ビジネスパーソンにとって、予定の正確な管理は欠かせません。中には分刻みで予定を管理しているような方もいますから、管理ミスが許されない場合も多いでしょう。
予定の中には毎週月曜日など、定期的に発生するものもありますよね。予定の管理方法に注意しないと、このような予定の登録時に無駄な作業が発生することになります。
予定を手書きで管理している企業も少なくありません。しかし手書きの場合、定期的な予定の登録には毎回同じ内容を記入することとなり、非効率的です。
今回は、イベントなどの定期的に発生する予定が多い企業にインタビューしました。その結果はっきりした、課題点と解決策をご紹介します。
定期的な予定が多く、毎回手書きするのが面倒
今回インタビューした企業はサウンド制作会社で、アニメやラジオ、ドラマCDなどの制作や収録を行っています。
多くのラジオ番組は、毎週定期的に放送の予定が入ります。また、イベントも内容によっては毎月決まったタイミングでの開催です。そのため、定期的な予定はスケジュール表に毎回決まった内容が入ります。
しかし現状は、予定をホワイトボードで管理しているため、定期的な予定は毎回同じ内容を手書きしなければなりません。定期的な予定は沢山あるためとても手間がかかってしまいますし、無駄を感じているそうです。
ホワイトボードの予定管理では、繰り返し作業を自動化できない
こちらの企業では、イベントやラジオの収録予定をホワイトボードで管理している、とのことでした。収録予定は基本的に管理社員が記入しています。
管理社員はイベントなどの予定が確定次第、ホワイトボードの該当時間帯に内容を記入します。定期的な予定は、週や月の変わり目に毎回同じ内容を記入しています。
ホワイトボードでの予定管理は手書きなので、繰り返し発生する予定であっても毎回手書きすることになってしまいます。それに、予定を確認・更新するためにはホワイトボードの所まで行かなければなりません。そのため、外出中に予定が管理できないというデメリットも大きいでしょう。
他にも詳細を記入するのが大変だったり、過去の予定を後から確認できなかったり、といった問題がホワイトボードには存在します。
グループウェアのカレンダー機能で、定期的な予定を自動で登録
定期的に発生する予定の管理には、グループウェアのカレンダー機能を使うことをオススメします。
グループウェアだと、日々の予定をWeb上で管理・共有できます。定期的に発生する予定は自動登録できる機能が存在するので、ホワイトボードのように毎回手書きする必要がありません。それに、予定はWeb上にすべて保持されるので、過去の予定を後から確認することも可能です。
また、パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できるため、外出中でも予定を確認・更新できます。さらに、予定にファイルを添付する機能もあるため、詳細な情報を共有したい場合でも問題ありません。
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