グループウェアクラウドとは?機能やメリット、導入するべき企業について解説!

グループウェアとは

グループウェアとは、コミュニケーションの促進、情報共有の効率化に役立つ複数のアプリケーションを1つにまとめたソフトウェアのことです。掲示板やSNSなどのコミュニケーションツール、スケジュール管理、設備予約など、グループウェア内には、様々なアプリケーションが備わっています。

社内ではテレワークによるコミュニケーション不足、会議室や備品の予約に関する管理のミス、承認フローの進行状況がわからないなど、様々な問題が起こります。

グループウェアには、スケジュール管理や設備予約、掲示板、ワークフローなど様々な機能が搭載されています。これらの機能を社員で共有することで、上記のようなコミュニケーションや情報共有に関する問題を解消することができます。

オンプレミス型とクラウド型

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれどのような違いがあるのかについて説明していきます。

オンプレミス型グループウェアとは、会社が持っているサーバーにソフトウェアをインストールして運用するグループウェアのことです。オンプレミス型グループウェアは、社内のサーバーにデータを保存します。

そのため、セキュリティのレベルが高く、情報が外部に漏れるリスクも低いです。また、Webサーバーへの負荷を分散することができるので、システム環境を会社に合わせて作ることが可能です。よって、オンプレミス型では、自社の形に合わせてグループウェアをカスタマイズすることができます。

一方、クラウド型グループウェアは、会社が独自でサーバーを持つのではなく、事業者が出しているサーバーのグループウェアを利用するものです。通称「グループウェアクラウド」といいます。

事業者が提供しているグループウェアのソフトウェアを、インターネットを通じて契約した会社が利用するという形です。

オンプレミス型と異なり、グループウェアクラウドは、インターネットに接続さえできれば、社内に限らず社外からでも利用することができます。

どこにいてもグループウェアを利用できるため、リモートワークに適しているという点から、近年ではグループウェアクラウドの利用が主流になってきています。

グループウェアクラウドの主な機能

情報の共有

情報共有の機能として、文書・日報・プロジェクト・タスク管理などがあります。他にもアンケートやレポートの管理もすることができます。また、オンラインでストレージ管理もしているため、データ量の管理もすることが可能です。

コミュニケーション

コミュニケーション機能としては、Webでの会議、社内メール配信、掲示板、スケジュール管理などがあります。スケジュール管理機能は、特に複数人が参加するミーティングや社内行事、Web会議などの日程調整に役立ちます。

また、社外で働いている社員の業務状況なども確認することができます。テレワークで働いている社員とも、円滑に連絡できるようになります。

掲示板は、社内での情報やお知らせの事項を入力し、他の社員と共有できる機能です。掲示板の情報は、入力者によって公開日時や閲覧権限を設定することができます。それにより、伝える相手を選択することができます。

紙もしくはメール送信などで届いた情報は、膨大であるため時々見逃してしまうことがあります。

しかし、掲示板であれば、常に目を通すため、大切な連絡も見逃す可能性はなくなります。また、個人でなく、多人数が確認しているため、他の社員とも確認し合うことが可能です。

申請、その他

申請面に関しては、設備の予約、ワークフローの機能があります。設備予約の機能を使えば、会議室やプロジェクターなど使用について、いつ・誰が使用するのかを確認することができます。それにより、円滑に予約することができるため、他の人と予定が重なることがなく、部屋及び備品を使うことができます。

ワークフローとは、見積書や申請書などにおいて、上司からの承認が必要な書類の作成の行程ができている機能です。ワークフローを使うことにより、一連の操作をオンラインで完了することができます。

また、スマートフォンからでも使うことが可能なので、外出先やテレワークからでも申請や承認をすることが可能です。他にも、会社の業務効率化に役立つ機能として経費精算や勤怠管理などがあります。

グループウェアクラウドのメリット

①低コストかつすぐに導入可能

グループウェアは、組織や会社においてとても便利なITツールですが、このグループウェアを導入するにはコストがかかります。

オンプレミス型の場合、最初にソフトウェアライセンスやサーバーを購入する必要があります。また、導入して設置完了までに数ヶ月かかる場合もあります。他にも、運用開始後も定期的にサーバー管理やメンテナンス費用などが別途でかかります。

オンプレミス型は、社内のサーバーにデータを保有できるためセキュリティレベルはとても高いですが、その分、運用費やトラブル対応も自社で行わなければならないという点があります。

一方、グループウェアクラウドは、事業者が提供するソフトウェアをインターネットで利用するため、初期費用はほぼ無料です。オンプレミス型のように自社でサーバーの環境構築をする必要がないため、すぐに導入することができます。

また、サーバーの運営管理やセキュリティ対策についても、運営事業者に任せることができます。事業者が定期的にグループウェアをバージョンアップするため、常に最新の機能を使うことができます。

②簡単に情報共有が可能

グループウェアを利用することで、簡単にグループのメンバーと情報を共有することができます。例えば、メールや口頭で一人一人連絡していると、時間がかかります。

しかし、グループウェアのスケジュール機能を使えば、全員がその情報を見ることができます。わざわざ当事者に確認しなくても、スケジュール管理表を確認するだけで情報を共有することができます。

さらに、グループウェアクラウドなら、スマートフォンやタブレットで社外からでも確認することができます。メンバーの予定、ちょっとした連絡、会議の資料などをすばやく確認できることも、グループウェアクラウドの大きなメリットです。

③いろいろな働き方ができる

グループウェアクラウドでは、自宅のパソコンやスマートフォンからでもアクセスすることができます。遠隔、在宅、テレワークでも問題なく会社内にいる状態と同じように働くことが可能です。

打ち合わせはWeb会議で行うことができ、ファイルの提出などもインターネットを通じて行うことができます。現在のコロナ禍等の状況を考えると、他の社員と同じ環境で仕事をすることだけが正しいとは限りません。

仕事の効率化、個人のワークパフォーマンスの向上のために、企業も様々なワークスタイルを考える必要があります。そのような柔軟な考えに応えるために、グループウェアクラウドは理想的なシステムだといえるでしょう。

④社内コミュニケーションの活性化

グループウェアクラウドには、社内コミュニケーションを活性化するために様々な機能が備わっています。

在宅もしくは、別拠点で働く社員とも雑談をしたり、アイデアを共有したりすることができるので、コミュニケーション不足という課題を解決することができます。

⑤申請、報告のスピードアップによる業務効率化

グループウェアクラウドを利用すれば、オンラインで書類の申請や現状の報告が可能です。自宅や外にいる時に、気づいたことを上司に報告する必要があるかもしれません。

昔から組織で働く上で、綿密な報告・連絡・相談は重要なことです。大事なことをすぐに情報共有できる環境作りは、現代でもとても大切です。

グループウェアクラウドなら、次の日の出社を待たなくてもすぐに連絡することが可能です。コミュニケーションを改善するグループウェアは、業務の生産性に好影響を与える重要な要素です。

グループウェアクラウドの導入が向いている会社

グループウェアクラウドの導入をおすすめする会社について説明します。

まずは、初期費用を抑えたい、もしくはグループウェアをすぐに導入したいという会社です。新規で立ち上げたばかりの会社や、これからグループウェアを使っていきたいという会社には、低コストですぐに使えるグループウェアクラウドはおすすめです。

次に、社員がスマートフォンや社外からグループウェアへ頻繁にログインする機会がある会社です。在宅ワーカーなどを採用している会社には、グループウェアクラウドが適しており、社員はクラウド内の機能を通じて円滑な作業を行うことができます。

また、サーバーの運用をできる人材が少ないがグループウェアの導入を検討している会社に対しても、グループウェアクラウドはおすすめです。

グループウェアクラウドでは、運営事業者が管理するため、会社が独自でソフトウェアを管理したり、トラブルを解決したりする必要はありません。よって、サーバー管理者のために人件費をかけることもありません。

最後に、常に最新のグループウェア機能を利用したい会社です。ソフトウェアの管理と同様に、アップデートに関しても運営事業者が行います。利用する側は不必要な負担をかけることなく、最新の機能を使いながら円滑な業務を行うことができます。

グループウェアクラウドに関するまとめ

今回は、グループウェアクラウドに関する情報について紹介しました。現在では、インターネットを利用して働くことが主流となっています。インターネットを使えば、どこでも働くことが可能です。

グループウェアクラウドは、機能が多く事業者によって利用に向いているかどうか異なります。建設会社に向いているソフトウェアもあれば、病院に向いているソフトウェアもあり、多種多様です。導入後に、違うグループウェアの機能の方が、自社には適している、という話もよく耳にします。

グループウェアの導入を検討する際は、オンプレミス型かクラウド型か、クラウド型でもどの事業者が自社に適しているのかなどを利用前に比較することが重要です。

社員にとって働きやすい環境も、インターネットを使えば作ることができます。グループウェアクラウドを導入することは、作業効率や社員一人一人のパフォーマンスの向上に繋がります。グループウェアを導入する際は、ぜひ今回の記事の情報を参考にしてみてください。

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