これからは当たり前!?グループウエアやワークフロー選びのポイント

2021/02/18

企業にとって業務効率のアップは、必要命題ですITの活用は、業務効率を強力に引き上げてくれるからでした。さまざまな技術が投入される中、グループウエアやワークフローも注目を集めています。

名前はよく聞くようになったけれど、実際にどのように運用するかわからないといった企業も多いでしょう。

技術革新の速度は速く、なかなかついていけない場合も出てくるからです。しかし、知らなかったことが、実は重大な機会損失につながっているかもしれません。

グループウエアやワークフローという言葉だけではなく、機能と運用を知らなければ、業務効率のアップに活用できません。導入した場合の費用対効果も含め、ポイントを押さえながら利用価値を探っていきましょう。

グループウエアとワークフロー

現在ではどんな小さな企業でも、それこそ町の商店でもITの活用が鍵を握る時代となりました。

受発注システムなどが代表的な部分ですが、この大きな恩恵の背景には、ネットワークを利用した距離の概念の喪失があったのです。

こうした技術と活用からグループウエアやワークフローを見ていきます。

グループウエアとは

ITを活用し、情報を高度に管理できる時代となってから、さらに状況の改善が求められるようになりました。

業務効率化を高めるため、同じプラットフォーム上でさまざまな機能を共有する必要性が生まれてきたのです。情報は高度に管理できても、スタンドアロンの状態が問題でした。

スタンドアロンでは、個々の情報は生かしにくく、いくら高度でも業務効率の向上には限界があったからです。

そこでバラバラだったシステムを同じ形に統一し、効率向上を図ったのがグループウエアの誕生でした。こうした技術は専用の環境を構築し、各ユーザーがつながる方法が主流でした。

一見すると理想的に見えますが、構築に莫大な費用がかかり、費用対効果は決して高くなかったのです。時代が変わり、技術の向上によって、もっと手軽な環境で利用できる状況になりました。

現在のグループウエアの姿ですが、低コストで導入でき、さまざまな機能をひとつに統合した有機的な活用ができる時代になったのです。

企業で仕事をするには、情報共有は大事です。しかし、ただ情報を共有するだけでは意味がありません。お互いの足並みがそろい、協調できる情報活用が必要だからです。

これまでは、会議などで顔を合わせ、お互いの意思疎通をしてきました。情報の共有と確認のためですが、会議をするには必要なメンバーが集まらなければ始まりません。

同じ場所にいる人なら、ひと声かければ、すぐに集まれるでしょう。ですが、遠方のメンバーと連絡を取ろうと思えば、そうは簡単にいきません。移動に時間がかかりますし、その間の業務は止まります。効率化とは無縁な会議も多々ありました。

これがIT化に伴い生まれたグループウエアによって、離れた場所でも情報共有ができ、わざわざ集まって意思疎通の会議をする理由が薄くなったのです。

意思疎通の手段としては、電話やメールがあります。現在でも大事なインフラですが、リアルタイムで声は聞けても、書類などの情報共有はできません。

メールを使っても、リアルタイムで声を聞きながら、必要な書類を見て打ち合わせをするのは簡単ではない状態です。電話もメールも便利なツールでインフラなのは間違いありません。

ですが、単一のツールを使っていただけでは、意思疎通の壁があったのです。グループウエアはこの壁を取りさりました。お互いに同じプラットフォーム上で、リアルタイムな情報共有ができます。

スケジュール管理や社内インフォメーションもその場で更新でき、書類の受け渡しや電子会議もできます。

音声だけではなく、カメラを使いリアルタイムで映像を見ながら打ち合わせができ、実際の会議とそん色ないのです。

グループウエアは、業務効率の向上というより、業務の運営そのものを変えたといっても過言ではありません。

ワークフローとは

業務の中で意思疎通はとても重要です。だれが何をするのでも、そこには責任が生じます。勝手な判断で行動すれば、組織はいずれ破綻をきたすからです。

有機的な運用もできないでしょう。同じ階層での意思疎通だけではなく、上下関係でも発生します。どんな行動か、その確認が必要だからです。

そこで行われるのが承認手続きです。業務を進めるために、常に承認が必要なのは間違いありません。

上から見れば、承認していない業務を勝手にされても責任が取れません。全体の足並みもそろわず、効率はどんどんと下がります。もちろん、個々の活動が全体を生かす場面もありますが、それも許可をもらっての話です。

そこで生まれてきたのが、ワークフローです。ワークフローは業務の流れを図式化したもので、電子化したことで素早い決済を実現できます。

承認手続きは、これまで紙が基本でした。まわってきた文書に判を突き、それで承認としたはずです。

書類が来なければ判もつけません。離れた場所では、郵送も必要でした。往復させるだけで、かなりのロスが生まれるのは、だれが見ても明らかです。

Faxで送る手もありましたが、紙自体は移動しないため、複数の承認書類が生まれてしまいます。1枚の紙であったがゆえに、1度に決済できる人も1人です。

さらに、現在の書類の居場所がわからないと、承認の進捗の状況もがわかりませんでした。中にはなくしてしまう人まで現れる始末です。保存するファイルだけでもかなりの量ですし、手作業で時間もかかり、社内ルールで書式の統一も必要です。

これが業務効率の足を引っ張っていたのは間違いありません。決済システムであるワークフローを導入すると、紙媒体の書類はなくなります。

システム上の決済書類を使うため、作業は一瞬で終わります。書類を持って歩く時間もFaxも必要ありません。電子上なので、ルールを設定すれば整理も自動でできますし簡単です。

ルールが明確化するため、内部統制にも効果を発揮します。ワークフローを導入する企業が増えてきているのは、たったひとつのシステムで、大きな効率アップが目指せるからです。

グループウエアやワークフローを検討しているときの注意ポイント

業務の効率化を目指し、グループウエアやワークフローを導入するなら、どんな特徴があるのか、それが自社にフィットするかが検討のポイントです。

実際の運用も想定したうえで、導入を検討しなければいけません。

ツールとしての違い

グループウエアとワークフローは、業務の効率化を目指す意味では同じ方向性を持っています。

しかし、ワークフローが承認システムであることに対し、グループウエアはもっと包括的なシステムです。

言い替えるのなら、ワークフローは承認する仕組みであり、グループウエアは包括的なツールの集合体となるでしょう。この違いは非常に大きく、間違った認識をしている企業も少なくありません。

ワークフローを含むグループウエア

グループウエアは、単一で機能するわけではありません。さまざまなシステムを組み合わせ構築されているからです。

スケジュール管理や、電子会議機能など、情報共有するために多くの機能が含まれています。その中のひとつとして、ワークフローを活用するのが大切なのです。企業中は、承認だけで業務が進むわけではありません。

もう少しかみ砕いてみます。

承認という作業が発生するには、その議論が必要です。何を承認してもらう、承認するのか、同じテーブルに議題がなければ、承認するものがありません。情報共有ともいえますが、連絡や会議などを繰り返しているはずでしょう。

ここで出てくるのが、グループウエアの存在です。そこにワークフローを組み込み活用すれば、承認という機能を最大限発揮できるのです。

費用対効果

導入を目指すうえで重要なのは、投下した費用に対し見合う効果があげられるかです。どんな優れたシステムでも、なんでもIT化すればいいわけではありません。

費用対効果の面で価値がなければ、導入しない方が経営にメリットがあります。ワークフローを含むグループウエアの導入でも同じです。システムを構築するのは、最小限でも必要になります。

関係する全員が同じシステムを共有し、運用できる体制は必要だからです。高価なシステムを導入しても、わずかなメンバーしか使いこなせなければ意味がありません。

自社を振り返り、ワークフローが必要かどうかの判断が必要です。どこでも素早く意思疎通が必要なのか、そこにかかる時間と工数を割り出します。

このロスが大きければ大きいほど、グループウエアは生きてくるのです。現在のようにテレワークが推奨される時代となり、働く場所を限定しない世の中になりました。

グループウエアやワークフローがあれば、わざわざ集まり意思疎通の場を作らないで済みます。費用を投入しても、業務効率の向上により、回収が素早くできる時代となったのです。

実際の運用を想定

費用対効果の引き上げには、自社が必要な要件の整理が必要です。必要要件に対し、グループウエアの導入が効果を発揮するか判断してみます。必要要件は、今後変わるかどうか、シミュレートするのです。

そのときに、本当の運用像がはっきりしてきます。実際にグループウエアもワークフローも、ずっと同じ形のまま時代が進むわけではありません。必要とされる要件が変化すれば、グループウエアもワークフローも変化するからです。

このような対応力の高さも魅力ですが、これが実際の運用に当てはまるかどうかが見極めるポイントにつながります。高い性能を持ったグループウエアやワークフローを導入しても、近い将来足かせになるかもしれません。

極端な事例ですが、古いPCを使ってシステムを作っていたとします。現在のPC環境では利用できないものとなれば、そのシステムを使い続ける選択も生まれるのです。

たとえ運用に問題があっても、辞めれば機能は止まります。現在のグループウエアは、自社環境で構築ではなく、クラウドサービスなどを使い、システムを利用します。

自社でシステムを開発し構築したわけではないので、必要なアップデートが生じたときにも、何かする必要はありません。どこまでも拡張できる可能性があるか、これが実際の運用の鍵です。

“どちら“よりも”活用“という面で

グループウエアやワークフローの導入では、どちらを選ぶべきかといった判断に行き着くのが自然です。

細かなシステムが欲しいのか、それとも包括的なシステムでカバーするのか、必要要件で変わります。しかし、ワークフローを生かすためには、なんらかのグループウエアが必要です。

さまざまな面で効率化してこそ、ワークフローは機能を発揮します。承認システムだけが一人歩きしても、コミュニケーションなくして力は出せません。

現在ではフレキシブルな運用を目指し、スマートフォンの活用も進んでいます。どこでも使えるからこそ、機能だけではなく、セキュリティの面でも高水準なものが求められるようになりました。

包括的高レベルで事業の効率化を目指すなら、グループウエアという大きな枠組みからワークフローを活用する時代なのです。

どちらではなく、有機的な活用で導入を検討していきましょう。

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