ここでは、グループウェアを使ったタスク管理とチーム共有について説明します。グループウェアを使用して複数のタスク(To Do)をチームで共有することで、業務の効率化に繋がります。
目次
グループウェアを使用したタスク管理のやり方を紹介
ここでは、グループウェアを使用して、タスク管理を行う方法を紹介します。スケジュール管理では、会議(ウェビナー)や訪問の約束などの業務を他の人と共有することができます。
一方でタスク管理(To Do)は、自分の業務で行う作業の優先順位を付け管理することです。また、プロジェクトごとのタスクを管理することもできます。グループウェアは、これらの機能の他に「カレンダー機能」「文書管理機能」「掲示板」「ワークフロー」などの様々な機能が搭載されているものがあります。
個人やプロジェクト単位でタスク管理をすることによって、チームや社内の人達と情報を共有することができます。またグループウェアは、社内でバラバラになっていた文書をひとつにまとめることができるので、探していた情報を見つけやすくなります。これにより、社内のタスクやプロジェクトを効率的進める事が可能です。
タスク管理をチーム共有しよう
一部の開発や営業の業務では、属人化によって担当者の不在で作業が進まないことが頻繁に起こっていました。しかし、昨今のグループウェアの高機能化によって、人事や総務以外の部署でもタスク管理機能を使ってチーム共有できるようになりました。
そのため、グループウェアの掲示板やSNSやワークフローなどの機能と同じく、タスク管理も現在では積極的に利用されています。
従来のタスク管理は、ディスプレイに付箋紙を貼付けて、その日の作業を確認することもありました。しかし、アナログの付箋紙だとその社員が不在になったときに、作業の進捗や連絡先が分からず業務が進まない可能性もあります。
それを防ぐ為に、タスク管理ソフトウェア(To Do)を使用してチームで共有します。チームでタスクを共有することによって、担当者が不在であっても、作業の進捗状況や担当先の連絡先をすぐに把握する事ができます。
タスク管理を使用してチーム共有する方法を紹介
ここでは、タスク管理を使用したチーム共有方法を紹介します。タスク管理は、個人のTo Doからプロジェクト単位のタスクがありますが、これらをカレンダーやスケジュール帳と組み合わせて情報を共有します。
プロジェクトのタスク管理をしてチームで共有する
ここではソフトウェア開発を例に、タスク管理をチームで共有する方法を紹介します。ソフトウェア開発は、同時に様々な作業が同時に進んでいくので、リアルタイムで情報を確認できるタスク管理が便利です。
担当者ごとのラベルを作成
担当者ごとのタスクを作成するためにラベルを作成します。アナログでは、
付箋紙に誰が何の作業をやったかを書いて、自分のデスクやホワイトボー
ドに張ります。タスクの全体的な流れを確認したいときは、ホワイトボー
ドも便利ですが、社内・外出先でも確認できるタスク管理は現在では必
須です。
作業のステータス（状態）のラベルを作成
担当者ごとのタスクがどこまで進行しているのかをステータスで表します。
（例）
・作業中
・中断保留中
・レビュー申請中
・承認申請中
・完了
各タスクを作成
各タスクを作成します。担当者は各タスクに登録して、作業のステータス（状態）やメモをその都度書き込んでいきます。あらかじめ手書きのメモに作業内容を書き込んでから入力するなど、個人で工夫するのも良いと思います。
（例）
・サーバー設定
・ネットワーク設定
・セキュリティ設定
・WordPress設定
プロジェクトをチームで共有してタスクを管理する
プロジェクト単位でタスク管理をするには、先ほどの担当者ごとのタスクをカレンダーやスケジュール帳と連携して表示させます。これによって、スケジュール表の一覧に作業者ごとの作業の進捗状況が表示されます。
作業者は、自分に関連するタスクの進捗状況をワンクリックで確認することができ、タスクの進め具合を調整することができます。
タスク共有は、全社的に個人のタスクを共有することもできるし、チーム間でタスクを共有することもできます。必要な申請は、ワークフローを使用して素早い申請が可能です。
近頃は、情報共有とよく言われますが、戦略的にビッグデータを集めるような取り組みから、タスク管理のような社内のコミュニケーションを高める情報共有まで様々です。グループウェアは、以前のエクセルでの管理より格段に便利で、スマートフォンやタブレットなどの端末で情報を確認することもできます。
まとめ
グループウェアのタスク管理やチーム共有は、使いやすさが大切です。例えば、銀行のアプリを見ても銀行によってアプリの使いやすさは違います。優れたアプリは、必要最低限の情報で目的の処理ができるように工夫されています。また優れたアプリは、画面のシンプルさも特徴です。画面をシンプルにすることで、スマートフォンやパソコンに不慣れな人でも快適に操作することができます。
各種ウェブ申請フォームの例を見ても、あまりに多くの入力項目があるとユーザーが離れてしまいます。これも、必要最低限の入力項目を設置して、ユーザーに利用してもらうことが重要です。そして、セキュリティが高い事もユーザーに安心感を与えて、より利用してもらうことに繋がります。
エクセルでは、マクロ処理をプログラミングできる人が管理表を作成していました。しかし、現在ではプログラミングなしでもタスク管理できるソフトウェアが揃っています。それ以外にも、本格的なプログラミングであってもオブジェクト(マウスによるドラッグ＆ドロップ)を設置する事で、自動的にプログミラングすることが可能になってきました。
これらの目的は効率化のためで、人はより重要な仕事に取り組むことができるようになります。タスク管理やチーム共有も同様で、進捗の確認や作業効率を上げる事で社内の効率化に繋がります。それでも、ただソフトウェアやITインフラを導入すれば効率化に繋がるというわけではなく、使い方も重要です。
もう少し広い見方をすれば、社内で情報共有をすることによって、部署を超えたアイデアの共有が可能になります。アイデアの共有が必要な理由は、多くの企業が理系や文系などの括りを超える、ITを駆使した業務の変革を必要としているからです。
企業が、社内の過去のデータやベテラン社員のノウハウをデータ化するように、社員のアイデアを「見える化」することも重要になっています。そのため、企業もオフィスやテレワーク、社外の人材を活用して各方面から知見を集めています。
グループウェアを使って、タスク管理をチームで共有することは、これらの人材をひとつにまとめることにも繋がります。
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