グループウェアを使いこなせない?その理由や改善方法を解説

グループウェアを導入する理由は、これまでの状況よりさまざまなメリットがあるからです。業務効率の改善もその一つに挙げられるでしょう。そのメリットを生かすために、いろいろな施策を施します。

ところが、どんなに導入に準備を重ねても、使いこなせない状況が生まれるのです。予期できない問題もありますし、ほんの少しの方向転換で改善できる場合もあります。導入前の段階から理解しておけば、時間のロスが少なかったかもしれません。

リスク要因は、顕在化前に摘むのがビジネスの鉄則です。事業の効率化のためにも、どのようなポイントがあるか理解するといいでしょう。

グループウェアが使いこなせない理由

グループウェアが使いこなせないのには、必ず理由が存在します。グループウェアが機能的にそろっており、便利なのは間違いない事実です。しかし、使わなければ情報共有も促進せず、機能がそろっていてもグループウェアは形がい化するのです。その理由を明確にして解決の道を見つけ出せれば、グループウェアはもっと便利なものに変わります。

トップから使い方がわかってない

新しいシステムを導入するときは、誰か主導的な役割を果たさなければいけません。知らないものを使うのは、誰でも怖さがあるものです。本当に使っていいのか不安感が先立ち、アクションを起こしにくくなります。

トップが使っていない状況は、使っていいのか判断に困ります。使ってしまってはいけないのではないか、無意識に防御してしまうからです。まずはトップが模範を示し行動するのは、グループウェアに限ったことではありません。どんなことでも、トップが行動するだけで、組織の意識は変化するからです。主導的な役割は、自発的な姿勢で効果を発揮します。

メリットが浸透していない

グループウェアには、多くのツールが集められており、さまざまな情報を共有できます。しかし、浸透していなければ、何も共有できません。それよりもデメリットが目立つ場合には、浸透がさらに遅れます。

情報の共有がグループウェアの大事なポイントですが、自分の情報がほかの人に利用され、相対的に評価が下がるのなら、誰も使用しません。使えば使うほど、自分でデメリットが増えると思うからです。ルールの整備が必要ですが、メリットを正しく理解していないからこそ、使いこなせない問題を抱えます。ハードというよりソフト部分での運用の失敗です。使いこなせない理由になっている典型的なパターンでが、根の深い部分が露呈しています。

ほかのツールを使うのが当たり前となった状況

使いこなせていないというより、使う理由が見当たらない状況は、新しいツールを導入したときに非常に危険な状態です。本来はメリットがあるのはわかっていても、メールやファイルサーバーが使われ続けている状況が相当します。この状況では、グループウェアを使う必要を感じていません。とても大きな障害で、使いこなせない以前の状態を作ってしまうのです。

メールやファイルサーバーが悪いわけではありません。フロー情報ならメールが役割を果たし、ファイルサーバーがストック情報を蓄えます。これは正しい判断です。これだけでもグループウェアを使わずに仕事ができてきました。

しかし、効率化を進めるなら、この方法は能力の不足が目立つのです。それでも、当たり前に使ってきたツールを突然否定されると、簡単に移行できるものではありません。グループウェアが有効なのはわかっても、面倒な部分が先に目立ち、使いこなさない状況が続くのです。

打開しようとトップダウンで突然使えと指示しても、この状況では使いこなせるわけがありません。さまざまな分野で同じことが起きますが、古い体制からの脱却は、導入前から手順を構築しなければいけないのです。

そもそもグループウェアに問題がある

使いこなせない理由として、最も問題が大きいのは、ハードとしてのグループウェアの問題です。ソフト側の人間が使いこなせないのではなく、使い勝手が悪いグループウェアの導入は浸透しません。トップダウンで決めても、現場では問題を抱えるケースも少なくないでしょう。実体と違ったツールがあっても、必要機能が足りない場合も多く、使いこなせないからです。

本当にどのようなグループウェアが必要か、利用する側の目線で検討していきます。利用者の目線でグループウェアを使えば本当に効率化が進むことを示せれば、必然的に浸透するからです。仕事が楽にならないグループウェアなら、使いこなす以前にすたれてしまうのは間違いありません。

失敗しないグループウェアの導入

グループウェアを導入するのなら、確実に浸透させます。これが重要です。浸透せずに置けば、使いこなせない状況が生まれ、導入に失敗するのです。誰もが使い始めれば、誰でも徐々に使いこなせます。そのように設計されたツールがグループウェアだからです。メリットを十分に示し、理解してもらうのが、導入には欠かせない条件となってきます。

コストを把握する

グループウェアを導入するにあたって、コストを明確にするのが大切です。ここにはグループウェアの教育費用も必ずかかります。コストに見合った状態を作らなければ、グループウェアを使いこなしたと言える状態にならないのです。

極端な例ですが、無料でツールを導入できても、教育にお金がかかります。誰でもすぐに使えるわけではありません。そのために成果をあげなければ、使いこなしているとは言えないでしょう。

仮に使いこなせなかった場合、サポートを受ける方法もあります。これがさらにコストを跳ね上げる結果につながるため、さらなる悪循環を招くケースも出てくるのです。導入の段階から、本当のイニシャルコストを見極め、ランニングコストと合わせて正確に把握する必要があります。

自社に要求されているポイントは何か

どのようなグループウェアを選ぶのかも重要です。自社の業務効率化を促進させる目的で導入するため、何が問題なのか、要求されるポイントを整理し理解が必要となります。このような条件の整理をしっかりとしないと、導入後に使い勝手の悪さが目立ち、うまく浸透しない可能性が高まるのです。

グループウェアも非常に数が増えてきました。本当に必要な性能を持つグループウェアは何か、自社の目線で判断しなければいけません。評判などで判断するのではなく、自社の社員の声を汲み上げ、利用者の要求に沿ったものを見つけましょう。これらは利用する人数によっても違いが出てくるのを忘れてはいけません。

ルールはしっかりと決めておく

グループウェアを利用する場合には、ルールの設定が欠かせません。どのような形で運用するのか、明確に提示する必要があります。中途半端な状態でルールを作ると、必ず綻びが生じ、利用しにくくなるからです。古いツールから脱却できないのも、ルールの設定が不明確で起きます。

情報共有するためには、利用によるインセンティブの発生も必要です。しっかりと評価されなければ誰も利用したくありません。使えば便利で得をすると思わなければ、使いこなす気にはならないのです。このような利用を促進する枠組みの策定も行います。コミュニケーションツールの側面も重要となるため、いつも円滑に運用できる仕組みを構築しましょう。

使いこなせないではなくグループウェアを使いこなす

グループウェアは使いこなせないのではありません。使いこなす環境整備ができていないだけです。仕組みが出来上がれば、必然的に利用していきます。事前に準備も大切なのは、この整備に時間も手間もかかるからです。グループウェアに問題なければ、ツールとして利用して確実に浸透していきます。

ツールはあくまでもシステムです。システムを使いこなすのは、利用者であり慣れる仕組みが欠かせません。構築できれば、使いこなせない状況は発生せず、グループウェアで業務の効率化も進んでいくのです。

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