整には様々な課題があります。これらの課題をすべて解決するためには、グループウェアの「日程調整機能」を利用するのがおすすめです。グループウェアは組織の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、日程調整機能以外にも様々な機能が備わっています。

人事の仕事でグループウェアの日程調整機能を使う3つのメリットに関して、それぞれ解説します。

メリット1:最小限のやり取りで日程調整が済ませられる

日程調整機能を使うと、候補日程や開催場所といった情報を相手にメールで共有して、日程を選択してもらうだけで日程調整が完了します。日程の選択は日程調整機能のシステム上で行えるため、電話で長時間やり取りする必要も、往復してメールする必要もありません。

また、候補日程については自分で設定することも、システムで自動設定することも可能です。自動設定の場合は予定の所要時間や移動時間、時間帯などの条件からシステムが適した候補日程を選択してくれます。そのため複数の取引先と商談のアポイントを取りたい場合などでも、候補日程の選択に悩むことがありません。

メリット2:社内・社外問わず一元的に日程調整できる

日程調整機能は、社内だけに限らず社外との日程調整にも利用可能です。社内会議や取引先との商談など、あらゆる日程調整をすべて日程調整機能に集約できるため、連絡ルートの違いなどを気にする必要がなくなります。

社外と日程調整する場合は、日程調整機能で発行したURLを相手にメールすればOKです。URLにアクセスしてもらうことで、社外の人間であっても日程が手軽に選択できます。また、社内と日程調整する場合はメールが相手に自動送信されるため、メールを作成する必要もなく更に効率的です。

メリット3:カレンダー機能と連携してスケジュール共有できる

グループウェアには、全社員のスケジュールをオンラインで管理・共有できる「カレンダー機能」もあります。日程調整機能で相手が日程を選択すると、カレンダー機能のスケジュールにも自動で反映されるため、手作業でスケジュール更新する必要がありません。日程調整後のスケジュールはリアルタイムに共有され、他の社員が最新のスケジュールをすぐに把握できます。

また、日程調整の依頼を出す際に候補日程を自分で設定する場合は、最新のスケジュール上で空いた時間帯だけが選択できるようになっています。そのため、複数人と同時に日程調整を行ったとしても、予定がバッティングする心配はありません。

グループウェアの日程調整機能で、人事の仕事に改革を!

今回は、人事の仕事で日程調整する際に発生しやすい課題や、その解決策をご紹介しました。

日程調整は社内外多くの人間が関わってくる業務のため、不手際があると相手に迷惑をかける恐れがあり、ミスが許されません。よって、日程調整には正確性やスピード感が求められますが、今回ご紹介した多くの課題がそれを実現する上でのネックとなってしまいます。

従来のやり方では、日程調整をミスなく効率的に行うのは難しいでしょう。人事の仕事での日程調整に課題を感じている方は、ぜひグループウェアの日程調整機能の導入をご検討ください。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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