残業申請をスピーディーに行うには

2020/12/23

残業をしたことがないビジネスパーソンは少ないでしょう。残業は、作業遅延をカバーして納期までに仕事を終わらせるための常套手段といえます。

日々の残業を行うために、残業申請のルールを取り入れている企業も多いですよね。残業申請は、社員の残業状況を把握でき、負荷の大きな社員に対して早めに対策を取りやすくなるのがメリットです。また、残業するかどうかを個人だけに判断させないことで、不要な残業を防止する効果もあります。

しかし残業申請に時間がかかってしまうと余計に残業が増えてしまうので、手続き方法には手軽さが求められます。また、オフィスから離れた場所で作業する社員でも残業申請できるようにするためには、工夫が必要です。

今回は、残業申請手続きに苦労している企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

残業申請書の作成やチェックに時間がかかる

今回インタビューした企業は不動産管理会社で、不動産の仲介から不動産管理のコンサル、土木建築まで幅広く行っています。

不動産業ではお客様の要望に応じて調査したり、解決策を検討したりとさまざまな作業が発生します。納期の短い案件も多く、間に合わせるために残業でカバーすることは少なくありません。

残業が増えすぎると社員の健康に悪影響を及ぼす恐れがあるので、社員の残業状況はしっかり把握しておく必要があります。そのため、こちらの企業では残業申請を導入して、残業状況を記録しています。

しかし残業する社員が毎日多いため、上長が残業申請書のチェックや承認をするのにとても時間がかかってしまいます。また、残業申請書の作成も毎日行うのが大変で、面倒に感じている社員が多いそうです。

紙での残業申請手続きには、面倒な作業が多く発生

こちらの企業では、紙の申請書で残業申請の手続きを行っている、とのことでした。

残業が必要かどうかは、当日午後の作業状況から各社員が判断します。残業が必要な場合は、紙の残業申請書を作成し、上長への提出が必要です。上長は残業申請書の内容をチェックして、問題なければ承認、問題があれば差し戻しを行います。

紙の申請書では手書きや印刷、捺印といった多くの作業が発生します。そのため、申請者・承認者ともに手続きに時間がかかってしまうのです。また、紙の申請書は手渡しする必要があるため、オフィスから離れた現場で作業する建築部門では、運用が難しいでしょう。

さらに、紙の申請書は不備があった場合に印刷・記入をやり直さなければなりません。これでは紙も無駄遣いですし、余計に残業が増えてしまいますよね。

グループウェアのワークフロー機能で、オンラインで残業申請

紙の残業申請手続きが抱える不便さを解消するためには、グループウェアのワークフロー機能を使うのが効果的です。

グループウェアを使うと、残業申請で発生する申請や承認、差し戻しといった手続きをすべてWeb上で行えます。手書きや印刷、捺印といった作業がすべて不要になるため、紙よりもはるかに素早く申請可能です。

不備があって再申請する場合でも紙を印刷する必要がないため、資源の節約にもつながるでしょう。また、パソコンはもちろんスマートフォンからでも残業申請可能です。そのため、オフィスから離れた現場で作業する社員でも簡単に申請できます。

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