運送業では時間管理が非常に重要です。荷物を間違いなく送り届けるには、道路の渋滞や事故だけでなく、ドライバー自身の急な予定変更から顧客の急な要望まで、様々に予想外の事態が起こります。
そこでこの記事では、運送業におけるグループウェアを導入した方が良い理由と便利な使い方を詳しく紹介します。
運送業で作業の効率化をお考えの場合には是非参考にしてみて下さい。
目次
グループウェアとは
グループウェアは社員の作業状況やスケジュール、さらにはコミュニケーション機能をまとめて管理・使用できる非常に便利なツールです。
今まで人が時間をかけて行っていた手作業の仕事を簡単な操作でスムーズに行うことができ、業務効率アップに役立つツールとなっています。
しかし良いツールを使うだけでは業務効率をあげることはできません。
まず始めに、何を目的としてその作業を行うかを考える必要があります。
なぜなら会社は組織の集合体で、それぞれの組織は別々の作業をしていますが、目指す方向や目的が一致していなければその作業はバラバラになってしまうからです。
だからこそ組織や個人の間で作業状況の把握やスケジュール管理、円滑なコミュニケーションなどが非常に重要となるのです。
以前は電話やメール、エクセルなどが主流でしたが、IT化が進んだ現在ではグループウェアを使う企業が増えているのです。
グループウェアを運送業に導入する理由
グループウェアの最大の特徴はあらゆる情報を一元管理できる点です。
これは逆に言えば『誰でも、どこからでも、情報にアクセスすることができる』という事になります。
運送業において情報の一元管理は業務効率をあげるために非常に有効です。
この点を踏まえて、なぜ運送業にグループウェアを導入した方が良いのか解説していきます。
ドライバー側にメリットがある
ドライバーは常に時間に追われています。
なぜなら期日・時間通りに荷物や輸送が行われなければ顧客への信用を失ってしまい、会社の業績悪化を招くからです。
しかし人が荷物を運ぶ以上、何かしらアクシデントが起こる可能性は常にあるのではないでしょうか。
人的ミスを防ぐための対処方法はあったとしても、天候の急変や突然の災害、事故など突発的におこるアクシデントはあらかじめ防ぐことはできません。
そのためアクシデントが起きたときに、いかにスピーディーに社内の社員と連携してトラブル対応できるかどうかがポイントになります。
このトラブル対応には初動がとても大事です。
初動には正確な情報伝達・スピードが必要で、早ければ早いほどトラブルをスムーズに処理する事ができます。
グループウェアは個人のスケジュール管理・運行状況の把握・チャットでの情報のやりとりなど機能が充実しているため、日常作業はもちろんアクシデントがおこった時のトラブル対応にもスピーディーに対処でき、トラブルを小さなうちにおさめることができるのです。
管理側にメリットがある
管理側にもグループウェアは便利です。
進捗状況をグループウェアで見える化することで簡単にドライバーの状況を一元管理することができるからです。
またドライバーのスケジュールや運行状況の管理だけでなく、社内の必要情報の共有や、会議の議事録作成や掲示、さらには手続き書類のフォーマットを取得できる機能など、ドライバーが道路でも社内でも動きやすい環境を整えるためのフォロー体制を作ることができます。
結果、社員全体が働きやすくなり、業務の効率化を図ることができます。
運送業でのグループウェア便利な使い方
運送業ではルートや輸送する荷物によって全国に支店や営業所を複数配置している企業も多いのではないでしょうか。
しかし社員や拠点が多ければ多いほど情報の管理は非常に難しくなります。
ここではグループウェアが運送業においてどのように便利な使い方ができるのか具体的に紹介します。
日報管理
ドライバーは荷物ごとに個人が担当して作業をしています。
そのため作業報告は必須ですが、手書きやメール、電話などの作業報告は管理者側の状況も考えなければならず、非常に手間も時間もかかるため効率的ではありません。
かといってドライバーには日々細かく報告を行って貰らわないと、荷物の輸送状況がわからず管理者側は進捗状況を把握することができません。
しかしグループウェアなら簡単な操作で作業完了報告が可能です。
あわせて日報の作成もとても簡単にできるのです。
シフト管理
荷物や納品期日によってドライバーの稼働時間は不規則です。
グループウェアでシフト管理を行えばスケジュール管理はもちろん、どの車が輸送中なのかなど配車管理も行えるので、手作業で配車台帳とつきあわせなくもスムーズに管理ができます。
深夜など管理側の社員が少ない時間帯でも、ドライバー管理を少ない工数で行うことが可能です。
配送管理
効率よく荷物を届けるためには配送ルートや地域、担当者をあらかじめ決めて日々の配送に対応しているのではないでしょうか。
しかし。
いつ、誰が、何を配送し、どのようなルートで届けるかという情報は重要なのにとても膨大なため、管理・記録するには手間がかかります。
グループウェアなら手作業でこれらを管理・記録する必要はなく、またクラウド上ですぐに必要な情報を引き出すことができ、急な変更に対応することができます。
さらに荷物の配送状況や延着をすぐ知らせることも可能なので、正確な判断を即座に行うことが可能となります。
コミュニケーション機能
電話やウェブメールは時間がかかります。
しかしチャット機能を使えば、担当者を選んで情報を送信することができ、直感的な操作でやりとりすることができるため、忙しいドライバーでも手軽にコミュニケーションを取る事が可能です。
インフォメーション機能
配送業では天候や道路状況など含め、ドライバー向けの周知は毎日行われます。
今までは拠点ごとに朝礼やミーティングを行って上司から情報の伝達を行っていました。
ただし口頭や書類で回覧するような方法だったため、情報が網羅できなかったり漏れがあったりして人的ミスが起こりがちでした。
しかしグループウェアを使えば情報の掲載もできる上、ドライバー側の閲覧状況も確認できるので正確さが要求される緊急の通達や大人数への一斉告知に役立ちます。
文書管理・閲覧機能
ドライバーの仕事は荷物を運ぶだけではありません。
トラックやバスを運転するにあたり健康診断が頻繁に行われたり、交通費の処理、また本人の各種申請書類など、拠点に帰れば他の仕事も多くあります。
グループウェアならこれら申請書類が最新版でフォーマットのダウンロードが出来たり、クラウドでの申請が行えます。
また管理側も書類をデータで一元管理することができるので作業コストを減らすことができます。
グループウェアをうまく使って業務効率化しよう
グループウェアは運送業に役立つツールであることを解説してきました。
グループウェアを上手に導入できれば時間をかけていた作業が大幅になくなる上、正確でスピーディーな配送を実現することができ、結果、大きな業務効率化を図ることが可能となるのです。
もし運送業でグループウェアの導入を検討しているなら、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
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