教育現場で情報システムを活用することは当たり前になりつつある現代において、現在注目されているシステムが「グループウェア」です。グループウェアとは、さまざまな機能を駆使して情報共有等を効率化させるシステムです。
企業などの組織内で利用されることが多く、業務の効率化を目的として導入されるシステムです。現在は、大学などの教育機関にも積極的に導入され、学生と教員とのコミュニケーションツールとしても活躍しています。
本記事では、大学で利用されるグループウェアの実態とグループウェアの導入で得られる効果を以下の流れでご紹介しています。
・効率化が期待できるグループウェアとは？
・グループウェアの6つの機能
・働き手の業務改善
グループウェアを理解して貴校に合ったシステムの導入を検討してみてください。
目次
効率化が期待できるグループウェアとは？
グループウェアとは、組織内ネットワークを利用して円滑な情報共有等を実現させるために開発されたシステムソフトウェアです。企業内の効率化を目的に導入されるケースが多いなか、昨今では教育機関用グループウェアの開発・導入も増えています。
グループウェアの機能は開発業者によってさまざまで、業務の効率化に必要な機能が備わっているかどうかがグループウェア選びでは重要となります。とくに、教育機関で利用されるグループウェアはビジネス用と用途が異なるため、グループウェア選びに慎重にならなくてはなりません。
以下では、大学等で導入されているグループウェアの機能についてご紹介しています。
グループウェアの6つの機能
お知らせ掲示板機能
お知らせ掲示板機能とは、全学生・全教員に対して重要な連絡をパソコン・スマホひとつでどこでも見られるようにしたWEB掲示板のことをいいます。
各大学の校舎内に存在する掲示板がWEBで見られるといったイメージです。大きく違うのは、写真の添付やファイルの追加、お知らせ事項の上書きが簡単にできるという点です。
スケジュール管理機能
スケジュール管理機能とは、その名のとおり教授・学生・研究室等のスケジュールを共有できる機能のことです。研究室の空室予定や教授のスケジュールが一目でわかる学生にはうれしい機能です。
学生間での日程調整はもちろん、ゼミの日程調整などにも利用できるため、教授と学生とのスムーズなコミュニケーションツールとしても活躍します。自身のスケジュール管理を行う上でも役立つため、多くのグループウェアで導入される機能のひとつです。
個別チャット機能
個別チャット機能は、既存のメール機能より手軽で簡潔に個別でやりとりが行えるツールです。グループを作成して一括送信することも可能であるため、グループ研究や学年ごとの連絡ツールとしても利用されています。
既読や未読機能が搭載されているため、情報の共有がしっかり行われているかの確認も一目でわかります。さらに、まだ確認されていない情報を一括確認できる機能が搭載されているため、個人管理も簡単にできるようになりました。
書庫検索機能
研究室に保管されているデータの取扱い時に活躍する書庫検索機能。書庫に保管されている書籍や学術論文などの利用状況が把握できるツールです。論文に使用する参考文献を探す際にも役立ち、書庫の在庫確認も一括管理できる便利なツールです。
ファイル提出機能
教員からの宿題や課題の提出を自由に行えるファイル提出機能。提出物が必要になる学生を指定してフォルダを表示させられるため、混同せず提出物の管理が行えます。提出したファイルは、学生と担当教員以外見ることができないよう設定できるため、情報漏洩を防ぐ手段としても有効な機能です。
ノート機能
ノート機能は、重要になる事項をメモして保存できるツールです。情報共有する過程で重要な事項をすぐにメモできることから多く利用される機能のひとつでもあります。メモは共有せず、利用者のみが見られるよう設定されているため、些細なことでもいつでも簡単にメモをとることができます。
教育機関の業務改善
教育機関で導入されるグループウェアで重要視される点は、学生・教員・学校運営者それぞれが使いやすく業務の効率化に繋がることです。導入するのは、教育機関側であるため、大学側に強いメリットが感じられる導入理由が必要です。
ここからは、教育機関側が得られる効果をピックアップしてご紹介しています。
紙媒体の削減でコストカット
紙媒体の管理からデジタル管理への移行が進められているなかで、業務上必要な通知や資料が一括デジタル管理できるのはグループウェア導入の大きなメリットといえます。
紙資料ではできなかった一斉同時配布や個々人への提出物管理など、無駄をなくしたうえでよりスピーディーな対応ができるようになります。さらに、デジタル化の一番のメリットといえる「ペーパーレス化」を実現できます。
ペーパーレス化により印刷費用と用紙費用を削減できるため、大幅なコストカットに繋がります。
学生とのコミュニケーションツール
上述でご紹介した「お知らせ掲示板機能」や「個別チャット機能」は連絡用ツールとしての側面をもちながら、学生と教員のコミュニケーションツールとしても多く利用されます。
直接会って会話するよりもハードルが低いため、学生と教員との間に障壁が無くなり、スムーズなやりとりを可能とします。さらに、学生とのやりとりも記録されるため、トラブル時の対応も迅速に行うことができます。
タスク管理
タスク管理とは、仕事を効率的行うために作業を細分化してタスクとして単位分けする管理方法です。
学生に論文などの長期的な課題を出す際に、進行状況をタスク管理させることで作成状況や作成漏れがないように管理することができます。
講義管理
グループウェアを使用することで、学生の講義のコマ数管理や単位管理が簡単に行えます。学生一人一人に単位取得スケジュールを組んでもらい、授業に参加しているか、課題を提出しているかなどのチェックをグループウェア上で確認することができます。
単位取得が怪しい生徒には、チャット機能を活用して24時間いつでもどこからでも通知・連絡がいくよう設定も行えます。
WEB会議・講義
これまでの講義や会議は、講義室または会議室を手配して、準備資料を配布するなどの業務があたりまえになっていました。これらを一気に削減できるのがグループウェアの機能のひとつであるWEB会議・講義機能です。
事前の準備が大幅に削減できることに加えて、会場の手配や印刷資料も各自持参してもらえるため、主催者側のコストカットも実現します。さらに、昨今のコロナウイルスなどの緊急事態にも影響を受けない対応力やいつでもどこでもWEB会議・講義が開催できる応用力は情報社会において欠かせないツールのひとつです。
教育機関でグループウェアの導入実績
本記事では、大学等の教育機関で利用されているグループウェアの機能についてご紹介してきました。さまざまな機能の使い方や特徴について理解を深められたでしょうか。
本記事で校務の効率化を図る手段のひとつとしてグループウェアが有効であることはお分かりいただけたと思います。トライアル期間を利用して複数あるグループウェア会社を比較・検討し、貴校に合ったグループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。
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