分かりやすい議事録の書き方とは?議事録作成に便利なツールを駆使しよう!

2021/04/15

上司から議事録の作成を命じられて、「どうやって作成すればいいのだろう…」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。もちろん、議事録を作成することは簡単ではありませんが、しっかりと準備をすれば決して難しいものではありません。

上司から認められるためには数多くの経験を積むことがいちばんですが、ポイントを抑えることでうまく書けるようになります。

ここでは具体例なども交えながら順番にポイントを紐解いてきましょう。

ビジネス上の議事録とは

基本的に、議事録とは様々な会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録してまとめ、それを周囲に伝えるための文書のことをいいます。 ただ単に会議の内容をメモしたものを清書したものではありません。

議事録の用途は、社内会議でのメモ書きや社内会議・研修などの備忘録から、会議報告書、株主総会、理事会議事録まで様々です。 まずはその用途と担保すべき品質のレベルを把握しましょう。

また人は口頭で伝えただけでは話が食い違っていたり、勘違いがあったりということがよくあります。たとえ参加していても、聞き逃していたり、すっかり忘れてしまったりすることがあるので、認識違いがないように議事録を作成し、 参加していない人も含めて情報共有をはかるために作成するものだということを理解しましょう。

わかりやすい議事録を書くには?

特に5W2Hに基づいて事前にわかるところは会議の前に調べておき、明確にしておくようにしましょう。それが後の議事録作成に役立つはずです。

<5W2H>
Why(なぜ)、What(何を)、When(いつ)、Who(誰が)、Where(どこで)、How(どうやって)、How much(いくら)

では、実際の書き方に関して、ポイントをいくつかご説明してきます。

まず、取ったメモを自分なりにまとめ上げるところから始めます。 いきなり議事録を書き出したとしても、自分の中で文章がまとまっていなければ、人に伝わる文章は書けません。

資料を整理したり、メモをよく見たりしながら、また5W2Hまたは5W1Hを元に発言をまとめるようにすると書きやすくなります。

Who(誰が)
What(何を)
When(いつまでに)
Why(なぜ)
Where(どこで)
How(どのようにするのか)
How much(いくらで)

また以下のポイントも実施してみましょう。

・口語体を文語体に置き換えること
・不要な部分はすべて削り取ること

わかりやすい議事録を書く手順

議事録を作成する目的の決定

議事録作成を頼まれた瞬間から、「聞いていればいい」「参加すればいい」という立場ではなくなりました。まず、何を目的とした会議なのかを理解せずに、参加してはいけません。

当たり前のことですが、会議の目的をしっかりと認識し、準備を整えてから会議に臨みましょう。 これがわかっていないと、適切な議事録はいつまで経っても書くことができません。

議事録に明記する事項の決定

実は、会議を事前にシミュレーションし、それに沿って会議を進行させれば、「議事録は会議前に作れる」ものなのです。そのためには、以下の項目を押さえておくことが重要です。

・基本項目(会議名(標題)、日時、場所、参加者、議題)
・各項目の表記方法(西暦、24時間表記など)
・記載項目(背景・前提、会議の課題、決定事項とアクション(To Do))

また、会議の前提と課題を知り、その理由も押さえておくようにします。 加えて、会議で出てきそうな専門用語を事前に調べておくという作業を事前に行っておくことによって、会議の理解度がさらに深まります。

議事録の記録・保存

議事録作成にあたっては参加者の発言を正確に記録することが大切です。

手書きによるメモが基本ですが、パソコンやICレコーダーなどを利用する場合は、持ち込んでよいかを必ず事前に確認しておきましょう。 ICレコーダーを併用することで、後から不明点が出たとしても安心できますので、ぜひ活用しましょう。

会議中の会話をその場ですべて書き取ることは不可能ですから、工夫しながら自分に合ったメモの取り方を作っていくようにしましょう。 メモがうまく取れるようになれば議事録作成も素早くできるようになるはずです。 メモの取り方には、以下のようなコツがいくつか存在します。

・質問・回答時は主語と目的語を必ずメモすること
・手書きの場合、文章ではなく図式化する工夫を行う
・主語と目的語が不明確な場合、会議の場で明確化する
・PCの場合、使い慣れたツール、エディタを準備しておく

要約しながら書くには、以下のように重要な箇所のみをメモをしていきます。

メモ「■◯月◯日 ◯時まで 大阪支部へ 〇〇部長」

また、以下のように「図式化しながら書く」ことでスピードアップがはかれますし、後から見てもわかりやすいメモになります。

メモ「売上減少→※対策が課題→・A案 ・B案 ・C案」

もちろん、誰が提案したのか、どんな目的でというメモも忘れずに空きスペースに書いておきましょう。また、よく聞き取れなかったことやわからなかったことは、その場ですぐに確認するかそれができない場合は、 後からでもわかるようにサインペンなどを使って色分けするのもよいでしょう。

また、パソコンを使用する場合は、自分が使いやすいツールやエディタを使うことで より速く処理できるようになるので準備をしておくといいでしょう。
(詳しくは後述の「効率化するソフト、自動生成のアプリやツール」を参考にしてください)

要点をまとめる

まず、議事録は自分だけが読むものではなく、上司を含めた多くの人に読ませるものということを忘れてはいけません。

そのため、メモを清書するのではなく、どうまとめれば読みやすい要旨になるかを常に頭に入れておくことが大事です。 そもそも議事録は共有文書ですので、自分だけのフォーマットを使うのではなく、汎用的にまとめらることを目的としましょう。具体的なフォームに関しては後述します。

また、メモで作り上げた情報に、5W2Hに注意しながら内容を補足し、ビジネス文書として仕上げることを意識しましょう。

議事録の修正・訂正

議事録作成に慣れていない場合、訂正方法に関して、その正しい方法を知りたいということがあるでしょう。経験が浅い内に書いた議事録が、上司や関係者に「よく書けている」といきなり100点を付けられることは多くはないでしょう。 むしろ、修正が必要なケースの方が多いでしょう。

この訂正・修正方法も、議事録の目的や種類によって分かれます。例えば、社内会議の備忘録程度であれば、パソコンでそのまま修正すれば済む話ですが、 事会や取締役会議事録の場合、役所等の原本証明として使うため、訂正や修正箇所に二本線を引き、 余白に「〇字抹消、〇字加筆」と書き込み、捺印する必要があります。

このように議事録の種類によって訂正方法が変わるので注意しましょう。

議事録を効率的に作成するグループウェアとは

グループウェアとは

グループウェアとは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのアプリケーションソフトウェアです。ネットワークに接続されたコンピュータ同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したツールです。

スムーズな議事録の作成が実現

会議の前にアジェンダ(進行表)を登録して共有、会議後は議事録を作成することができます。議事録は文字の大きさや色を変更できるエディタでわかりやすく作成できます。

「回覧・レポート」の機能と連携しているので、アジェンダ、議事録の内容を通知することもできます。その他「スケジュール」「文書管理」との機能間連携もあります。議事録の管理には、グループウェアの報告書機能を使うことをオススメします。

作成した議事録をアップロードして、クラウド上で管理できます。共有フォルダでの管理のように、議事録がかさばることもありません。それに、誤ってファイルが削除されたり、ファイル名が変えられたりすることも防げます。

また、検索機能が充実しており、日付や作成者ごとに並び替えることもできるため、目的の議事録が見つけやすくなります。

さらに、議事録を共有したいメンバーにメール通知する機能もあります。通知を受けたメンバーは、メールから目的の報告書に容易にアクセスできます。そのため、必要なメンバーに確実に情報共有ができるのです。

グループウェアの機能一覧

コミュニケーション機能

・Webメール
・チャット
・在籍/離席確認
・社内SNS
・メモ
・掲示板
・Web会議

情報共有機能

・ファイル共有
・レポート
・議事録作成
・アドレス帳
・組織図共有
・プロジェクト管理
・アンケート

業務効率化機能

・ワークフロー
・タイムカード
・経費精算
・施設予約
・日報
・スケジュール管理
・ToDo

このように非常に多機能なグループウェアでは、報告書機能などで議事録を作成し、それを会議に出席した人だけに共有したり、その議事録を元にチャット機能で話し合いを行ったり、カレンダー内に添付しておきいつの打ち合わせの議事録かを分かりやすく保存しておくといった、情報の一元化が可能になるので社内のペーパーレス化にも大きく貢献するでしょう。

グループウェアのAipo

議事録を見たことはあるけど作成したことはないという人は多いと思います。しかし、いつもはただ参加しているだけの会議も、議事録を作る立場になれば仕事内容についてより理解が深まるというメリットがあるのです。

わかりやすい議事録を作成することは、きっと自分自身の成長や評価にもつながるはずです。常日頃からメモを取るくせをつけ、要点を押さえてまとめる力を身につけておきましょう。

グループウェアの議事録のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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