グループウェアを使いこなそう!マイナーだけど便利な機能4選

日々の業務で発生する情報共有やコミュニケーションには、たくさんの無駄が潜んでいます。このような無駄をなくし、業務効率化してくれるツールが「グループウェア」です。グループウェアは多くの企業で導入が進んでいるので、使ったことがある方も多いのではないでしょうか。

しかし、グループウェアに備わっている機能のすべてを把握している方は、ほとんどいないでしょう。実は、グループウェアにはマイナーながらとても便利な機能がたくさん存在するのです。グループウェアを最大限に有効活用するためには、それらの機能について把握しておく必要があります。

そこで今回は、グループウェアの隠れた便利機能を4つ、ご紹介します。この記事を読めばグループウェアの新たな使い方を把握でき、さらに業務効率化へとつなげられるでしょう。日々の業務に無駄を感じている方は、ぜひご一読ください。

そもそもグループウェアとは?

「グループウェア」とは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するためのオンラインで使えるツールです。職種を問わず情報共有やコミュニケーションといった要素は欠かせないため、さまざまな企業で導入が進んでいます。

グループウェアには大きく分けると「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類あり、データ管理に使うサーバーがそれぞれ異なります。働き方改革やコロナウイルスの影響もあって、リモートワークでも使える「クラウド型」のグループウェアが最近では主流です。

  • オンプレミス型・・・自社サーバーでデータ管理
  • クラウド型  ・・・Web上のクラウドサーバーでデータ管理

あまり知られていない、グループウェアの便利な機能4選

グループウェアをすでに導入している企業も多く、「スケジュール管理」や「プロジェクト管理」といった機能はご存知の方も多いでしょう。しかし、それ以外にもグループウェアにはたくさんの機能があります。ここでは、あまり知られていないものの便利なグループウェアの機能を4つ、ご紹介しましょう。

その1:報告書機能

業務報告は、ビジネスの基本です。ただし、報告先が多数だったり離れた拠点の社員だったりする場合もあるため、いつでも口頭で業務報告できるとは限りません。このようなケースでは、メールで業務報告をしている方が多いのではないでしょうか。

しかし、メールでの業務報告は他のメールに埋もれやすく、最悪の場合相手が見逃してしまう恐れもあります。また相手からレスポンスがない限り、業務報告を読んでもらえたか分かりません。業務報告は相手に伝わって初めて意味を持つものなので、メールの投げっぱなしで終わるのは避けたいですよね。

このような業務報告を確実にするのが、グループウェアの「報告書機能」です。報告書機能を使うと、社内の業務報告をすべてWeb上で行えます。無関係な営業メールなどと業務報告を区別して管理できるため、埋もれにくいのが大きなメリットです。

しかも、設定した報告相手のデスクトップ上に通知してくれるので、見逃されることなくスピーディーに報告事項を伝達できます。さらに既読状況の確認機能もあり、相手が業務報告をチェックしたかどうかがひと目で把握可能です。

その2:社内SNS機能

社内に落とし物があった場合など、社内全体にお知らせしたい情報もありますよね。このような場合でもメールが良く使われますが、全社員を宛先に入れなければならず面倒です。メーリングリストを使う手もありますが、社員が入れ替わるたびにリストを更新しなければなりません。

社内全体へ手軽にお知らせするには、グループウェアの「社内SNS機能」を使うのがおすすめです。社内SNS機能を使うと、メールのように複数の宛先を設定することなく、オンラインで社内全体へのお知らせを投稿できます。社内イベントの告知をしたり、役員が企業の方針を全社展開したりといった様々な使い方が可能です。

また、社内SNSでお知らせを投稿すると、全社員のデスクトップ上に通知してくれます。そのため、全社員への確実な情報展開が可能です。しかもWebブラウザを通して利用できるので、在宅ワークの社員でもスマートフォンから投稿をチェックできます。

その3:社内Wiki機能

生産性を全社的に高めるには、ノウハウの共有も大切です。ノウハウが十分に共有されていないと同じことを繰り返し教えることになり、先輩社員の負担も大きくなってしまいます。必要なノウハウを必要な時に取得できる仕組みを作ることで、若手社員でもつまずくことなく作業が進められるでしょう。

社内でのノウハウ共有に使えるのが、「社内Wiki機能」です。社内Wiki機能を使うと、社内のあらゆるノウハウをWeb上に登録・共有できます。表や画像の挿入、フォントの装飾などもボタン1つで簡単に行えるので、ノウハウを手軽に分かりやすく整理することが可能です。

登録したノウハウは全社員が好きな時に確認でき、1度登録してしまえば何度も口頭でノウハウを伝える必要がなくなります。しかもスマートフォンからでも利用できるので、自宅学習にも利用可能です。またセキュリティも万全で、IPアドレスでアクセス制限をかけられるため、社外の人間からアクセスされる心配もありません。

その4:簡易在席確認機能

他部署の社員と、直接やり取りしたいこともありますよね。しかし、席に行っても相手が不在で、無駄足を踏んでしまった経験がある方も多いでしょう。こうした無駄な時間をなくすためには、離れた部署の相手でも自席にいるかどうか確認できる仕組みが必要です。

このようなケースでとても便利なのが「簡易在席確認機能」です。簡易在席確認機能を使うと、任意の社員が自席にいるかどうか、その場で確認できます。自分の在席状況もボタン操作で簡単に切り替えられるので使いやすく、無駄な移動が防げるのは嬉しいポイントですよね。

また、出張などで外出する場合は、コメントを付けることで他社員に伝えることも可能です。そのため、相手がオフィスにいるのか外出中なのかも、その場で判断できます。最近ではリモートワークも増えているので、自宅にいる場合でもコメント機能で簡単に状況を共有できて便利です。

便利な機能を把握して、グループウェアを使いこなそう

このように、グループウェアには隠れた便利機能がたくさんあります。さまざまな機能を把握しておくことでグループウェアをより有効活用できるようになり、ビジネスシーンに潜んだ多くの無駄を取り除けるでしょう。

今回ご紹介した機能以外にも、グループウェアにはまだまだたくさんの機能が存在します。もっとグループウェアを有効活用したい方は、こちらのブログにある他の記事もご覧くださいね。

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