グループウェアの導入で運送業の働き方が変わる!

グループウェアとは業務の効率化を目的として、社内の情報共有などを円滑にするシステムソフトウェアです。さまざまな業種に対応した機能が豊富なことから、多くの企業がグループウェアを導入しています。

そんなグループウェアの導入で高い効果を発揮したのが運送業界。運送業界が抱える課題や人手不足の解消に加えて、コスト削減にも繋がると多くの運送業者が導入しています。

本記事では、運送業の働き方さえ変えてしまうグループウェアについて以下の流れでご紹介しています。

・業務効率化が期待できるグループウェアとは

・運送業の課題

・グループウェアの導入で得られる5つの効果

運送業を営んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

業務効率化が期待できるグループウェアとは

グループウェアはネットワークを使用して情報共有やコミュニケーション、勤怠管理などを一括管理できるソフトウェアです。

一般的なグル―プウェアで利用できる機能は以下のとおりです。

・メール機能 

・お知らせ機能

・掲示板機能

・ファイル共有機能

・スケジュール管理機能

・会議室予約機能

・ビデオ会議機能

・勤怠管理機能

・外部サービス連携機能

・電子決済機能

これらの他にもグループウェア会社によって機能は異なります。グループウェア選びの際は、自社課題の解決が期待できるグループウェアを選択しましょう。

運送業の課題

事務作業のアナログ管理

業務のなかで発生した紛失物や配達物の管理を紙のチェック表やエクエル表などを使用し、人の手で管理するアナログ管理になってしまいます。さらに、事務作業には時間と労力、人手が必要であることに加えて、入力ミスや転記ミス、確認ミスが発生してしまうリスクも運送業の課題にひとつです。

紙媒体での管理体制

紙の管理表でチェックを行っている場合、チェック表を記入する人手や記入ミスがないかの2重チェックを行う手間、紛失などのリスクを常に考えながら管理しなければなりません。

さらに、紙のチェック表は紙コストや印刷コストがかかるだけではなく、資料を保管する場所の確保も必要になります。資料が多くなると保管のために倉庫等を借りる企業も珍しくありません。

運転手とのスムーズな情報共有

運送業では、荷物を運ぶ運転手と円滑な情報共有が必要となります。渋滞情報や配達情報などのやりとりがスムーズであれば、ワークフローどおりの円滑な事業体制が構築できます。

一方、電話や紙媒体での情報共有が基本となる運送業者は、情報伝達が遅れるうえに、運転手とのコミュニケーションが取りづらいことから良好な関係を築くのが難しいという課題を持ちます。

業務チェック漏れ

運送業の働き方のなかで、報告漏れや記入漏れがないかの2重確認業務はなるべく避けたい業務のひとつです。

とはいえ、単純ミスによりお客様に迷惑かけることを考えると避けては通れない業務として運送業の課題とされています。

オフィス業務の効率化

運送業のオフィス業務であるチェック表やシフト表の作成、経費精算業務、労務管理、シフト管理、2重チェック作業などの業務は、「時間」「労力」「コスト」がかかるうえに、人手が必要になります。

人手不足が深刻化するこの時代に人手が必要になる業務は削減していきたいもの。

これらの5つの課題を解決してくれるツールとしてグループウェアが導入されるようになりました。

グループウェアの導入で得られる5つの効果

情報共有の一元管理でデジタル化

一元管理とは、社内情報を集約化して一括管理すること。運送業のオフィス業務で必要となる「情報共有」「コミュニケーション」「勤怠管理」などをひとつのシステムソフトウェアで一括管理できるようにするのが「グループウェア」です。

紙コストや印刷コストを一切必要とせず、PC・スマホのみで円滑なやりとりを実現します。各機能は、自由にカスタマイズできることから自社に適合したグループウェアの利用が可能です。

ペーパーレス化でコスト削減

グループウェアの導入でペーパーレス化が実現します。紙を置くスペース・印刷機器・紙代などのコスト削減を目的として導入する事業者も少なくありません。

ペーパーレス化と同時に社内の電子化を進めたい事業者にはとてもおすすめです。

チャット機能でリアルタイム情報共有

グループウェアでは、メール機能に加えてチャット機能が利用できます。チャット機能はSNSのようにリアルタイムで手軽なやりとりができることから幅広い層に支持される便利機能のひとつです。

個別チャットからグループチャット・プロジェクト用などさまざまな用途で利用できます。

記入漏れ・転記漏れの人的ミスの解消

運送業では、お客様の個人情報を扱う機会も多く、情報漏洩や単純ミスなどの人的ミスはなるべく避けたいところ。さらに、管理表の確認作業となれば、探す時間と手間がかかります。

グループウェアは利用者にアクセス制限を設けることができるため、情報漏洩リスクを最小限に抑えることを可能とします。さらに、保管書類の劣化や破損の心配も少ないため、リスクコントロールがしやすいこともグループウェアが選ばれる理由のひとつです。

出生先での会議がスムーズに

ビデオ会議機能は、自由な場所でいつでもミーティングが開催できるため、運送業だけではなく、さまざまな業種で活躍する機能です。会議室の準備や会議資料も必要としないため、会議コストをかけることなく円滑なミーティングが可能です。

グループウェアを導入して削減できる5つの事務作業

請求書作成

グループウェアの利用で各取引先に提出する請求書・見積書・納品書などの書類作成が簡単になります。事務作業員がいない小人数の事業者にはとてもおすすめの機能です。

スケジュール管理

大人数の従業員を抱える会社にとって、スケジュール管理やシフト管理は大変手間のかかる作業です。グループウェアのスケジュール管理表は、シンプルかつ簡単な仕様で作られているため、ダブルブッキングを避けながら必要な人員のシフトを組むことができます。

経費入力作業

経費精算機能を利用することにより、経理の作業負担が期待できます。会計ソフトに手入力しなくても、カードや銀行等から仕訳が自動で入力されるため、日々の経理業務が軽減されます。

ただし、同じ経費でも意味合いが異なれば、仕訳も異なるため、最終チェックは人の手で行うことをおすすめします。

紙コスト

A4用紙は1枚当たり0.7円が相場といわれています。1日1万枚コピーすると7,000円、1年だと約255万となります。

紙のコストに加えて、印刷コストや保管コストも無くなれば、大幅なコストカットが期待できます。

事務作業の人経費

グループウェアは、さまざまな事務処理を簡素化し、検索・保存・共有まで一括管理してくれる便利なツールです。

さまざまな外部サービスとの連携を上手く行えれば、事務作業の人手が必要となくなり、事務作業員を雇う必要もなくなります。

無駄をなくした働き方の実現

運送業界のグループウェアの導入理由について理解は深められたでしょうか。

グループウェアの導入でこれまでの運送業務のワークフローが簡略化し、事務作業員の作業負担も大幅に削減できます。社内の情報共有やコミュニケーションツールとしての利用もできるため、さまざまな業種で導入されています。

チェック表管理やスケジュール管理など手作業に限界を感じている運送業者は、一度グループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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