グループウェアとワークフローシステム、どちらを導入するべき?

グループウェア、ワークフローシステムとは?

グループウェアとワークフローシステムの違いは、前者が業務効率化を図るためのツールなのに対し、後者は業務の流れを明確化させる仕組みをさします。

基本的にはグループウェアにも、ワークフロー管理機能が搭載されています。ワークフローシステムは業務の流れを管理するものであるので、それ以外の機能はありません。

ワークフローも管理しつつ、業務を効率化したい場合は、グループウェアがオススメです。それぞれについてひとつずつ解説していきます。

グループウェアとは

グループウェアとは、企業内で働く人同士のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を促進するためのソフトウェアのことをいいます。

昨今はテレワークなど働き方が多様化しているため、いかにしてコミュニケーションや情報の共有を図るかが課題となっています。それらをオンライン上で一手に行えるシステムが、グループウェアです。

ワークフローシステムとは

ワークフローとは、業務に関する一連の流れやその流れを図式化したものをさします。具体的に言うと、「誰が」「何を」「担当・判断し」「完了させるのか」といった流れです。

それらのフローをシステム上で行えるようにする機能が「ワークフローシステム」です。従来、紙ベースで行っていた申請から承認・決済までの一連の業務が自動化されており、より業務の効率化を促進することができます。

またクラウド型の製品であれば社外での業務も可能で、申請者や承認・決済者はさまざまな端末から業務することが可能です。 申請書が承認済みか確認もできるため、業務の停滞が少なくなります。

ワークフローを管理する機能とは

ワークフローを管理する機能には主に

  • 申請・起票機能
  • 申請書・帳票機能
  • 承認機能
  • 通知機能
  • 管理機能

などがあります。ひとつずつ解説していきます。

申請・起票機能

各種申請書を提出することができます。また、申請にファイル添付したりコメントをつけたりすることも可能です。別のユーザに代わって起票し、代理で提出することもできます。

申請書・帳票機能

多くのワークフロー機能では、各種申請書がテンプレートとして提供されています。そのため、ユーザは最小限の手間で申請書を作成することができます。

また、企業独自にカスタマイズされた申請書のテンプレートも作成することができるグループウェアもあります。

承認機能

承認機能には主に「申請操作」「案件フロー操作」「情報共有」があります。

申請操作

申請された案件に対する承認手続きを行います。承認・差戻し・破棄・保留・委任・引取り・返却・取戻しといった操作が可能です。

 

案件フロー操作

案件ごとに承認ルートの参照や変更、追随する承認先の変更といった操作が可能です。申請の内容や案件ごとに承認フローが変更になる場合であっても、それぞれに設定できます。

 

情報共有

申請された申請書を関係者間で回覧し、閲覧することができます。ツール上で情報が一元化されているため、いつでも確認することが可能です。

通知機能

申請者と承認者に対して、申請・承認の期限や、申請の結果等を通知します。通知方法は、メールや、画面上でのポップアップ表示が主です。

管理機能

管理機能には、「ルート制御」「内部統制/セキュリティ」「運用組織・業務管理」があります。

ルート制御

条件分岐や選択分岐、並行分岐といった分岐の方式や、差戻し先や差戻し方法、ルート変更の可否といった項目を設定し、承認ルートを制御できます。

 

内部統制/セキュリティ

内部統制やセキュリティを強化できる機能です。スキップ設定や本人最終承認といった操作の制御や、ログイン時のシングルサインオン設定を制御することで行います。

 

運用組織・業務管理

運用組織や業務を管理できる機能です。データのインポートやエクスポート、登録されている個人情報や部署情報の管理といった操作によって行います。

ワークフロー管理機能の導入の目的

ここまでワークフロー管理機能についての基礎知識について解説してきました。ここではこれらの機能がどのような場面で役立つのか、あらゆるケースから導入する目的について触れていきます。グループウェアを導入して、ワークフロー管理機能を活用する主な目的としては、

  • 様々な業務手続の電子化
  • データを可視化

が挙げられます。ひとつずつ解説していきます。

さまざまな業務手続きの電子化

ワークフロー管理機能を導入することで、さまざまな業務手続きを電子化することができます。業務手続きが電子化されていない場合、紙で申請書などを作成し、管理者に直接手渡しして承認をもらうといった業務の流れとなります。

業務手続きは、それぞれの業務によって、承認フローや関係者、作業内容も異なります。紙ベースで申請を出そうとしても、この申請書は誰に対して承認をもらえばいいのか、毎回確認しなければなりません。

そこで、ワークフロー管理機能を導入することで、これらをツール上から申請を送ることができるようになり、申請を出せば適切な管理者の元へ承認依頼を投げることができます。

たとえば、ひとつの申請で複数名に対して異なる作業依頼が発生し、作業が完了した後、各部門責任者全員の承認が必要になってくる業務などでは、単純に申請・承認・決裁といった直線で進むようなフローとはなりません。

そういった複雑なワークフローでの業務手続きが必要となれば、ワークフロー管理機能を搭載したグループウェアの導入を行うことで業務を改善することができます。

データを可視化

ワークフロー管理機能を活用すると、申請時に入力した情報以外にも業務改善に役立つデータがログとして蓄積されていきます。それらをツール上で自動的に集計して、グラフにしたり一覧表を作成することができます。

たとえば、対象業務にかかった全体の所要時間や1人あたりの対応件数・滞留時間といったデータが取得できます。これらのデータを活用することによって、業務のボトルネックが発見しやすく、適切かつスピーディな改善が可能になります。

また昨今では、ワークフロー管理機能を用いて、業務プロセスの現状を把握・改善していくことで、本来あるべきプロセスに近づけていくBPMを行っている企業もあります。

そういった業務プロセスの把握や改善点を見つける上でも、データを可視化できる機能はとても役に立つでしょう。

導入時に押さえておきたいポイント

グループウェアを導入する際に押さえておきたいポイントとしては、

  • 現状の課題を抑える
  • ワークフローの要件を満たせるかどうか
  • 費用対効果
  • システム変更の容易さ

が挙げられます。ひとつずつ解説していきます。

現状の課題を押さえる

まずは現状の業務フローにおける課題をしっかりと把握することが重要です。グループウェアにはたくさんの機能があり、その豊富さにつられて導入をするも、そのほとんどがその企業において重要な課題になっておらず使用しなかったという例もあります。

せっかく導入するのであれば、利用できる機能を最大限に活用できる方がさらに業務効率を向上させられます。

改めて、社内の課題を洗い出し、ワークフロー管理機能を含めたグループウェア内の各機能が自社にとって有効的に運用できるものかを確認しましょう。

ワークフローの要件を満たせるかどうか

グループウェアの導入により、さまざまな領域において業務効率化が期待できます。幅広い業務で活用できる一方で、各領域の機能を細かく見ていくと、専門で扱っているサービスに見劣りしてしまう部分があることも事実です。

現状の課題を解決でき、グループウェアを導入する目的を満たせる機能が、選定したグループウェアに備わっているのか、きちんと確認することが大切です。

もし、目的にそぐわないツールであった場合は、他のグループウェアやワークフローシステムの導入も検討しましょう。

費用対効果

グループウェアは、ワークフローシステムと比べて、その機能の豊富さから料金が高く設定されています。

グループウェアはその分、コミュニケーション機能や他の機能を利用できるため、ワークフローの業務改善のみならず、他の課題も解決できます。

ただし、過剰に機能をつけて余分なコストがかかってしまうのはもったいないです。抱えている課題を満たすことができる機能を持つグループウェアを選定し、費用対効果を考えて導入を進めるようにしましょう。

システム変更の容易さ

ワークフローは会社の規模拡大や組織の編制などに合わせて、承認フローが定期的に変化していきます。その結果、既存のワークフローでは対応が難しくなり、システム変更の必要性が出てきます。

その際のシステム変更がどれだけ容易に行えるかという点も、検討するポイントのひとつとなります。

グループウェアをすでに導入している場合、ワークフロー以外の機能はそのまま運用を継続し、ワークフロー管理機能の部分を簡単に変更できるかどうかは、導入前に検討しておきましょう。

グループウェアによっては、カスタマイズを行うために専門的なスキルが求められるものもあります。その際は、有識者を配置したり、外注したりということも視野に入れておく必要があります。

グループウェアを導入して、ワークフローを管理しよう

グループウェアを導入して、ワークフローを電子化することは、業務の効率化や多様化した働き方に対応するためにも非常に重要です。従来の紙ベースのやり取りから、ツール上で申請や承認を行うことができれば、時間も手間も削減できます。

出張などでしばらく席を空けている場合であっても、グループウェアを活用すれば承認者に通知が送られ、承認までの時間を短縮することが可能です。

グループウェアを導入する際は搭載されている機能を確認し、機能が豊富だからという理由で決定するのではなく、自社で抱えている業務における課題をきちんとと押さえたうえで、本当に必要な機能を持ったものを選ぶようにしましょう。

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