病院スタッフ必見!効率的なスケジュール管理方法をご紹介

2022/04/12

一生のうちに、誰しもが訪れることになる病院。病気や怪我から患者を救うために欠かせない病院は、新型コロナウイルス感染症の影響もあって需要が高まっています。その一方で、人材不足に頭を抱える病院も多く、限られたスタッフで業務を効率的にこなしていくことが求められます。

病院の業務を効率化する上で、重要となるのがスケジュール管理です。日々欠かせないスケジュール管理に時間がかかってしまうと、通常業務への影響も大きくなります。本記事では、病院スタッフのスケジュール管理における課題や、その解決策をご紹介します。

スケジュール管理に課題を感じている病院スタッフの方は、ぜひご覧ください。

病院スタッフのスケジュール管理における3課題

病院スタッフのスケジュール管理における課題は、主に3つです。1つずつ、順番に解説します。

課題1:不規則なスケジュールの正確な管理

病院スタッフは、スケジュールが不規則になりやすいのが難点です。365日・24時間体制で患者をサポートしていくことが求められる看護師は、シフト勤務が珍しくありません。また医師についても、手術の有無などによってスケジュールは大きく変わってくるでしょう。

一般的な会社員であれば、1週間を通してシフトが大きく変わることは頻繁にはありません。一方で病院スタッフはスケジュールの変動が激しいため、より正確な管理が求められます。万が一スケジュール管理にミスがあれば、患者や他スタッフに大きな迷惑をかけることになってしまいます。

課題2:状況変化時の迅速なスケジュール更新

病院スタッフの業務は患者の状況に大きく左右されるため、急な状況変化も多いでしょう。たとえば、救急搬送された患者への対応が発生すれば、予定していた業務は後ろ倒しせざるを得なくなります。急な状況変化が生じた場合には、迅速なスケジュール更新が欠かせません。

しかし、すぐに更新できないスケジュール管理方法だと、更新作業を後回しにしてしまいがちです。その結果スケジュールが古いままとなり、予定していた業務を失念してしまうことも考えられます。こうしたミスを防ぐためには、スケジュール管理方法の見直しが必要です。

課題3:スタッフ間でのリアルタイムなスケジュール共有

2020年以降に拡大している新型コロナウイルス感染症によって、病院スタッフの業務負担は増大しています。それに加えて人材不足の深刻化もあり、少ないスタッフで業務を回していくことを余儀なくされている病院は多いでしょう。こうした状況では、スタッフ間のスムーズな連携がより重要となります。

そのためには、スタッフ間でのリアルタイムなスケジュール共有が欠かせません。しかし、病院でスケジュール管理によく使われるホワイトボードでは、スケジュール共有に時間がかかります。こうした手段では急な状況変化を他スタッフが把握できず、余計な手戻りが発生してしまいます。

病院スタッフには「スケジュール管理ツール」がおすすめ

病院スタッフのスケジュール管理における多くの課題を解決するなら、「スケジュール管理ツール」の活用がおすすめです。オンラインでスケジュール管理・共有を効率化できるITツールで、病院での導入も増えています。

ここでは、病院スタッフがスケジュール管理ツールを用いる3つのメリットを解説します。おすすめスケジュール管理ツールを知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

【2022年最新】もう迷わない!スケジュール管理ツールおすすめ5製品を比較

メリット1:スケジュール管理の無駄をなくせる

スケジュール管理に特化したインターフェースを持つため、スケジュール管理の無駄をなくせます。たとえば、Webブラウザさえあればカレンダーにアクセスできます。パソコンやスマートフォンによりその場でスケジュールを確認できるため、ホワイトボードのような移動が不要です。

また、ドラッグアンドドロップでの予定の追加など、更新作業も効率化できます。曜日ごとに決まっているシフトは、繰り返しの予定として登録すれば、毎週手作業で追加する必要がありません。スケジュール確認・更新の時間を短縮することで、本来の作業に専念しやすくなるでしょう。

メリット2:リアルタイムにスケジュール共有できる

スケジュール管理ツールなら、Webブラウザから他スタッフのスケジュールを確認できます。スケジュールはクラウド上で管理されるため、どこで更新してもすぐに反映されます。そのため、スタッフ間のリアルタイムなスケジュール共有が可能です。

パソコンやスマートフォンで場所を問わずスケジュールを確認・更新できるため、外出時の急な状況変化にも対応できます。最近では、テレワークがしづらい医療業界でも、テレワーク推進の流れがあります。スケジュール管理ツールなら自宅でも利用でき、テレワークを導入しやすくなるのも嬉しいポイントです。

メリット3:スケジュール管理以外にも活用できる

多くのスケジュール管理ツールは、日程調整や設備予約といった幅広い用途に利用できます。日程調整機能を使えば、メールを往復せずに日程調整が完了するため、会議などに便利です。また設備予約機能を使えば、会議室や各種機器などをオンラインで予約でき、紙の予約表を使う必要がなくなります。こうした機能の活用により、スケジュール管理にとどまらない業務効率化が可能です。

スケジュール管理ツールを導入して、病院スタッフの負担を軽減しましょう!

今回は、病院スタッフのスケジュール管理における課題や、その解決策としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。

人材不足や需要拡大により、病院スタッフがスケジュール管理に費やせる時間も少なくなっています。スケジュール管理に無駄が多いために、他の業務に支障が生じるような事態は避けたいですよね。スケジュール管理を効率化するなら、スケジュール管理ツールを導入しましょう。

スケジュール管理ツールには様々な製品がありますが、その中でも「アイポ」がおすすめです。アイポはスケジュール管理機能をはじめとした、豊富な機能を持つグループウェア。「ビジネスチャット」「タイムカード」などの機能を活用することで、さらなる業務効率化が期待できます。

またシンプルで使いやすく、初めてスケジュール管理ツールを利用する方でもすぐに覚えられます。1ユーザーあたり月額たったの200円~でスピード導入が可能です。コストを抑えてスケジュール管理を効率化したい病院スタッフの方は、ぜひアイポをご導入ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

介護施設の紙削減にはITツール!メリットやおすすめを紹介
接骨院の方必見!紙のスケジュール管理から脱却して業務効率化
ハードスキルとソフトスキルの違いとは?基礎知識や高める方法を紹介

1分で登録完了。無料お試し終了後、登録済みのデータを引継いでご契約いただけます。