「決済に時間がかかる」
「もっとスピード感を持って仕事を進めたい」
そう考えているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。特に、紙でのやり取りが多い職場では、 申請書の作成や決済に時間がかかりがちです。
そんなときにオススメしたいのがワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、簡単に言うと、決済を電子化する仕組みのことを指します。導入によって決済までの時間が大幅に短縮され、仕事もスムーズに進めやすくなります。近年は教育機関でも導入され始めました。
そこで今回はワークフローシステムの
・メリット
・導入のポイント
をご紹介します。
「業務を効率化したい」と考えている教育機関にお勤めの方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務上の手続きを電子化するシステムのことを指します。
「ワークフロー」だけだと、「業務の流れ」を指しますが、「ワークフローシステム」となると、決済の電子化を表すことが多いです。
主なメリットは、決済の時短化です。
「紙でのやりとりだから、決済に1週間以上かかる」
そう悩んでいる方も多いのではないでしょうか。決済が遅れることで、後々のスケジュールがきつくなってしまったこともあるかもしれません。
ワークフローシステムを使えば、リアルタイムで決裁段階をチェックできます。滞っている場合は、担当部署に直接連絡することが可能です。また、現在の進捗がわかることで、心理的な負担も減るでしょう。続いて、具体的にワークフローシステムのメリットをみていきましょう。
ワークフローのメリット
決済の時短化
ワークフローシステムの一番のメリットは、決済にかかる時間は短くできることです。
導入した企業によっては、
「決済にかかる時間が半分以下になった」
という声が挙がることも。
ある調査によると、申請や稟議に、1ヶ月20時間以上使っている職員は4人に1人いるそうです。そうした時間が半減することで、仕事にも余裕ができますし、他の業務に集中して取り組むこともできるでしょう。
リアルタイムでの進捗管理
「紙で管理していると、どこまで決済段階が進んでいるかが分かりにくい」
という声は、ワークフローシステム導入のヒアリングでよく挙げられます。進捗に関して、問い合わせるのも時間と手間が掛かってしまいますよね。ワークフローシステムを使えば、そうした手間を省くこともできます。
モバイル対応のワークフローシステムであれば、スマートフォンやタブレットから決済段階をチェックできます。そのため、外出することが多い部署やテレワークを実施したい機関には、特にワークフローシステムはおすすめです。
ペーパーレスでコスト削減
ワークフローシステムは、コストの削減にも役立ちます。なぜなら、申請書に使う紙が必要なくなるからです。ペーパーレスで決済を進められるようになり、印刷や、書類を整理する手間も省けます。
書類を管理するためだけのスペースを有効活用することもできるかもしれません。
業務の効率化
上記のメリットによって、他の業務に集中して取り組みやすくなります。その結果、業務の生産性アップにも繋がります。職員がITツールや電子化に慣れれば、グループウェアの導入もおすすめです。
決済のほか、スケジュールやタスク管理などの業務効率化ツールが搭載されています。それらを駆使することで、テレワークを実施することも可能になるかもしれません。
働き方が多様になることで、職員の業務へのストレスが減り、満足度が上がることも期待できます。
ワークフローシステムの主な機能
申請フォーマット
業務や申請書の種類に合わせて、フォーマットを作成できます。そのまま保存しておくことで、次回申請書を作る時間を短縮することも可能です。
通知設定
申請が
・差し戻し
・承認
など、何らかの手続きが生じた時点でメールに通知するよう設定できます。これにより、確認のし忘れが少なくなるため、決済フローの滞りを防ぐのにも役立地ます。
モバイル対応
モバイル対応のワークフローシステムであれば、
・スマートフォン
・タブレット
などの端末からも、申請や手続きの進捗管理を行うことができます。外出先やリモートワーク中でも進捗管理がしやすくなり、業務効率化に繋がるでしょう。
全文検索
ワークフローシステムでは、電子化されているため、単語で検索することができます。その検索語に関連した申請書類やデータを素早く参照可能です。
システム連携
現在使っているシステムとの連携が可能なケースもあります。これにより、さらに業務の効率化が進むでしょう。導入前に、既存のシステムとの連携が可能かを確認することを推奨します。
導入のポイント
必要な機能を明らかにする
まずは、ワークフローシステムで必要な機能を明らかにしましょう。そのためには、現在の決済システムで何が問題になっているかを知る必要があります。
・リアルタイムで決済段階を知られない
・稟議申請に時間がかかる
など、様々な課題が出てくるはずです。続いて、それを解決するために必要な機能をピックアップしていきましょう。
費用対効果を考える
業務が早くなったとしても、コスト面で赤字になってしまっては本末転倒です。費用対効果を重視して、ワークフローシステムを選ぶようにしましょう。必要な機能をすべて網羅すると、費用が高くなるケースもあります。その結果、予算オーバーになってしまうことも。
事前に決めたコストを超えるようであれば、必要な機能に優先度をつけることをおすすめします。
また、ワークフローシステムは
・クラウド型
・パッケージ型
の2種類があります。
パッケージ型の場合、通常の料金のほか、サーバー管理を自社で行わなければなりません。それに関わる時間や費用も考慮した上で、ワークフローシステムを選ぶと良いでしょう。
担当者を配置する
新たなシステムは、慣れるのに時間がかかります。ワークフローシステムでわからない箇所を、自分でやり方を調べるとなると、職員の負担になるでしょう。
そのため、担当者を配置して、操作方法や運用ルールについて気軽に尋ねられる環境を作っておくことが望ましいです。操作が難しいと感じると、社内にシステムが浸透しないことも。
ワークフローシステムやグループウェアでよくある失敗事例が、「導入したものの、誰も触らず放置されている」というケース。そうならないためにも、部署ごとにワークフローシステムの担当者を配置を推奨します。
その担当者には事前に研修期間を確保し、操作方法等を習得してもらいましょう。
教育機関の業務効率化にワークフローの導入を
今回はワークフローシステムのメリットと導入のポイントをご紹介しました。業務効率化を目指すなら、ワークフローシステムの導入を推奨します。
・必要な機能を明らかにする
・費用対効果を考える
・担当者を配置する
の3つのポイントを抑えることで、より有効なワークフローシステムを導入・運用できるでしょう。
もし決済以外の業務の電子化をお考えであれば、グループウェアもおすすめです。特に、
「メンバーのタスクや日報管理を効率良く行いたい」
と感じている方はグループウェアもチェックしてみてはいかがでしょうか。
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