こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
グループウェアは、業務の効率化を目的として、社内の情報共有などを円滑にするシステムソフトウェアです。さまざまな業種に対応した機能が豊富なことから、多くの企業がグループウェアを導入しています。
そんなグループウェアの導入で高い効果を発揮したのが運送業界です。運送業界が抱える課題や人手不足の解消に加えて、コスト削減にもつながることから導入が進んでいます。
本記事では、運送業の働き方を変えてしまうグループウェアや運送業が抱える課題、グループウェアの導入で得られる効果について解説します。運送業を営んでいる方はぜひ参考にしてみてください。
目次
業務効率化が期待できるグループウェアとは
グループウェアは、ネットワークを使用して情報共有やコミュニケーション、勤怠管理などを一括管理できるソフトウェアです。
一般的な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
- メール機能
- チャット機能
- お知らせ機能
- 掲示板機能
- ファイル共有機能
- スケジュール管理機能
- 会議室予約機能
- ビデオ会議機能
- 勤怠管理機能
- 外部サービス連携機能
- 電子決済機能
この他にもグループウェアによって機能は異なります。グループウェア選びの際は、自社課題の解決が期待できるグループウェアを選択しましょう。
運送業が抱える課題
事務作業のアナログ管理
業務で発生した紛失物や配達物の管理を紙のチェック表やエクセル表などを使用した場合、人の手で管理するアナログ管理になってしまいます。さらに、事務作業には時間と労力、人手が必要であることに加えて、入力ミスや転記ミス、確認ミスが発生してしまうリスクも発生します。
紙媒体での管理体制
紙の管理表でチェックを行っている場合、チェック表を記入する人と記入ミスがないかのダブルチェックを行う手間や人手がかかります。さらに、紛失などのリスクを常に考えながら管理しなければなりません。
また紙のチェック表は、紙や印刷コストがかかるだけではなく、資料を保管する場所の確保も必要になります。資料が多くなると保管のために倉庫等を借りる企業も珍しくありません。
運転手とのスムーズな情報共有
運送業では、荷物を運ぶ運転手との円滑な情報共有が必要です。渋滞情報や配達情報などのやり取りがスムーズだと、ワークフロー通りの円滑な事業体制が構築できます。
一方、電話や紙媒体での情報共有が基本となる運送業者は、情報伝達が遅れるうえに、運転手とのコミュニケーションが取りづらいことから良好な関係を築くのが難しいという課題を持ちます。
業務チェック漏れ
運送業の業務の中で、報告漏れや記入漏れがないかの確認業務はなるべく避けたい業務の一つです。
とはいえ、単純ミスによりお客様に迷惑かけることを考えると、避けては通れない業務として運送業の課題とされています。
オフィス業務の効率化
運送業のオフィス業務であるチェック表やシフト表の作成、経費精算業務、労務管理、シフト管理、ダブルチェック作業などの業務は、「時間」「労力」「コスト」がかかるうえに、人手が必要になります。
人手不足が深刻化している状況で、人手が必要な業務はなるべく減らしたいですよね。
グループウェアの導入で得られる5つの効果
運送業が抱える課題を解決してくれるツールとして、グループウェアが導入されるようになりました。グループウェアの効果について見ていきましょう。
情報共有の一元管理でデジタル化
一元管理とは、社内情報を集約化して一括管理することです。運送業のオフィス業務で必要な「情報共有」「コミュニケーション」「勤怠管理」などを一つのシステムソフトウェアで一括管理できるようにするのが「グループウェア」です。
紙コストや印刷コストが一切かからず、パソコンやスマートフォンのみで円滑なやり取りを実現します。各機能を自由にカスタマイズでき、自社に適合したグループウェアの利用が可能です。
ペーパーレス化でコスト削減
グループウェアの導入でペーパーレス化が実現します。紙を置くスペース・印刷機器・紙代などのコスト削減を目的として導入する事業者も少なくありません。
ペーパーレス化と同時に社内の電子化を進めたい事業者にはとてもおすすめです。
チャット機能でリアルタイム情報共有
グループウェアでは、メール機能に加えてチャット機能が利用できます。チャット機能はSNSのようにリアルタイムで手軽なやり取りができ、幅広い層に支持される便利な機能の一つです。
個別チャットだけではなく、プロジェクトごとやチームごとのグループチャットなど、さまざまな用途で利用できます。
記入漏れ・転記漏れの人的ミスの解消
運送業ではお客様の個人情報を扱う機会も多く、情報漏洩や単純ミスなどの人的ミスはなるべく避けたいところです。さらに、管理表の確認作業となれば、探す時間と手間がかかります。
グループウェアは利用者にアクセス制限を設けることができるため、情報漏洩リスクを最小限に抑えることを可能とします。さらに、保管書類の劣化や破損の心配も少ないため、リスクコントロールがしやすいこともグループウェアが選ばれる理由の一つです。
出生先での会議がスムーズに
ビデオ会議機能は、自由な場所でいつでもミーティングが開催できるため、運送業だけではなくさまざまな業種で活躍する機能です。会議室の準備や会議資料も必要としないため、会議コストをかけることなく円滑なミーティングを行えます。
グループウェアを導入して削減できる5つの事務作業
請求書作成
グループウェアの利用で各取引先に提出する請求書・見積書・納品書などの書類作成が簡単になります。事務作業員がいない小人数の事業者にはとてもおすすめの機能です。
スケジュール管理
大人数の従業員を抱える会社にとって、スケジュール管理やシフト管理は大変手間のかかる作業です。グループウェアのスケジュール管理表は、シンプルかつ簡単な仕様で作られているため、ダブルブッキングを避けながら必要な人員のシフトを組むことができます。
経費入力作業
経費精算機能を利用することにより、経理の作業負担が期待できます。会計ソフトに手入力しなくても、カードや銀行等から仕訳が自動で入力されるため、日々の経理業務が軽減されます。
ただし、同じ経費でも意味合いが異なれば仕訳も異なるため、最終チェックは人の手で行うことをおすすめします。
印刷
グループウェアはデータをクラウド上に保管するため、データの共有が容易にできます。今まで印刷っしていた契約書、請求書、マニュアル、会議資料などを印刷する手間やコストを大幅に削減できるのです。
A4用紙は1枚当たり0.7円が相場といわれています。1日1万枚コピーすると7,000円、1年だと約255万円になります。紙のコストに加えて、コピー機やインク代、保管場所のコストも無くなれば、大幅なコストカットが期待できます。
事務作業
グループウェアはさまざまな事務処理を簡素化し、検索・保存・共有まで一括管理してくれる便利なツールです。
さまざまな外部サービスとの連携をうまく行えれば、事務作業の人手が必要なくなり、事務作業員の人件費もカットできます。
まとめ｜無駄をなくした働き方の実現
運送業界のグループウェアの導入理由について理解は深められたでしょうか。
グループウェアの導入でこれまでの運送業務のワークフローが簡略化し、事務作業員の作業負担も大幅に削減できます。社内の情報共有やコミュニケーションツールとしての利用もできるため、さまざまな業種で導入されています。
チェック表管理やスケジュール管理など手作業に限界を感じている運送業者は、一度グループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
