人事の仕事にも使えるビジネスチャット!活用シーン3選をご紹介

採用活動や労務管理など、人事部には様々な仕事がありますよね。人事の仕事では様々な情報を扱ったり、多くの社員と関わったりする必要があります。そのため、情報共有やコミュニケーションの面で課題を感じている人事担当の方も多いのではないでしょうか。

そんな人事担当の方が知っておくべきツールが、「ビジネスチャット」です。ビジネスチャットを導入する企業は増えているので、どんなものか知っている方も多いですよね。しかし、人事の仕事で実際に活用するイメージが湧かない方も多いでしょう。

そこでこの記事では、ビジネスチャットを人事の仕事に取り入れるメリットや、実際の活用シーン3選をご紹介します。人事の仕事に課題を感じている方は、ぜひご覧ください。

人事の仕事にも使える「ビジネスチャット」とは?

ビジネスチャットとは、オンラインでビジネス上のやり取りが行えるツールです。メールに比べて効率的かつ確実に他の社員とコミュニケーションが取れるため、人事の仕事に限らず導入する企業は増えています。

ビジネスチャットでのやり取りは1対1でもグループでも行えるので、オンライン会議といった柔軟な使い方も可能です。ビジネスチャットが人事の仕事で役に立つ具体的なシーンは、後ほどご紹介します。

人事の仕事にビジネスチャットを導入する3つのメリット

ビジネスチャットを人事の仕事に導入する大きなメリットは、3つ存在します。

メリット1:手軽かつスピーディーに情報共有できる

ビジネスチャットが持つ最大のメリットは、情報共有の手軽さです。メッセージ本文を入力するだけで簡単に好きな相手とやり取りできるため、メールを作成するときのような手間がかかりません。しかも、メッセージを送信すると相手のデスクトップ上に通知されるので、受信者も連絡を見逃すことなく迅速に反応できます。

また、大抵のビジネスチャットにはファイルを添付する機能もあります。受信したファイルを選択するだけで簡単に閲覧できるため、共有フォルダでファイルを受け渡すのに比べて格段に効率的です。ファイルを添付して複数人に送信すれば、1つのファイルを同時に開くことにならないので、処理負荷を気にする必要もありません。

メリット2:連絡ルートをメールと切り分けられる

業務上の連絡手段として、メールに依存している人事担当の方も多いのではないでしょうか。しかし、受信トレイには営業メールといった重要度の低い連絡もすべて届くので、大切なメールが流れてしまうリスクがあります。最悪の場合、大切なメールを見逃してしまい他社員に迷惑をかけてしまうかもしれません。

そこで役立つのが、ビジネスチャットです。ビジネスチャットでのやり取りはクラウド上で管理されるため、メールと混在する心配がありません。簡単な業務連絡などはビジネスチャットを使うようにすれば、連絡ルートをメールと完全に区別でき、大切なメールを見逃すリスクを減らせます。

メリット3:オフィスにいなくても安心して使える

ビジネスチャットは基本的にWebブラウザさえあれば使えるので、パソコンに限らずスマートフォンでも利用できます。そのため、オフィスにいなくても他の社員と簡単にやり取りできるのも大きなメリットです。移動中はもちろんテレワークで自宅にいる場合でも、ビジネスチャットなら問題ありません。

また、多くのビジネスチャットはセキュリティ面もしっかりしています。IPアドレスによるアクセス制限やイベントログによる不正検出などのセキュリティ対策が備わっているので、第三者からの盗聴や不正利用などの心配もありません。メールよりも安全性の高い製品が多いので、社外でも安心して利用できます。

人事担当者が知っておきたい、ビジネスチャットの活用シーン3選

ここでは、具体的にビジネスチャットが人事の仕事で役立つ3つのシーンをご紹介します。

シーン1:採用活動での情報共有

人事の仕事でも、情報共有が欠かせないシーンは多いですよね。特に採用活動では事前に職務経歴書を共有したり、面接後に結果や以降のプロセスについて話し合ったりする必要があるでしょう。しかし、職務経歴書を紙で印刷してすべての面接官に配るのでは手間がかかりますし、口頭の話し合いでは後から内容を確認できません。

このような人事部での情報共有には、ビジネスチャットを使うのが効果的です。ビジネスチャットのファイル共有機能を使えば職務経歴書を簡単に共有でき、紙で印刷する必要がありません。また、複数人での話し合いも手軽に行えるうえに、クラウド上に記録されるので後からすぐに見直せます。

シーン2:経営陣とのコミュニケーション

採用活動や人材育成には経営戦略が大きく関わってくるため、経営陣の意向を正確にくみ取ることも人事の仕事では大切です。それに、社員と普段あまりコミュニケーションを取らない経営陣を、近い位置でサポートする役割も大きいでしょう。しかし、出張などで不在となることも多い経営陣と、常に口頭でやり取りできるとは限りません。

経営陣と人事部のやり取りにも、ビジネスチャットが役立ちます。ビジネスチャットであれば出張中でもやり取りできるので、急な依頼事が発生した場合でもスムーズに連携することが可能です。また、ファイル共有機能を使って経営戦略などに関する重要な資料も共有できるため、直接やり取りするよりも効率的でしょう。

シーン3:労務管理上のやり取り

毎月の給与計算といった社員の労務管理も、人事部には欠かせない仕事ですよね。社員に関する多くの情報を取り扱う労務管理では、社員に問い合わせが必要な場合もあるでしょう。しかし、離れた部署や拠点の社員だと対面でのやり取りはできないので、電話やメールのような手段を使うことになり時間がかかります。

労務管理上のやり取りにも、ビジネスチャットの利用がおすすめです。ビジネスチャットでメッセージを送信すれば相手のデスクトップ上に通知されるため、メールのように見逃されることなく迅速にやり取りできます。また、電話と違って受信者が任意のタイミングで対応できるので、相手が取り込み中の場合でも迷惑がかかりません。

人事の仕事をもっと楽にするなら、「グループウェア」がおすすめ

このように、ビジネスチャットは人事の仕事でも様々なシーンで活用できます。とはいえ、ビジネスチャットでは効率化できない人事の仕事も少なくありません。さらに人事の仕事を効率化したい方には、「グループウェア」がおすすめです。

グループウェアとは、組織・チームの情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールです。ビジネスチャット機能はもちろん、それ以外にも豊富な機能がグループウェアには備わっています。たとえば、社員の勤怠実績を管理できる「勤怠管理機能」や、申請手続きを手軽に行える「ワークフロー機能」があります。

これらの機能は全てWebブラウザさえあれば使えるので、テレワークでも問題なく利用可能です。より多くのビジネスシーンを効率化できるため、人事の仕事がもっと楽になるでしょう。日々の業務に効率の悪さを感じている人事担当の方は、ぜひグループウェアの導入をご検討くださいね。

グループウェアについてより詳しく知りたい方には、以下の記事がおすすめです。

グループウェアとは?できることを分かりやすくご紹介!

勤怠管理など様々なシーンで活用できるグループウェア『Aipo』

人事担当の方に最もおすすめのグループウェアは、『Aipo』です。Aipoは勤怠管理やスケジュール管理などの豊富な機能を持っており、今回ご紹介した3シーンはもちろん、幅広いシーンで役に立ちます。

また、企業のニーズに応じて利用したい機能だけを選択できるので、最小限のコストで最大限に業務効率化できます。サーバー設置などの手間も不要でスピーディーに導入できるので、人事の仕事を楽にしたい方は、ぜひ導入をご検討ください。

グループウェアのビジネスチャットのことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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