今では、グループウェアを活用している職場も珍しくありません。グループウェアは、情報共有やコミュニケーションに役立つ、さまざまな機能を備えたITツールです。豊富な機能をビジネスシーンに合わせて使い分けることで、大幅な業務効率化が期待できます。
しかし、普段からグループウェアを使っていても、その使い方を完全に把握している方は多くありません。グループウェアには、あまり知られていない便利な使い方が存在します。グループウェアの隠れた使い方を知ることで、より効果的に活用できるでしょう。
そこで本記事では、あまり知られていないグループウェアの効果的な使い方をご紹介します。グループウェアを使いこなしたい方はもちろん、これから導入を考えている方も、ぜひご一読ください。
目次
グループウェアの効果的な使い方3選【機能別】
ここでは、あまり知られていないグループウェアの効果的な使い方を3つご紹介します。なおグループウェアには、他にもたくさんの機能があります。グループウェアの機能をまとめて把握したい方は、次の記事を参考にしてください。
その1：「スケジュール管理機能」で設備予約
「スケジュール管理機能」は、カレンダー形式でスケジュールの管理・共有ができる機能です。スケジュール管理はどのビジネスにも欠かせない業務のため、最もポピュラーな機能といえます。自分のスケジュールを管理したり、チーム内でスケジュール共有したりする使い方が一般的でしょう。
あまり知られていませんが、スケジュール管理機能を使うことで設備予約が可能です。たとえば、さまざまなチームが共用する会議室を使いたい場合、その場で予約が行えます。予約表を印刷したり、予約のために移動したりする必要がありません。また、手書きのように煩雑になりにくく、予約の重複も防止できます。
その2：「ビジネスチャット」でオンライン会議
「ビジネスチャット」は、メッセージにより離れた相手と会話が行える機能です。メッセージを入力して送信ボタンを押すだけの簡単操作で、メールよりも手軽にやり取りできます。1対1のコミュニケーションを取る際に、ビジネスチャットを使っている方は多いですよね。
しかし、ビジネスチャットはチャットルームを作成して、グループでの会話も可能です。グループ会話によって、リモートワークでもオンライン会議が手軽に行えます。メッセージベースのため、通常のオンライン会議のように映像が乱れたり、動作が重くなったりすることもありません。文字データとして残せるので、後から「言った言わない」のトラブルが発生することも防げます。
その3：「社内SNS」で社内投票
「社内SNS」は、全社的な情報発信が通常のSNSのように行える機能です。全ての社員がWebブラウザから投稿内容を閲覧でき、メールよりも確実・迅速に情報発信できます。社内イベントを告知したり、企業のビジョンを共有したり、さまざまな用途に利用できる機能です。
実は、社内SNSの「いいね」機能を利用することで、社内投票が手軽に行えます。たとえば、社内旅行の候補地が複数あり、社員の人気で決定したい場合を考えましょう。メールで全社員に希望を確認するのでは、大量の返信を集計する手間がかかる上に、返信を見逃す恐れもあります。
一方で社内SNSの場合だと、各候補地を投稿して、希望するものに「いいね」を付けてもらうようにお願いするだけでOKです。投稿の「いいね」数を比べるだけで、社員からの人気が簡単に分かります。メールの往復が発生しない上に、希望を集計する手間もかかりません。
グループウェアを選ぶなら「アイポ」がおすすめ
「これからグループウェアを導入しようかな」
「今使っているグループウェアが使いづらい…」
とお考えの方もいますよね。そのような方には、グループウェア「アイポ」がおすすめです。アイポが持つ4つの特長に関して、ひとつずつ順番に解説します。
特長1：シンプルで使いやすいインターフェース
アイポが持つ最大の特徴は、そのシンプルなインターフェースです。複雑さを無くした操作画面・操作方法で、アナログ派な方でも短期間で使い慣れるでしょう。グループウェアの浸透が加速し、全社的な生産性向上につながります。
特長2：どこでも安全に使える
アイポは、クラウド上でデータ管理が行える「クラウド型」のグループウェアです。そのため、社内ネットワークに依存せずどこでも利用できます。外出時はもちろん、リモートワークにも対応可能です。イベントログの監視やIPアドレスによるアクセス制限といったセキュリティ対策も充実しており、社外でも安心して使えます。
特長3：選べる豊富な機能・プラン
アイポには今回ご紹介した機能はもちろん、勤怠管理やタスク管理など豊富な機能が備わっています。使いたい機能だけを選ぶことも可能ですし、お得なセットプランもあります。人気No.1は、「ベーシックプラン」です。公開先指定・六曜表示・設備予約・権限設定といった便利な機能が利用でき、スケジュール管理がより効率化できます。
特長4：初期費用がかからず低コスト
アイポの導入には自社サーバーの構築が不要なため、初期費用が発生しません。1機能単体で月額100円～と、グループウェアの中でもかなり低コストで利用可能です。サブスクリプション方式で、手続きも簡単に行えます。また、追加料金なしで機能追加や動作改善などのサポートが受けられます。
グループウェアをより効果的に使いこなしましょう！
今回は、あまり知られていないグループウェアの効果的な使い方や、おすすめのグループウェア「アイポ」をご紹介しました。
リモートワークが珍しくない現代のビジネスでは、オンラインで使えるグループウェアの活用が鍵となります。さまざまな使い方を知ることで、グループウェアがより効果的なものになるでしょう。今回ご紹介したグループウェアの使い方を、ぜひ参考にしてみてください。
グループウェアのことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
