グループウェアでタスク管理する理由とは?メリットや導入事例も紹介

2021/01/05

プロジェクトの進捗状況や納期などを管理することはスムーズな業務進行に欠かせませんが、従来の方法では限界を感じているという人も少なくありません。

タスク管理機能を搭載するグループウェアを利用すれば、より簡単なタスク管理が可能になります。

今回は仕事を円滑に進めるために必要なタスク管理機能のメリットや導入事例について詳しく説明していきます。タスクをもっと効率的に管理したい、と考えている人はぜひ参考にしてみてください。

タスク管理とは?

まずタスク管理について理解する前に、タスクという言葉の意味について説明します。そしてタスクについて理解したうえで、なぜグループウェアでタスク管理する必要があるのかについて述べていきます。

タスクとは何か

タスクとは細かく分割された作業や業務のことです。例えば上司から「求人サイトに情報を載せる」という業務を任されたとしましょう。

具体的な作業としては「求人サイトを探す」「募集内容を考える」「考えた内容に問題がないか上司に確認する」「求人サイトに登録し情報を入力する」「求人サイトへの情報入力が完了したことを上司に報告する」「間違いがあったらその都度対応する」などが考えられます。

日々何気なくこなしている仕事が、具体的で細かい作業によって構成されていることが分かりますよね。そして上記に挙げたような細分化された業務の内容、進捗、納期などを正確に把握・整理しておくことをタスク管理といいます。

グループウェアでタスク管理する理由

個人でタスク管理をするだけであれば、アナログな方法でも特に問題なく仕事を進められるかもしれません。

しかし規模の大きいプロジェクトでは関わる人数も多く、それぞれに割り振られたタスクを把握するだけでもかなりの時間と手間がかかってしまいます。グループウェアを導入すれば一元的なタスク管理が可能になるので、進捗確認にかかっていたコストの大幅な削減が期待できます。

また近年増加するリモートワークなどで担当者が不在で業務を進められない、というケースも。そういった場合でも外出先からオンラインで情報を共有できるので、業務への支障が少なくなります。

グループウェアでのタスク管理はプロジェクト遂行に関わるコストを削減して業務効率を上げるために必要とされています。

タスク管理機能を利用するメリット

ここからはタスク管理機能を利用するメリットについて解説します。タスク管理機能を利用することで得られるメリットは以下の3つです。

タスクを適切な形で管理できる

従来の方法では情報の共有や進捗状況の管理はそれぞれの担当者に任されていて、プロジェクト全体の進行度が分かりにくいという問題がありました。

知りたいことがあっても誰に尋ねればいいのか分からない、情報がどこにあるのか探すだけで時間が過ぎていく、というケースも。

タスク管理機能を導入すれば全てまとめておけるので、情報の検索や確認作業に時間を割く必要がなくなります。

一方で全体的な管理だけではなく部門ごと、カテゴリーごとに分けて管理することもできるので、よりきめ細かな対応も可能に。プロジェクトの内容に適した効率の良いタスク管理が実現します。

必要な情報を視覚的に表現できる

作業の進み具合を言葉や文章で理解するのはなかなか難しいですよね。タスク管理機能を使えば必要な情報が可視化されて進捗状況などを直感的に理解しやすくなります。

またタスクを一目で確認できるようになると予定より遅れている作業や必要のない業務などが明確になるので、無駄を省くことによる生産性向上も期待できます。

メンバー同士のコミュニケーションがより活発に

グループウェアのタスク管理機能にはメンバー同士のコミュニケーションを促進する機能も充実しています。

特にチャット機能が豊富で、1対1のチャットやグループチャットなどに対応。ビデオチャットも可能なので時間と場所を選ばず業務を進められます。

プロジェクトを円滑に進めるためには、チームメンバー全員で目的意識を共有することが必要不可欠です。コミュニケーションが活発化して仕事へのモチベーションが高まれば、結果的に業務を効率的に進めることができるでしょう。

タスク管理機能を搭載したグループウェアの導入事例

ここからはタスク管理機能を搭載したグループウェアの導入事例をご紹介します。タスク管理機能を活用することで業務内容がどう変化したのかが分かれば、実際に導入した際のイメージがつかみやすくなるはずです。

製造業・メーカー業の導入事例

・今まではプロジェクトごとに異なるルールが設定されていて確認に時間がかかっていました。しかしグループウェアを導入し共有フォルダでマニュアルを管理することで、確認作業にかかるコストの軽減を実感しています。また簡単に情報を共有できるので、ミーティングの予定などを調整しやすくなり業務の進行がスムーズになりました。
・元々スケジュールを2つのツールで管理していましたが業務に支障が出るようになったので、スケジュール管理を一本化するためにグループウェアを導入。予定をリアルタイムに把握できることで調整作業にかかる負担が軽減されました。また会社全体でグループウェアを使用することで社員の意見が本部まで届くように。現場の生の声を聞くことで業務を改善しやすくなりました。
・スケジュール、ToDo、伝言メモなどをアナログな方法で管理していたのですが煩雑になってしまったので、もっと分かりやすく管理するためにグループウェア導入を決めました。パソコンの画面を見れば知りたいことがすぐに分かるので大変助かっています。また紙やメモにかかっていたコストの削減にもつながり、グループウェアによるデジタル化の恩恵をしっかり受けられている、と感じます。

小売業・流通業の導入事例

・グループウェアのタスク管理機能を活用することで圧倒的なコミュニケーション不足が解消されました。リアルタイムな情報更新が可能なので、外出先でも状況が確認できる、メールチェックもすぐにできて便利と好評です。また情報の共有がしやすくなったことで互いの認識のズレが明確になる、思い違いやミスが少なくなるなど意思の疎通が強化されて業務を滞りなく進められるように。
・最新の情報をもっと広く、速やかに行き届かせるためにタスク管理機能を導入。今までは部署ごとで業務内容を管理していたので、情報が分断されて社員全体での共有が難しいという課題がありました。しかしタスク管理機能を使うことで他部署の進捗状況を把握でき、業務内容に問題がある場合でも全社員が共有することで改善案が出やすくなりました。
・スタッフが多く具体的な指示を出すだけでも一苦労だったのですが、必要な情報をまとめておけるタスク管理機能によって情報の場所を教えるだけですむようになりました。特にコールセンターのオペレーターは分からないことをチャットで聞けるようにしています。スムーズにお客様とやり取りができるので、一定の対応品質を保てています。

建設業・不動産業の導入事例

・スタッフの予定を正確に把握することが難しく、お客様からの問い合わせに対応できず不安にさせてしまう、という問題がありました。そこでグループウェアを導入したところ、簡単にスケジュールを把握できるようになり、メールやチャットを活用することでリアルタイムな情報伝達が可能に。また業務の進捗状況を共有することでお客様へ確実に対応できるようになりました。
・建設業という仕事柄不在にしている担当者が多く、必要な情報を素早く伝達することが難しいという状況でした。タスク管理機能の利用でスピーディーな情報共有が可能になり助かっています。スケジュールの共有もできるので日々の業務が効率よく進められるようになりました。また掲示板やアンケート調査を活用することで業務の問題点が洗い出され、部門間での意見交換が活発になったと感じています。
・元々スケジュールやタスクをエクセルで管理していたのですが、情報の更新はそれぞれの担当者任せになっていました。そのため更新が遅れている場合はその都度確認しなければならず、大変手間がかかっていました。グループウェアの導入でリアルタイムな情報共有が可能になり効率良く管理できているな、と感じています。また進捗状況などがビジュアル化されることで直感的に理解しやすくなったところも嬉しいポイントです。

グループウェアでタスク管理してみよう

グループウェアのタスク管理機能について説明してきました。導入することでタスク管理がどのように改善されるのかイメージしやすくなったのではないでしょうか。

タスク管理機能が豊富なグループウェアは数多く提供されているので、自社のプロジェクトに沿っているか、顕在化している課題を解決できるか、といった点を重視して選ぶようにしましょう。

適切なグループウェアを選定することで業務の効率性がより高まるはずです。

グループウェアのタスク管理のことなら、私たちにご相談ください。

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